Чек-лист для внедрения управленческого учета в компанию

Представьте, что вы едете на велосипеде ночью без фонарика по полю. Вроде бы куда-то едете, и можно даже ехать достаточно быстро, но невозможно предсказать, где ваш велосипед въедет в канаву или проколет шину, где вы споткнетесь о камень и упадете, неизвестно куда приедете, получится ли выехать на трассу или окажетесь в тупике, у обрыва.

Фонарик в данном случае – это управленческий учет, который жизненно необходим вам, даже если у вас такое маленькое, только-только недавно открывшееся, но свое дело или если вы являетесь наемным управленцем! А уж если вы уже давно в бизнесе, то без панели приборов вам просто не обойтись! Поэтому сегодня поговорим о том, как же создать такую панель приборов, то есть как внедрить управленческий учет в компанию.

ЧЕК-ЛИСТ для внедрения УПРАВЛЕНЧЕСКОГО УЧЕТА:

1. Решение собственника о том, что ему необходим управленческий учет и готовность принимать участие в его внедрении;

2. Настройка единой системы учета;

3. Разработка классификаторов затрат и доходов;

4. Разработка шаблонов управленческих отчетов;

5. Разработка учетной политики для целей управленческого учета;

6. Контроль за тем, чтобы вносились все, без исключения, первичные данные в единую систему учета, основываясь на правила учетной политики.

Рассмотрим каждый пункт подробнее.

1. РЕШЕНИЕ СОБСТВЕННИКА

Зачастую бывает так, что собственник держит информацию в голове и такая информация не попадет в учет, так как никто, кроме собственника ей не владеет. На это может быть масса причин:

- Не успевает передать данные;

- Не считает важным;

- Не запоминает;

- Держит в голове и считает свои показатели сам, устно, «в голове»;

- Не доверяет;

- Не хочет передавать информацию никому.

Поэтому, если все таки, Вы решили, что хотите видеть все показатели бизнеса, хотите иметь панель приборов перед глазами, то первое, что вы должны сделать – начать делиться информацией с тем, кто будет вносить ее в систему учета либо самому вносить эти первичные данные в систему учета.

Вариант «вносить данные в систему учета самому» имеет массу недостатков и его применение не рекомендуется, но в ряде случаев этот вариант лучше, чем ничего.

Это решение должно быть не только озвучено и создана группа по внедрению управленческого учета, но и в первую очередь, собственник должен быть морально готов к этому.

2. ЕДИНАЯ СИСТЕМА УЧЕТА

• Если учета совсем нет, а движений немного, рекомендуем начинать с Microsoft Excel. При автоматизации системы учета, из Excel данные будет легче всего перенести в любую систему.
• Если же у вас уже ведется учет в 1С, нужно проверить полностью ли он ведется в этом программном продукте? Зачастую встречаются такие ситуации: «часть данных в 1С», «часть данных в Excel», «часть данных на листочке», «часть данных в голове у собственника» - и это значит, что управленческого учета нет! Так как нет единой системы учета, значит все разрозненно, невозможно собрать данные в 3 главных отчета за короткое время, значит управленец получает информацию несвоевременно, когда она становится неактуальной, значит на основании такой информации можно принять неверные решения, то есть Такие управленческие отчеты только навредят компании.

Мы не будем давать вам рекомендации по конкретному программному продукту – это выбор каждого, но есть несколько критериев, которым обязана соответствовать система учета:

- Система должна быть понятной;

- Она должна быть удобной;

- Система должна быть полной ИЛИ иметь возможности доработки, то есть система должна содержать все необходимые вам отчеты в том виде, в котором вам удобно будет их смотреть;

- Система должна быть надежной, то есть система должна отслеживать все виды случайных ошибок, нарушающих ведение учета, а также в ней должны быть предусмотрены средства защиты от случайной или намеренной порчи информации.

3. КЛАССИФИКАТОР ЗАТРАТ

Для того чтобы была возможность анализировать ваши расходы, вы в первую очередь должны создать единый классификатор затрат. Очень часто бухгалтерия или сами руководители раздувают этот классификатор и тогда мы видим длинный список, в котором сложно найти что-то. Также создаются дублирующие статьи. Например, мы можем увидеть «расходы на хоз.товары» и «хозяйственные расходы», или «расходы на обучение» и «повышение квалификации». Это дублирующие друг друга расходы.

Кроме того, существуют мелкие затраты, которые не всегда будут интересовать управленца, поэтому рекомендуется их объединять в группы. Таким образом, управленец сможет взглянуть на общую картину, а при необходимости, углубиться в мельчайшие детали.

Очень важно, чтобы созданием классификатора занимался сам управленец, так как это - стратегическая задача. Ведь на основании этого списка вы сможете в будущем анализировать расходы прошлых периодов. А если вы будете добавлять каждый месяц новую статью расходов, то, во-первых, для анализа потребуется очень много времени, так как невозможно будет сопоставить расходы разных периодов и придется составлять единую таблицу, которая учтет все новые статьи, во-вторых сложно будет избежать раздутия классификатора. Поэтому очень важно сразу учесть все расходы, которых может быть сейчас и нет, но они могут появиться в будущем.

Хотите получить пример классификатора затрат? Напишите мне на почту: [email protected] и я вышлю вам файл в формате Excel.

4. КЛАССИФИКАТОР ДОХОДОВ

Если компания получает доход от нескольких разных направлений, то доходы необходимо разделить. Например, доход от продажи товаров категории А, доход от продажи товаров категории Б, доход от оказания услуг. Это необходимо для того, чтобы была возможность проанализировать рентабельность каждой отдельной деятельности и понять какое направление самое выгодное, а от какого, возможно, стоит отказаться.

5. УЧЕТНАЯ ПОЛИТИКА

Учетная политика – документ, который содержит информацию о том по каким правилам и принципам ведется учет, начиная от сбора первичной информации, заканчивая отправкой отчетов пользователям. Этот документ должен быть разработан под вашу компанию, и работа должна строиться по правилам этого документа

6. КОНТРОЛЬ ВНЕСЕНИЯ ДАННЫХ И СОБЛЮДЕНИЯ ПРАВИЛ

Контроль за тем, чтобы вносились все, без исключения, первичные данные в единую систему учета, основываясь на правила учетной политики.

Все вышеперечисленные пункты можно выполнить, но без контроля, без проверки внесения ВСЕХ данных в систему учета по принятым вами стандартам, управленческий учет не появится или не будет актуальным и достоверным.

Поэтому первый и шестой пункты - самые важные, в них активное участие принимает сам собственник. Если другие пункты можно делегировать профессионалам в области финансов, то первый и шестой пункты вы не можете делегировать. Но не переживайте, они потребуют вашего внимания только при внедрении управленческого учета, а в дальнейшем будущем, вы будете получать своевременные, актуальные отчеты, принимать на основании их управленческие решения и развивать ваш бизнес!

Успехов вам при внедрении управленческого учета в вашу компанию!