Зачем предпринимателю управленческий учет?

Всем привет, меня зовут Артем Медведев, я представляю компанию Helpexcel.pro. Мы помогаем малому бизнес измерять эффективность процессов.

Если вы дочитаете до конца, то узнаете:
1. На какие вопросы отвечает управленческая отчетность и почему без нее бизнес не может расти.
2. Три базовых отчета: Cash Flow, P&L, Balance. Из чего состоят, как правильно анализировать.

Время чтения статьи - 5 минут. В конце статьи шаблон отчета о движении денежных средств (Cash Flow).

Немного фактов

Практически каждый второй предприниматель не сможет дать точный ответ о чистой прибыли своей компании. Некоторые руководители считают деньги в кассе прибылью и попадают в кассовые разрывы из-за элементарного отсутствия планирования.

Много денег на расчетном счету не могут однозначно определять успешность компании. Можно работать годами в убыток, затыкая дыры за счет новых клиентов и не понимать этого.

Далее разберем три самых важных отчета, которые в целом показывают финансовую эффективность компании.

Отчет о движении денежных средств (ОДДС или Cash Flow)

Все финансовые операции группируются по статьям ДДС, которые определяются политикой управленческого учета компании. В свою очередь статьи ДДС объединяются в категории. Например категория "Расходы на сотрудников" может объединять статьи "ФОТ", "Премии", Отпускные" и тд.. В зависимости от потребностей руководителя и структуры компании могут быть введены аналитики для детализации отчета. Например, обороты в разрезе юр.лиц, в разрезе проектов, типов оплаты или касс.

Это один из самых простых в реализации отчетов и часто является стандартным в разных системах учета. И все же у многих есть с ним сложности.

Проблемы предпринимателей с отчетом Cash Flow

1. Несколько направлений бизнеса, учет ведется в разных системах. Есть отчеты по отдельным направлениям, но нет по компании в целом. И бывает даже такое, что в разных системах введены разные статьи ДДС, что усложняет общий анализ.
2. Проектная деятельность. Виден Cash Flow по компании, но не выводится эффективность работы проектов. Многие проекты закрываются с убытками или в ноль. Если анализировать движения в разрезе проектов, то можно увеличить маржинальность.

Первая проблема решается простым наведением порядка в финансах. Когда определяются статьи и категории ддс единые для всей компании. Или если нельзя стандартизировать статьи, то вводятся дополнительные справочники, при помощи которых разные статьи ддс объединяются в одну единую форму отчета по компании. Создается интеграция с системами учета, при помощи которой в онлайн режиме выводится отчет. Интеграцию можно заменить выгрузкой данных вручную. Таким образом подобную модель можно создать самостоятельно, за счет правильного использования табличного редактора.

Вторая проблема решается, как правило, за счет доработки систем учета. Это наши типовые решения, часто мы их делаем для строительных компаний. Дорабатываем конфигурацию 1С, что бы можно было в документах указывать проект. Далее берем информацию о финансах, начислениях, запасах, основных средствах и строим отчетность в режиме онлайн.

На какие вопросы отвечает отчет Cash Flow?

1. Хватит ли денег?
Для того, что бы запланировать инвестиции в ОС, можно посмотреть отчет ДДС. Если пойдете в банк за кредитом, то первым делом вас попросят предоставить этот отчет.
2. Когда платить?
Если работает отчет ДДС и вы ведете платежный календарь или бюджетирование, то вы можете почти без риска краткосрочной ликвидности планировать внеплановые платежи.
3. На чем сэкономить?
Когда видны цифры в динамике, управленческие решения принимать намного проще. Например, сейчас середина января и вы потратили на рекламу 500 тысяч. Хотя за весь прошлый месяц было израсходовано всего 650. Вероятно, нужно остановиться, если это не было частью вашей стратегии.

Отчет о прибылях и убытках (P&L)

В отличии от отчета ДДС, P&L строится на основе начислений и показывает прибыль компании за период и ее операционную эффективность.

В чем разница между Cash Flow и P&L?

Пример 1:
Вы закупили оборудование на 5 млн., оплатив одним платежом, и рассчитываете, что срок его службы 12 месяцев. В отчете Cash Flow в месяце, когда был совершен платеж вы увидите 5 млн.. В свою очередь в отчете P&L в этом же периоде вы увидите 5 млн/ 12 мес. Стоимость оборудования спишется равными суммами в течении планируемого срока службы.

Пример 2:
Поставщик отгрузил вам товара на 5 млн., вы оплатили одним платежом. В течении месяца вы провели реализации на 1,5 млн. В Cash Flow в этом месяце будет 5 млн., а в P&L будет фигурировать 1,5 млн.

Если отчет Cash Flow на основе информации о списаниях и поступлениях денег, то P&L нужно строить на основе вычислений.

Например, продажи мы оценим по объему отгрузок (документы склада), а не по поступлениям в кассу.

Цель отчета - показать составляющие расчета прибыли.

Его форма определяется политикой управленческого учета. Образуют форму статьи бюджета из которых состоит калькуляция прибыли.

В малом бизнесе для отчета P&L выделяют три вида прибыли:
1. Валовая прибыль
Разница между выручкой и себестоимостью реализации. Например, продали яблоки за 100 рублей, а купили за 60 - 40 валовая прибыль.
2. Операционная прибыль
Характеризует эффективность бизнес-процессов. Это выручка - себестоимость реализации - управленческие и административные расходы.
Например, вы продали яблоки за 100 рублей, купили за 60, 10 потратили на рекламу и 5 на доставку. Осталось 35 рублей - это операционная прибыль. На ее основе можно считать рентабельность - прибыль/расходы. Рентабельность показывает отдачу с каждого рубля вложенных средств.
3. Чистая прибыль
Вычитаем из операционной прибыли налоги, кредиты и инвестиции в ОС, получаем чистую прибыль. Из нее можно выплачивать дивиденды.

Управленческий баланс

Показывает финансовое состоянии компании и ресурсов на момент времени, характеризует ликвидность.

На этот отчет обращают внимание при покупке компании. Он однозначно определяет величину запасов, основных средств, резервных фондов, дебиторскую задолженность, долгосрочные и краткосрочные компании.

Шаблон отчета ДДС

Как и обещал, делюсь шаблоном отчета. Мы его когда-то сделали для своей компании, сейчас им пользуется несколько десятков предпринимателей. Данные можно вносить в таблицу или через Телеграм-бота. Инструкция по настройке есть на первом листе таблицы.

Создайте себе копию таблицы: в верхнем левом углу меню Файл -> Создать копию