Как построить управленческий учёт просто и бесплатно: опыт Kiwitaxi

Финансовый директор Kiwitaxi Виталий Михайлов подробно рассказал и показал на примерах, как организовать управленческий учёт в Google Sheets.

В прошлом я был руководителем отдела анализа и отчётности в самостоятельном региональном банке, заместителем финансового директора Tanki Online, финансовым директоров ClickAvia.

За свою карьеру я испробовал принципиально разные инструменты для ведения управленческого учёта: cамописные платформы на базе АБС (автоматизированной банковской системы), использующей MSSQL, 1С, Excel+VBA, MS Dynamics CRM, MS Dynamics NAV. В итоге в Kiwitaxi я остановился на обычном Google Sheets.

• Бесплатность.
• Предельно понятный интерфейс.
• Многопользовательность и облачность.
• Возможность создавать сложные формулы, настраивать фильтры.
• Особенность для продвинутых — Google Apps Script (аналог VBA в Excel).

Я не утверждаю, что это идеальное решение. Но я убеждён, что если вы пока не способны поставить учёт на таком уровне, то до ERP-систем ещё расти и расти.

На успешное использование ERP влияет много факторов: качество поставляемых данных, организационные и технические проблемы, завышенные ожидания руководства, так как стоимость внедрения систем высока.

Файл-образец.

Основой учёта является журнал проводок, в котором отражаются все происходящие транзакции. Логичнее всего начать с самого простого — учёта движения денежных средств.

Для этого создаём вкладку «БанкСчет», которая и будет являться журналом проводок для движений по банковскому счёту. Минимальный набор полей:

• дата;
• сумма операции;
• остаток;
• статья.

Столбцы «Дата» и «Сумма операции» должен заполнять операционист, «Остаток» рассчитывается по формуле, значение для столбца «Статья» выбирается из «Справочника». Для него заводится отдельная вкладка.

В «Справочник» заводятся все статьи расходов или движения денежных средств (ДДС). Они нам потребуются для формирования отчётности. Задать выпадающий список выбора статей можно через стандартную процедуру «Данные — Проверка данных»:

Теперь сформируем журнал проводок для счёта обязательств. Например, у вас есть главная статья затрат на аренду хостинга и CDN, плата за которую начисляется ежедневно и варьируется в зависимости от потребленной мощности и трафика. При этом оплачивать услугу необходимо раз в месяц.

Назовем счёт (вкладку) «Хостинг».

Имея счёта активов («БанкСчёт») и обязательств («Хостинг») мы уже можем сформировать простейший «Баланс» и посчитать капитал нашего предприятия:

Фишка этого баланса в том, что он считается полностью автоматически. Вам нужно лишь вставлять дату и протягивать строчки. В зависимости от даты формула будет сама находить остатки на заданных счетах. Все формулы можно посмотреть в рабочем файле.

Теперь сформируем ОФР.

Для контроля рассчитанных значений прибыли необходимо добавить сверку.

Прибыль за период в ОФР равно прирост прибыли в балансе за этот же период.

Сформируем ОДДС.

Принципиальное отличие ОФР от ОДДС в том, что в ОФР учитываются расходы по методу «начисления», а в ОДДС движение денег происходит по «кассовому» методу. В этом примере я наглядно показал, что по методу «начисления» расходы составили 2000 рублей, а по «кассовому» (оплате) — 1000 рублей.

При этом важно понимать, что никто не мешает вести управленческий учёт только по «кассовому» методу. Тогда потребность в ОДДС отпадёт (ввиду совпадения с ОФР), но при этом возникнут неточности управленческого учёта, связанные с дебиторкой и кредиторкой, потому что «кассовый метод» не отражает их в учёте, а в реальности они существуют.

Углубимся в этот нюанс.

Дебиторка (Д) — это актив, связанный с вашими требованиями к кому-то (его обязательствами перед вами). Если он увеличивается без движения денег (вам должны всё больше, но не потому, что вы даёте в долг), то ваша прибыль растёт. Если уменьшается без движения денег — прибыль падает.

Кредиторка (К) — это, наоборот, ваши обязательства перед кем-то (его дебиторка).

При погашении дебиторки или кредиторки изменение прибыли не происходит, так как один актив замещается другим (дебиторка деньгами), либо одновременно уходят актив (деньги) и обязательство.

В моей модели Д и К можно учитывать двумя путями.

• Завести отдельный счёт учёта («Хостинг»). Но тогда нужен поставщик данных для журнала проводок, например, выписка по балансу в вашей хостинг-админке.
• Учитывать только остаток Д или К напрямую в балансе в случаях, когда у вас нет выписки по балансу, но есть накопленная сумма Д и К на заданную дату.

Во втором случае нужно ввести в баланс два балансовых счёта (без создания счетов учёта в отдельных вкладках).

• Процессинг (Д). Задолженность банка при оплате картой.
• Зарплата (К). Начисленная зарплата.

Если не вводить корректировку на Д и К, то в ОФР расходятся контрольные цифры, так как они учитывают только движения по счетам во вкладках.

Для учёта необходимо добавить всего два значения (изменение Д и изменение К за заданный период), которые рассчитываются автоматически из заданных в отчёте дат.

• Разделяйте счета по исполнителям и назначайте индивидуальные права на вкладки.
• Делайте бэкапы регулярно.
• Группируйте суммы в журнале проводок для одной даты и статьи либо автоматизируйте импорт данных.
• Разберитесь с формулами, чтобы редактировать их под свои нужды.
• Всегда проверяйте контрольные точки (ОФР и ОДДС с балансом) для валидации данных.
• В случае мультивалютного учёта лучше разводить отчётность по разным валютам и сводить к эквиваленту итоговые показатели, чем делать универсальный отчёт в эквиваленте — замучаетесь выводить валютные риски или колебания.

Сейчас я продолжаю использовать Google Sheets в рабочих процессах Kiwitaxi, правда, уже на десятки различных счетов, несколько компаний и в мультивалютном режиме. Ни одна из систем, которые я встречал, не могла предложить мне такой исключительной гибкости.

#кейс #финансы