Почему бухгалтерский аутсорсинг не работает

История о том, как я искал себе удаленного бухгалтера

Привет, я Максим и на протяжении последних 5 лет я перепробовал всё, что может дать рынок бухгалтерского аутсорсинга в России. В этой статье я расскажу, с каким проблемами столкнулся при работе с бухгалтерскими сервисами и в чем их основные недостатки.

О моей компании и запросах на бухгалтерию.

Я занимаюсь IT-консалтингом и когда-то начинал с внедрения 1С. Вроде как сам Бог велел разбираться в бухучете, но котлеты отдельно - мухи отдельно: с самого начала я решил, что бухгалтера в штате иметь не хочу. Поначалу бухгалтерию пытался вести сам, но достаточно быстро отказался от этой идеи и начал тестировать бухгалтерские сервисы.

Оговорюсь сразу, что я не буду здесь говорить о банковских бухгалтерских сервисах, типа того, что предлагают Тинькофф и Сбер, потому что в 13-м году их еще не было, а от полностью автоматизированных решений я отошел достаточно быстро. Да и на текущий момент с ними работать не получится, если вы не ИП

Приведу краткую сводку о своей компании (это полезно для понимания моих запросов):

- Количество сотрудников: 10 человек

- Средний оборот в месяц: 3-4 млн. руб.

- Форма налогообложения: УСН 15%

- Количество юридических лиц: 1

Вести отчетность сам я не хочу, равно как и лишний раз ездить в налоговую.

Что предлагает рынок?

Рынок бухгалтерского аутсорса сейчас более чем насыщен, и выбирать есть из чего. Я за время, что работаю с аутсорсом и различными сервисами, выделил четыре основных категории, которыми может воспользоваться предприниматель, решивший не брать себе в штат бухгалтера.

• Автоматизированные сервисы. Такие сервисы позволяют самостоятельно готовить отчетность и имеют достаточно приятный интерфейс. Подходят для совсем начинающих бизнесов. На этом фланге активнее всего работает Мое дело, но в последнее время его стали поджимать встроенные банковские сервисы, о чем я говорил выше.
• Бухгалтер на удаленке. Одна из первых форм аутсорса, сохранившаяся и сегодня. Обычно это фрилансер, который ведет несколько компаний. С определенной периодичностью он появляется у вас в офисе и выгребает всю первичку, после чего сдает отчетность. Подходит для старообрядцев (хотя мой опыт работы с аутсорсом начался именно с него).
• Обычная аутсорсинговая компания. К этому типу относятся компании с несколькими бухгалтерами, которые зачастую закрепляют за клиентом личного менеджера и ведут всю коммуникацию через него. Такие компании обычно кроме стандартного бухучета предлагают еще и юридическое сопровождение бизнеса.
• Аутсорсеры с IT-решениями. Компании подобного рода обычно кроме аутсорса предлагают какой-то дополнительный сервис вроде приложения, через которое можно отправлять первичку и взаимодействовать со своим менеджером. Самым ярким представителем среди этих сервисов сейчас является Кнопка.

А теперь давайте разберем каждый вид в отдельности.

Автоматизированные сервисы не убивают бухгалтера.

Первый сервис, которым я воспользовался, когда зарегистрировал юрлицо был Моё Дело. Отмахнувшись от десятков аутсорсеров, которые названивают сразу, как вы регистрируете юридическое лицо, я решил вести бухучет сам. Хватило меня месяцев на 6-7. Главным камнем преткновения стала необходимость самостоятельно вбивать данные, необходимые для формирования отчетности.

Безусловно, Моё дело позволяет существенно упростить подготовку и сдачу отчетности и рассчитать налоги, но сама необходимость вести бухучет хоть и в минимальной форме остается. Я должен был сам следить за всей первичкой, которой мы обмениваемся с контрагентами, сам ее выпускать и отслеживать, подписаны ли документы.

Функции бухгалтера такой сервис не убивает, просто переносит их на владельца бизнеса. Вы все еще должны следить за тем, вовремя ли вы сдаете отчетность, имеет ли налоговая к вам какие-то претензии и какие формы дополнительно вы должны сдать.

Бухгалтер на удаленке - это круто, но чертовски ненадежно.

Решив снять с себя функцию ведения бухучета, я стал искать альтернативные решения. Друг порекомендовал бухгалтера, которая уже несколько лет ведет его компанию (несколько кофеен в Москве).

С этим бухгалтером я проработал 3 года и поначалу был полностью удовлетворен. Мы настроили Google Таблицы, чтобы продажники могли создавать акты и счета, а бухгалтер приходила к нам в офис раз в 2-3 недели и забирала всю первичную документацию, а заодно напоминала о том, что и когда она будет сдавать и какие документы ей необходимо подготовить.

Наша с ней идиллия, может продлилась бы и дольше, но внезапно мне пришел штраф за невовремя сданную отчетность. Первый косяк мы с ней урегулировали и она продолжила работу. Затем ситуация повторилась и в этот раз вишенкой на торте стала блокировка расчетного счета перед получением авансового платежа от клиента на сумму больше полумиллиона рублей.

С блокировкой расчетного счета мириться я не был намерен, а потому уже стал искать замену.

Итог: бухгалтер на удаленке практически полностью имитирует работу штатного бухгалтера за меньшие деньги, но его работа может быть ненадежной и повлечь очень неприятные последствия для бизнеса.

Классический аутсорс - надежно но неудобно.

Единственное, с чем я не поработал напрямую, был обычный аутсорс, но логика его работы в чем-то схожа с бухгалтером на удаленке. Вы нанимаете компанию, которая сама сдает отчетность и ведет бухучет. Коммуникация с менеджером, который вас ведет, осуществляется через почту, и в целом такой способ взаимодействия аналогичен любому другому сотруднику на удаленке. В сравнении с предыдущим вариантом, плюсом является повышенная надежность за счет того, что компания вроде как материально ответственная за ваш бухучет (что все равно вряд ли вас обрадует, если внезапно заблокируют расчетный счет).

Проблема с обычным аутсорсом только в том, что первичку теперь надо собирать вам и ежемесячно ее нужно отправлять вашей компании. Если вы уже дозрели до того, чтобы не вести бухучет самостоятельно, то, пожалуй, этот вариант можно считать точкой отсчета для выбора решения.

Аутсорсеры с IT-решениями лучшее, что может дать рынок, но вы все равно должны думать о бухучете.

“Продвинутые” аутсорсеры технически являются следующим этапом развития покемона под названием аутсорсинговая компания. За вами так же закрепляется личный менеджер, вы так же должны отправлять им всю первичку и они тоже вроде как материально ответственны. Но в отличии от обычных аутсорсеров эти ребята придумывают какие-то дополнительные решения типа мобильных приложений или десктопных сервисов, через которые вы будете с ними работать (идея в большинстве своем сомнительная, так как общаться с менеджером я могу и через почту или мессенджер).

На рынке сейчас таких сервисов достаточно много: Кнопка, Главбух ассистент, Гениальный штаб и прочие, но главной проблемой остается все та же беготня с первичкой для налоговой и необходимость думать о том, что и когда необходимо сдавать.

Каким я хочу видеть бухгалтерский аутсорс.

Несмотря на то, что все компании заверяют о том, что снимут с вас головную боль, связанную с бухучетом, максимум, что они могут сделать, это ее облегчить.

Сегодня подобным компаниям, по моему мнению, не хватает следующих вещей:

• Интеграция с CRM. Первичка - это производная от моих сделок. Сделки я веду в CRM, следовательно и документы, которые попадают к бухгалтеру должны быть интегрированы с ней.
• Отсутствие необходимости пересылать первичку. Я не хочу собирать документы со своих сотрудников и отправлять их бухгалтеру. Это лишняя и бесполезная для меня операция. Там вроде как есть законодательные ограничения на эту тему, но моя боль все еще не решена.

Только когда компании решат эти проблемы, можно говорить о том, что аутсорс должен работать повсеместно.