RPA, роботизированная автоматизация процессов приобрела большую популярность в современном мире. Автоматизация расчетов с поставщиками (AP) — это эффективное решение для осуществления платежей поставщикам в различных формах, таких как чеки, банковские переводы и другие виртуальные платежи. Автоматизация предполагает нечто большее, чем просто осуществление платежей: также она проверяет данные счета до того, как будут потрачены деньги. RPA ускоряет процесс оплаты, одновременно снижая вероятность ошибок. Основной целью автоматизации таких задач, которые люди традиционно выполняли вручную, является оптимизация и производительность платежных процедур, что позволяет AP оплачивать поставщикам точно в срок. Это освобождает время персонала для того, чтобы сосредоточиться на задачах, которые требуют креативного подхода и нестандартных решений. Кроме того, с помощью RPA можно получать финансовые отчеты, составлять прогнозы и проводить углубленный анализ. Многие сотрудники бухгалтерии часто считают, что автоматизация AP невозможна или не стоит инвестиций. Тем не менее, исследования показали, что 93% всех платежных процедур могут выиграть от использования RPA. При этом RPA позволяет вам видеть полную финансовую картину и вносит предложения по улучшению вашей платежеспособности, чтобы компания оставалась стабильной и эффективной в долгосрочной перспективе.
Проблемы, связанные с процессом расчётов
Когда компании планируют расширение, управление кредиторской задолженностью часто не является приоритетом. Компании должны понимать, что кредиторская задолженность является жизненно важной функцией, обеспечивающей соблюдение внутренних процедур. Для растущих компаний существует много проблем, с которыми сталкивается отдел бухгалтерии в следствии недостаточной автоматизации.
Отдел бухгалтерии часто сталкивается с высоким уровнем ошибок, выполняя задачи вручную, включая неудачные транзакции или запоздалые и задержанные платежи, для исправления которых может потребоваться много времени. С точки зрения организации, неиспользование RPA означает отсутствие прозрачной картины. Бухгалтеров, работающих с кредиторской задолженностью, часто обвиняют в просрочке платежей и начислении процентов за просрочку. Они, как правило, реагируют на счета-фактуры, но не сосредоточиваются на комплексных решениях и эффективном управлении денежными средствами.
Кроме того, ручной процесс содержит слишком много шагов, таких как фактурирование, проверка документов, утверждение и оплата, что часто приводит к задержкам, ошибкам и неточностям в отчетности. Следовательно, сотрудники бухгалтерии должны использовать правильную технологию для повышения производительности и управления временем. Такой технологией RPA, которая предлагает надежные, адаптированные решения, соответствующие потребностям каждой компании.
Преимущества использования RPA в управлении кредиторской задолженностью
Основной целью трансформации потока операций в расчетах с поставщиками является снижение затрат на обработку счетов-фактур, совершенствование и стандартизация процедур бухгалтерии. RPA обладает огромным потенциалом для преобразования всего процесса обработки счетов и счетов-фактур, поскольку операции управления кредиторской задолженностью имеют множество ручных и повторяющихся задач.RPA играет жизненно важную роль для компаний в автоматизации расчетов с поставщиками и устранении повторяющихся и длительных задач с низкой значимостью, таких как ввод данных. Кроме того, автоматизация бухгалтерии может сделать процесс простым и полезным отдела бухгалтерии. Некоторые из преимуществ RPA для управления кредиторской задолженностью включают в себя:
Высокая степень фиксации входных данных и сопоставление данных счетов-фактур поставщиков. Вручную сбор и сопоставление данных поставщика выполняется долго со стрессом и задержками. RPA помогает эффективно изменить весь процесс. Например, RPA может реплицировать процесс ввода данных и точно сопоставлять его с заказами на поставку без задержек при получении цифрового счета-фактуры.
Эффективное соответствие нормативным требованиям. Значительное бремя для персонала, работающего с поставщиками, заключается в создании заказов на поставку, которые часто задерживают весь поток операций, и чеки об оказанных услугах остаются неподтвержденными. RPA позволяет компаниям отправлять автоматическое оповещение создателю заказа на поставку, когда что-то отсутствует или забыто, чтобы обеспечить минимизацию задержек.
Сопоставление счетов. Закрытие и выверка бухгалтерской книги — это утомительный и трудоемкий процесс из-за участия большого числа сотрудников. Здесь RPA использует ботов для автоматизации передачи данных, управления незначительными процессами принятия решений и обеспечения бесперебойной работы. Кроме того, это ускоряет процесс и уменьшает количество ошибок.
Легкое масштабирование RPA-автоматизация обеспечивает масштабируемость всего процесса работы с поставщиками и готова к постоянному росту рабочей нагрузки по кредиторской задолженности. Например, программные боты могут проводить повторную оценку и распределять загруженные очереди, настроенные в соответствии с потребностями каждого отдела.
Улучшение отношений с поставщиками. Предлагая быстрое утверждение счетов, RPA становится жизненно важным для поддержания хороших отношений с поставщиками. Вручную тот же процесс может задержать платежи без участия поставщика, или бухгалтерии отдел может снова оплатить один и тот же счёт. А RPA обеспечивает более короткий цикл всего процесса и полную прозрачность. Ваша ценность как партнера будет существенно повышена.
Снижение расходов. Компании могут значительно сэкономить на расходах, выбрав RPA-автоматизацию, которая готова взять на себя ввод данных счетов и другие аналогичные задачи, ранее переданные в аутсорсинг или выполняемые вручную. Кроме того, снижая вероятность ошибок в документах, RPA предоставляет компаниям конкурентное преимущество в получении большего количества скидок от поставщиков за счет последовательных ранних платежей. С RPA также возможно полностью устранить штрафы за просрочку. Кроме работы с поставщиками RPA может приносить другую ощутимую пользу для бухгалтерии и компании в целом, как например:
Прозрачный бухгалтерский и налоговый учёт RPA может уменьшить потребность в ручном копировании и транскрибировании данных путем автоматизации ввода налогов в необходимые финансовые инструменты. Таким образом, отдел бухгалтерии может делать более точные отчёты и закрывать год без дальнейших исправлений или ошибок, делая весь процесс более эффективным и точным.
Повышение степени удовлетворенности клиентов. RPA можно использовать 365 дней в году без перерывов в работе. Автоматизированный процесс, работающий 24/7, позволяет компаниям повысить уровень удовлетворенности клиентов, что является еще одним конкурентным преимуществом на текущем рынке.
Возможности RPA по автоматизации рабочих процессов в управлении кредиторской задолженностью
1. Электронные счета (отказ от ручного ввода)
Отправной точкой процесса работы с поставщиками для любой компании является получение счета поставщика на оплату. Это наиболее важный шаг, потому что в случае ошибки он может нарушить весь процесс. Обработка счетов представляет собой сложную процедуру без стандартизированного метода ввода. Счет-фактура может быть записан в различных форматах, таких как JPEG, PDF, электронные письма, факсы и даже бумага, что отнимает у сотрудников много времени на сортировку и сканирование. Вот где система OCR на платформе RPA может распознавать и извлекать данные из любого изображения или даже бумажных документов, а также создавать редактируемые версии, что приводит к высокой эффективности и большей точности, чем любой другой доступный вариант. Система счетов OCR может также отмечать и классифицировать критические данные и расходы, делая электронные счета наилучшим вариантом.
2. Прозрачный процесс утверждения
Процесс утверждения документов от поставщиков является важным моментом, при этом ошибки по мере смены ответственного переходят из рук в руки. Утверждение имеет важное значение для проверки расходов и управления бюджетом. Перед выполнением платежа, счет поставщика должен быть направлен соответствующему сотруднику для утверждения платежа. Использование автоматизированного подхода позволяет обеспечить беспрепятственную маршрутизацию счетов ответственным лицам для утверждения без возможности возникновения ошибок. Например, при поступлении счета для нового складского запаса он будет направлен сотруднику, инициировавшему заказ на закупку. После этого она отправляется начальнику отдела и финансовому администратору на утверждение платежа. Используя RPA, каждое заинтересованное лицо будет иметь точные данные и быстро завершит процесс утверждения без потери данных или времени.
3. Автоматизация сопоставления и проверки
После оплаты счета он часто не соответствует тому, что вы заказали, что может расстраивать и сбивать с толку. Таким образом, сопоставление и проверка в процессах работы с поставщиками имеют решающее значение для обеспечения правильности каждого счета и оплаты вашим бухгалтером того, что согласовано, и точной суммы. Использование RPA для процессов сопоставления и проверки может помочь быстро выявить несоответствия в отношении списка продукции, суммы, которую вы должны, и цены для каждого товара в отдельности.Сопоставление счетов снова будет использоваться технологию OCR для поиска счета и номера заказа на поставку. Даже если процесс требует информации из многих подтверждающих документов, боты RPA могут собрать все эти данные из транзакции покупки, чтобы предоставить все правильные сведения.
4. Комбинированное сочетание использования смарт-карт и инструментов автоматизации
Отделы по работе с поставщиками часто предпочитают не использовать оплату по карте, поскольку она не позволяет автоматически классифицировать информацию. Здесь на помощь приходят смарт-карты. Смарт-карта - это инструмент, который помогает пользователям подключаться либо через физический контакт, либо через удаленную радиочастоту для совершения транзакции. Это также позволяет пользователям сохранять определенные данные, уникальные для данного лица, когда они совершают платеж без необходимости физических денежных средств. Прежде всего, это позволяет автоматически классифицировать данные без ошибок. По существу, она может точно записывать все переменные данные, уменьшая нагрузку на бухгалтерский отдел. Это как удобный USB с максимальной безопасностью. Кроме того, смарт-карты могут надежно идентифицировать конкретного пользователя и отличить от третьих лиц, которые хотят получить доступ к карте. Например, ввод персонального пин-кода завершает процесс аутентификации. Смарт-карты, работающие в партнерстве с автоматизированными системами управления расходами, могут удерживать все платежи до установленного срока, обеспечивая более длительный срок хранения наличных средств у компаний. Таким образом, предоставление отделу работы с поставщиками способа автоматической классификации данных, повышения гибкости и обеспечения бесперебойного движения денежных средств без ошибок.
Заключение
Как видно из вышесказанного, RPA является мощным инструментом для автоматизации работы с кредиторской задолженностью. Чтобы получить ещё информацию, заходите на страницу робота-бухгалтера