Автоматизация — не только для избранных: разработка собственной программы или готовое решение

Всем привет, я Настя и я junior-маркетолог в «Финансисте» — сервисе по автоматизации управленческого учёта. Пишу про жизнь работающего студента, а ещё встречаюсь с предпринимателями и финансистами, чтобы узнать больше о мире бизнеса. Поговорила с финансовым директором Оксаной Ткаченко про автоматизацию финансов. Рассказываем, кому подойдет разработка своей системы и когда лучше выбрать готовое решение.

В последнее время увеличилось количество клиентов, которые заинтересованы в том, чтобы управлять бизнесом на основе данных. Раньше большая часть таких компаний выбирала путь собственный разработки, но у этого пути есть большой недостаток. Свой продукт можно разрабатывать бесконечно, а в итоге не достичь даже первоначальных целей.

Но бизнесу нужно принимать решения быстро. В какой-то момент предприниматели это поняли и начали смотреть в сторону готовых решений.

Есть подходящий пример. Мне нужно было посчитать факт для строительного холдинга. Я понимала, что разработка продукта для этой задачи займёт минимум год. Готовое решение позволило решить задачу за полтора месяца.

Сейчас у финансовых директоров уже есть инструменты, которые позволяют работать быстро и качественно.

Скорость достижения результата

Разработка — длительный процесс. Зачастую собственнику нужно знать, что происходит в бизнесе, уже сейчас. Разработка любого программного обеспечения занимает годы. Как бы специалисты ни старались ускорить процесс и повысить качество работы, для создания даже самого простого продукта потребуется минимум год.

Поиск команды

Для разработки хорошего сервиса нужна команда профессионалов. Уже на этапе подбора команды потребуются большие временные и материальные вложения. Если браться за задачу самостоятельно, нужно тщательно выбирать методологов, тестировщиков, архитекторов, разработчиков и других специалистов. Это очень большой труд.

Кроме того, в любой момент один из участников процесса может отказаться от участия. Если команда небольшая, проект подвиснет.

Видение конечного результата

На рынке практически нет специалистов, которые могут представить конечный результат. Нужен человек, который выступит связующим звеном между заказчиком и исполнителями. Такой специалист должен уметь слышать заказчика, понять его просьбы и ожидания, а вместе с тем передать «хотелки» исполнителям и оценить их осуществимость. Такие компетенции есть далеко не у всех.

Обслуживание решения

Готовые решения не нужно обслуживать самостоятельно. В развитии продукта заинтересован разработчик. Это значит, что собственнику не нужно переживать о привлечении инвестиций, вложении денег, обновлениях продукта и соответствии стандартам. В случае со своим продуктом для этого нужно создавать отдельное подразделение и выделять дополнительные ресурсы.

Стоимость

Все этапы разработки связаны с материальными вложениями. Процесс займёт не меньше года и не закончится никогда: решение нужно постоянно обслуживать.

Готовые решения будут работать сразу и за небольшие деньги. Особенно, если сравнивать со стоимостью разработки.

Существуют сложные узкоспециализированные процессы, например, в сфере сельского хозяйства или производства. Продукты для этих отраслей должны учитывать множество деталей операционного управления.

На рынке практически нет решений для узких сфер, а существующие созданы под конкретных заказчиков. При их внедрении нужно модернизировать системы под каждого клиента, потому что предприятия отличаются. Универсальных решений для этих сфер не существует — бизнес в этих сферах просто вынужден разрабатывать собственный продукт.

У меня в практике был случай, когда строительный холдинг пригласил меня и мою команду разработать систему управленческого учёта. Мы подготовили техническое задание для программистов, описали конечный результат и определили пути его достижения.

Когда мы углубились в этот процесс, поняли, что выгоднее будет начать пользоваться готовой программой. Объяснили заказчику причины и он согласился: это было в его интересах.

В этом случае его затраты ограничились стоимостью написания технического задания. Продолжи мы разрабатывать уникальную систему, заказчику пришлось бы потратить в разы больше. Мы выбрали «Финансист»: сервис отвечал всем требованиям, а стоимость и сроки были намного меньше.

Ещё один кейс начался чуть иначе: мы пришли к клиенту с целью создать свой продукт, но решили проверить работу будущей системе на примере готовой системы. В результате остановились на этом решении: сэкономили время и ресурсы.

Для третьего клиента главным критерием была безопасность данных. Ему нужно было хранить данные на своём сервере, поэтому покупать готовое решение оказалось проблемой.

Сейчас почти все решения по финансовому учёту основаны на 1С. Однако у этой ERP-системы нет своего решения для ведения управленки.

Ещё 1С недолюбливают собственники из-за громоздкого интерфейса. Финансисты привыкли к сложной архитектуре решения и несовременным графикам. Но собственникам хочется видеть красивые графики и несколько ключевых показателей, а не длинные таблицы.

Например, в «Финансисте» можно настроить табло собственника с ключевыми цифрами, а остальное останется финансистам в качестве профессиональных инструментов.

Появилось много решений для ведения управленческого учёта на базе Excel и Google таблиц. Эти продукты красиво преподносят и хорошо продают. Однако, на мой взгляд, любые таблицы — это инструмент прошлого. Какие бы функции ни были реализованы, работа в таблицах сопряжена с глобальными минусами.

• Риск потери информации

Информацию в таблицах легко потерять и никогда не найти. В любой момент простым движением руки можно что-то стереть. Потом разобраться, что и где исчезло, практически невозможно. Защита ячеек не спасает.

• Отсутствие документов — источников информации

Из таблиц не очень понятно, откуда появляется информация. Системы автоматизации управленки хранят данные документов, из которых понятно, кто, кому и сколько заплатил. Всегда можно провести сверку с 1С и понять, какого документа не хватает.

• Привязка к персоне

Google таблицы практически невозможно передать другому человеку. Не раз случалось так, что финансист внедрял собственную разработку на базе таблиц, уходил из компании и всё рушилось: никто не мог разобраться, как это работает. В готовой системе автоматизации можно легко передать ведение другому человеку.

К плюсам таблиц можно отнести разнообразие BI-инструментов, которые позволяют выводить красивые графики. Однако чаще всего для этого нужен будет отдельный специалист.

Первым делом нужно расставить приоритеты и определить задачи: понять, что сейчас важно и чего хочется. Если нужно быстро и качественно собрать цифры и обойтись собственными силами, то однозначно лучше заходить в готовые сервисы. Если хочется иметь авторскую систему, нужны особые функции и есть необходимые ресурсы, можно зайти в свою разработку.

Подписывайтесь на Telegram-канал «Помощник финансиста», чтобы узнать больше о финансовом менеджменте и автоматизации.