Бонус к статье - шаблон платежного календаря для удобного планирования
Наталья Джораева, основатель Финэксперт
Кассовый разрыв – явление, с которым сталкивался, наверное, каждый предприниматель. Говоря простым языком, это временный недостаток денег на счетах компании, чтобы заплатить поставщикам, подрядчикам или сотрудникам. Если кассовые разрывы случаются регулярно, это сигнал о том, что в финансовой системе компании произошел сбой, и надо обязательно найти и устранить его причину. Иначе проблемы будут только накапливаться, и ни к чему хорошему это не приведет.
Кто виноват?
Исходя из моего опыта работы с предпринимателями, я выделяю 3 главных причины возникновения кассовых разрывов.
Причина №1. Отсутствие дисциплины.
Очень часто на старте бизнеса предприниматель держит в голове все цифры. Бизнес растет, цифр становится больше, но они так и остаются в голове руководителя или в блокноте, куда вносятся от случая к случаю. Однако, если вы работаете с клиентами и поставщиками на условиях рассрочек и предоплат, то отсутствие планирования - прямой путь к кассовым разрывам. Иногда ситуация усугубляется еще тем, что в компании нет четкого регламента работы со счетами: сотрудники приносят и просят оплатить их в последний момент, причем каждый платеж супер-важный и требует одобрения от собственника или гендиректора. В результате денег постоянно не хватает, собственник отвлекается от стратегических задач на рутинные согласования или улаживание очередной проблемы с оплатами.
Причина №2. Скрытая убыточность бизнеса
Классика жанра и самая популярная ловушка, в которую попадают начинающие (и не только) предприниматели - оценивать бизнес-успехи своей компании по отчету о движении денег. Это тот самый случай, когда остаток на расчетном счете на конец месяца считают прибылью, которую можно смело тратить. Потом приходит время платить по накопившимся счетам - а денег нет.
Пример:
Интернет-магазин получил заказ на партию футболок и 100%-ю предоплату — 10 тысяч рублей. Магазин продает товар со 100%-й наценкой — и размещает заказ на общую сумму 5 тысяч рублей у поставщика, с которым у него еще и договоренность о 50%-й рассрочке. И платит ему 2,5 тысячи рублей аванса. На расчетном счете у магазина остается 10 - 2,5 = 7,5 тысяч рублей, которые он тратит, например, на покупку новой вывески. Но новых заказов пока нет, а поставщик внезапно отказался от работы и вернул предоплату. И вот у магазина на счете 2,5 тысячи рублей, а клиент требует вернуть свои 10 тысяч. Классический кассовый разрыв на сумму 7,5 тысяч рублей. На маленьких цифрах звучит не страшно, но в реальной жизни такая ситуация может погубить бизнес.
Разберемся, что же такое прибыль. Прибыль нашего интернет-магазина по этой сделке составила бы 5 тысяч рублей, т. е. цена продажи (10 тысяч) минус цена закупки (5 тысяч). Однако законной прибылью эти деньги станут только после того, как клиент примет товар. До тех пор 10 тысяч предоплаты - это долг магазина перед клиентом (“кредиторка”). А 2,5 тысячи, уплаченные поставщику, это долг поставщика перед магазином до момента отгрузки футболок (“дебиторка”). Как только отгрузил - доплачиваем ему 2,5 тысячи, отвозим заказ клиенту и можем смело тратить остаток.
В этом и есть принципиальная разница между текущим остатком денег на вашем счете в 7,5 тысяч рублей и вашей ПРИБЫЛЬЮ в 5 тысяч рублей, которую вы можете тратить на свое усмотрение после того, как исполните обязательства перед поставщиком и клиентом.
Причина №3. Быстрый рост или сезонность
А бывает так, что с прибылью все в порядке, но компания растет так быстро, и при этом схема расчетов с клиентами выстроена таким образом, что перестает хватать денег в обороте. Обычно это происходит с бизнесами, которые получают оплату за свои товары или услуги с отсрочкой, а финансировать заказы, оплачивать рекламу, аренду и сотрудников нужно сейчас.
Что делать?
Если для вас прямо сейчас актуальна проблема кассовых разрывов, перечислю рекомендуемые шаги в порядке убывания срочности (но не важности!):
1. Начать планировать
Необходимый минимум - это, так называемый, платежный календарь. Платежный календарь - это таблица, в которую ответственный сотрудник заносит информацию обо всех предстоящих денежных поступлениях и выплатах на месяц или два вперед. Сроки нужно ставить реалистичные - если, например, вы знаете, что клиент А постоянно платит с недельным запозданием, то и ожидаемую дату оплаты нужно скорректировать соответствующим образом. После этого вносим в таблицу текущий остаток денег на счетах - и платежный календарь готов.
В нашем примере сразу видно, что через неделю ожидается кассовый разрыв на сумму 58 тыс. руб. И за это время можно успеть что-то предпринять: договориться с кем-то из клиентов о предоплате или, наоборот, с поставщиком - об отсрочке платежа.
Еще один большой плюс регулярного ведения платежного календаря - это контроль дебиторской (когда должны нам) и кредиторской (когда должны мы) задолженности. Мне встречались компании, которые настолько погружались в работу и текучку, что забывали вовремя выставить счет клиенту или проконтролировать его оплату, а потом срочно искали деньги на зарплату сотрудникам.
Третий плюс платежного календаря - он покажет вам сумму, которую, по-хорошему, нужно всегда иметь в резерве (например, на краткосрочном банковском депозите), на случай непредвиденной ситуации. Обычно это сумма фиксированных расходов (как минимум, аренда + зарплата + обеспечение офиса) на 1-2 месяца.
В конце статьи я дам ссылку на шаблон удобного платежного календаря, который вы сможете скачать и использовать в своей работе.
2. Составить и проанализировать управленческую отчетность компании. Убедиться в том, что прибыль есть. Определить источники финансирования “оборотки”.
Платежный календарь - это must-have инструмент для краткосрочного планирования, однако для системного управления финансами компании лишь его одного не достаточно.
Предпринимателю необходимо регулярно контролировать прибыльность своего бизнеса, чтобы не получилось как в анекдоте про продажу рублей по 90 копеек: “Прибыль не считал, зато обороты какие!” (с).
Если бизнес фундаментально работает на грани безубыточности или в убыток, а мы этого пока не осознали, потому что неправильно считаем прибыль или не считаем вовсе, то кассовые разрывы - это лишь первые сигналы будущих проблем. Контролировать прибыль поможет отчет о финансовых результатах, в котором выручка и себестоимость фиксируются в момент отгрузки/подписания акта, а не по факту поступления денег.
Еще один полезнейший для собственника финансовый отчет - это баланс, который показывает четкую картину текущего финансового положения компании. Раздел “Пассив” - это срез источников финансирования вашего бизнеса. Сколько вложено собственных средств владельца компании, включая нераспределенную прибыль (статья “Собственный капитал”), сколько кредитных ( “Кредиты и займы”) и средств наших контрагентов (“Кредиторская задолженность”).
Раздел баланса “Актив” показывает, как именно мы распорядились этими источниками. Вложились в разработку ПО (статья “Нематериальные активы”), покупку оборудования (статья “Основные средства”), закупку товаров для перепродажи (“Запасы”) или в налаживание отношений с покупателями в виде отсрочек оплаты за проделанную вами работу или поставленные товары (“Дебиторская задолженность”).
Регулярное ведение и анализ баланса помогает увидеть, кроме всего прочего, в какой статье актива “зависли” ваши деньги. И вместо того, чтобы брать очередной кредит для покрытия кассового разрыва, лучше устроить распродажу зависшего на складе товара или пройтись по забытым дебиторам.
В дополнение к финансовым отчетам полезно вести еще и так называемый dashboard - “приборную панель” финансовых показателей, которые помогают мониторить самые важные для компании метрики. Выручка и прибыль на сотрудника или на квадратный метр, оборачиваемость товара в днях, доля просроченных оплат от клиентов, доля предоплатных проектов - для каждого бизнеса показатели будут свои. Ежемесячное отслеживание и анализ их в динамике поможет вовремя “поймать” негативный тренд, выяснить причины и предпринять меры.
3. Продолжать регулярно планировать, вести отчетность и сопоставлять план с фактом.
Главный фактор успеха в наведении финансового порядка в компании - это регулярность. В идеале собственнику лучше делегировать ведение платежного календаря и составление отчетности, а не пытаться делать самому, чтобы не забросить это дело через пару недель за нехваткой времени.
Я бы рекомендовала придерживаться примерно такого графика:
- обновление платежного календаря (план) - еженедельно;
- составление отчета о движении денег и отчета о финансовых результатах (факт) - ежемесячно;
- составление баланса (факт) - ежемесячно или ежеквартально.
Платёжный календарь
Чтобы облегчить задачу составления краткосрочного плана поступлений и выплат в вашей компании, предлагаю использовать удобный и наглядный шаблон платежного календаря.
Главное - это регулярно его вести и отслеживать план/факт.
Эксель и гугл-таблицы хорошо подходят не только для планирования, но и для ведения управленческого учета для начинающего и малого бизнеса, особенно для сферы услуг и проектного бизнеса. Об этом будут следующие посты, а если уже сейчас есть вопросы на эту тему - пишите в комментариях!
Наталья Джораева, основатель Финэксперт
Стратеги в никуда))!