Больше не значит лучше, или Как не сливать деньги на технологии

Как парадокс продуктивности IT проявляет себя сегодня и какие риски стоит учесть при внедрении технологий в малый и средний бизнес.

У людей всегда были завышенные ожидания по поводу технологий. Начиная с 70-х годов прошлого века, когда компании только начали использовать компьютеры в работе, эксперты были уверены, что покупая больше вычислительных систем они инвестируют в производительность компании.

Только в 1987 году инженер Пол Страссман, известный своими исследованиями в экономике информатизации, заявил, что эти две величины не зависят друг от друга. Явление назвали «парадоксом продуктивности». Страссман описал его в свой книге «Business Value of Computers», которую компьютерная пресса восприняла, как «плевок в храме». Еще бы: он разнес в пух и прах все теории о том, что компаниям нужно вливать в информационные технологии больше денег.

В целом его утверждения актуальны до сих пор. Фактически технологии способны не только увеличить продуктивность компании, но и откатить назад, особенно на этапе установки и обучения персонала. Величина инвестиций тут ни при чем, поскольку совершенствовать нужно не только сами технологии, но и подходы к их использованию.

• Вспомните примеры, когда компания тратит существенный бюджет на внедрение CRM-систем в отдел продаж, но при этом сотрудники продолжают вести базу клиентов в таблице Excel по привычке. При этом искренне считают, что CRM только отнимает их время.
• Или внедрение систем автоматизации и учета в компаниях. По данным исследования, только 66% компаний добиваются хотя бы 50% целей. При этом внедрение ERP-проектов в итоге требует больше времени и средств, чем ожидалось изначально.
• Наиболее эпичным примером служат истории компаний, которые купили дорогостоящее оборудование и лицензии на программное обеспечение, а через полгода убедились, что технология не приживается в компании.

В каждом из этих случаев меры, направленные на развитие бизнеса, становятся препятствием и больше похожи на коррупционные схемы, чем на шаги по модернизации. Какую бы технологию вы не выбрали для своего бизнеса, помните о трех распространенных рисках, которые могут поджидать вас в будущем.

Проверьте, готовы ли ваши сотрудники изменить привычки и начать пользоваться новыми технологиями. Например, в конце 2016 года исследовательская компания IFORS провела опрос 190 руководителей российский компаний из различных отраслей, чтобы узнать, с какими основными трудностями они сталкиваются, внедряя CRM. 58% руководителей выбрали в анкете пункт «Нежелание и саботаж сотрудников».

Перемены требуют от людей дополнительных усилий и если они не чувствуют свои выгоды, то начнут затягивать сроки, находить отговорки, излишне критиковать, излучать недовольство. Такова психология.

• Четко объясните сотрудникам, зачем вы хотите использовать ту или иную технологию, как она облегчит их рабочие процессы.
• Дайте сотрудникам время привыкнуть и разобраться.
• Покажите, что вы незримо присутствуете в системе и оцениваете результаты их работы. Следите за тем, как сотрудники пользуются системой — хвалите тех, кто все делает так, как вы сказали, и делайте замечания тем, кто не выполняет ваших требований.
• Вовлекайте сотрудников в обсуждение сложившихся показателей и вместе ищите пути улучшения. Покажите, что на основе аналитики данных системы вы принимаете важные решения.
• Придумайте финансовую мотивацию за успешное освоение технологии. Пусть это будет малая разовая премия, которая несущественна для бюджета компании, но поможет сотрудникам легче согласиться на ваши условия.

Хуже нет, когда внедрение бизнес-инструментов происходит ради галочки, а не из-за реальных нужд компании. Поэтому прежде чем выбирать продукт, ответьте честно на три простых вопроса:

• Какие конкретные задачи должна решить технология в ближайшее время?

• Какие — в долгосрочной перспективе?

• Нам это точно надо?

Прежде всего, ответы помогут понять, какого уровня сложности продукт вам нужен. Это избавит от покупки навороченных программ или мощного оборудования «на вырост». Ориентируйтесь в первую очередь на текущие проблемы. Если сейчас вашему бизнесу достаточно простого сервера или проще арендовать облачные ресурсы, то не отягощайте бюджет дорогими решениями.

Бытует мнение, что в долгосрочной перспективе инвестиции на покупку собственного оборудования обходятся дешевле, чем аренда виртуальных серверов даже для малого и среднего бизнеса.

Это правда — в случае, если компания стабильна, в течение нескольких лет потребляет одинаковые вычислительные мощности, при этом имеет достаточно финансов, чтобы одновременно закупить все необходимое оборудование.

Если же брать в расчет реальные условия развития бизнеса, для которого ощутимы колебания рынка и у которого нет крупных финансовых резервов, то аренда облачного сервера выглядит наиболее рациональным решением.

Если сравнить расходы компаний на виртуальный и физический серверы, то в зависимости от конфигурации, отказ от собственного «железа», может сократить расходы примерно в три раза. Это возможно, благодаря распределению затрат на покупку оборудования, обслуживающую инфраструктуру дата-центра и на зарплаты сисадминов на тысячи клиентов провайдера.