Руководитель практики ALP Group по управлению финансами Юлия Орлова разбирает типовые решения 1С для управления инвестициями и подсказывает, на что обратить внимание при внедрении.
Несмотря на постоянное развитие IT-рынка, многие российские предприятия продолжают планировать бюджеты и управлять инвестициями… в Excel. Передовые компании, которые смотрели на всё это свысока и полагались на специализированные западные решения (читай: SAP), в 2022 году тоже оказались в незавидной ситуации. При этом переходить на вездесущий 1С готовы пока не все. А зря! Да, при внедрении конфигураций 1С нужно держать в голове немало тонкостей (об этом чуть ниже), но при грамотной настройке этот российский софт успешно закрывает любые потребности финансистов и управленцев.
(Не)Сложности выбора
В первую очередь нужно сказать, что в продуктовой линейке 1С есть целый ряд решений, которые позволяют управлять инвестициями. Они различаются по своей функциональности и применению. Чтобы не ошибиться с выбором, необходимо исходить из потребностей проводимой автоматизации.
Рассмотрим основные решения:
1. «1С:Управление холдингом 8», подсистема «Централизованное управление инвестиционными проектами»
Сразу отмечу, что «1С:УХ» — это решение для финансовой функции, созданное для целей эффективной автоматизации работы управляющих компаний и финансовых служб бизнес-единиц холдингов.
В части управления инвестиционными проектами в решении поддерживаются следующие функции:
- ведение реестра проектов с детализацией до уровня проектных этапов;
- ведение реестра инвестиционных программ и наполнение программ проектами;
- ввод бюджетов проектов в разрезе сценариев;
- отражение факта бухучета с аналитикой по проекту;
- проведение план-фактного анализа по проектам;
- поэтапное уточнение портфеля проекта по модели Stage-Gate (Стадия-Проход);
- резервирование бюджета и контроль лимитов проекта (эта возможность связана с подсистемой Казначейство);
- визуализация аналитических панелей (так называемых «мониторов») для руководства.
Это решение идеально подходит в тех случаях, когда упомянутые задачи (управление бюджетами, контроль бюджетных лимитов, анализ факта исполнения бюджета и далее по списку) нужно решать по группе юридических лиц в составе холдинга.
2. «1С:ERP. Управление холдингом»
В целом, в части управления инвестиционными проектами, этот гибрид «1С:Управление холдингом» и «1С:ERP» имеет схожий функционал с первым решением, и также поддерживает связь с подсистемами Бюджетирования, Казначейства и Управленческого учета.
В рамках этой статьи не буду подробно разбирать, чем одна система отличается от другой. Это дискуссия заслуживает отдельного поста, который мы непременно напишем, если тема вызовет отклик.
3. «1С:PM. Управление проектами»
Совместный продукт компании ITLand и Фирмы «1С» для проектных организаций. Целевая аудитория — проджект-менеджеры, отсюда и ключевая поддерживаемая функциональность:
- ведение реестра проектов;
- бюджетирование проектов;
- управление проектными договорами;
- мониторинг хода выполнения проектов, анализ достижения целей и ключевых точек проектов;
- разделение зон ответственности по проектам;
- обеспечение эффективной коммуникации за счет единого окна с полной информацией по проектам;
- обеспечение проекта ресурсами;
- управление шаблонами проектов;
- автоматизация рабочего места руководителя проектов.
Словом, это решение предназначено для полноценного управления инвестиционными (и не только) проектами в предприятиях, осуществляющих проектную деятельность.
4. «1С:ERP+PM Управление проектной организацией 2»
Как подсказывает название, этот продукт — результат скрещивания систем «1С:ERP» и «1С:PM. Управление проектами», который содержит в себе объединенную функциональность обоих решений. Он также был создан в рамках плодотворного сотрудничества ITLand и Фирмы «1С».
Что мы имеем в итоге? Если перед вами стоят задачи комплексного управления инвестпроектами, создания единого рабочего пространства и мониторинга контрольных точек, то ваш выбор сужается до последних двух вариантов. Если же ваша задача — обеспечить бюджетное управление инвестиционными проектами в рамках финансовой функции, выбирайте между «1С:Управление холдингом 8» и «1С:ERP. Управление холдингом».
(Не)Сложности внедрения
Конечно, продумка IT-системы не заканчивается на выборе коробочного решения. Мой коллега уже рассказывал, почему обследование — один из важнейших шагов, от которых зависит успех (или провал) проекта внедрения. Названных систем для учета инвестиционных проектов это тоже касается. Надеюсь, нижеследующий чек-лист поможет вам избежать классических ошибок и продумать важные нюансы в самом начале.
Итак, возьмем для примера конфигурацию «1С:Управление холдингом». На что следует обратить отдельное внимание при планировании объемов, сроков и стоимости внедрения, по типу задач:
1. Бюджетирование:
- нетиповые реквизиты (а как мы знаем, у каждой организации свои требования в части реквизитов) потребуют доработки форм и порядка заполнения взаимозависимых показателей в Карточках проектов;
- при конструировании бюджетных форм следует точно определить периодичность и глубину детализации данных, а также необходимость их планирования;
- при большом количестве проектов (порядка 100) вести Экземпляры отчетов (уникальные документы по определенному виду бюджета по конкретному сценарию, за определенный период, по конкретной организации) нецелесообразно, вместо них стоит использовать Проект как Аналитику внутри бюджетной формы (то есть вместо сотни форм по каждому проекту по одному периоду и сценарию получить одну форму, содержащую в себе данные в разрезе сотни проектов);
- за количеством аналитик, используемых для планирования и формирования факта, нужно следить (типовое решение ограничено по числу аналитик);
- при особенно большом числе проектов (около 1 000) нужно убедиться в рабочей производительности системы в моменты открытия и редактирования данных; хороший способ — смоделировать перед стартом ситуацию высокой нагрузки и понять, удовлетворяет ли нас скорость выполнения операций.
2. Формирование фактической отчетности:
- важно убедиться, что каждый документ бухучета, который формирует проводки по инвестиционной деятельности компании, содержит аналитику Проект и находится не в шапке, в табличной части;
- если методика построения фактической отчетности зиждется на проводках, тогда следует либо дорабатывать документ Отражения фактических данных, либо использовать альтернативные способы формирования источников данных;
- если позволяет План счетов, можно использовать аналитику Проект на 07, 08 и прочих счетах; если нет — появится необходимость в разработке отдельных регистров, на которых будет содержаться вся необходимая информация, а факт будет формироваться непосредственно из разработанного источника;
- в случае необходимости внесения изменений в управленческую аналитику Проект нельзя забывать про механизмы сверки, контроль данных и запрет редактирования данных бухгалтерского учета.
3. Утверждение и контроль за бюджетом проекта:
- поскольку в «1С:УХ» нет отдельных инструментов для утверждения общего бюджета проекта на весь его период и контроля за непревышением заложенного бюджета, этот функционал придется разработать дополнительно.
4. Прочее:
- маршруты согласований потребуют настройки в соответствии с бизнес-процессами в компании-заказчике;
- с целью ограничения редактирования справочников могут быть задействованы подсистемы управления мастер-данными;
- настройки непременно потребуют интерфейсы пользователей;
- чем крупнее компания, тем сложнее требования к ролевой модели и ограничению доступа к данным;
- может потребоваться подключение версионирования, интеграция со смежными подсистемами и реализация прочих требований к выгрузкам и отчетности.
В общем, можно сказать, что текущие версии конфигураций 1С по части автоматизации управления инвестиционными проектами являются более чем зрелыми. Свои недостатки у них, безусловно, есть, как и у любой другой системы, но это поправимо. Высококонкурентный рынок так или иначе подтолкнет всех игроков к совершенствованию и тончайшей кастомизации имеющихся решений.
А вы что скажете? Насколько текущие решения соответствуют бизнес-задачам?