В этой статье рассказываем о том как у нас устроен финансовый учет и делимся полезным инструментом для учета в таблицах Google.
Мы Helpexce.pro — небольшая проектная компания. «1С» и что-то подобное нам не удобно, поэтому мы пользуемся легкими сервисами и таблицами Google.
Когда-то мы создали для себя таблицу для учета финансов, где на основе информации учета строится отчет о движении денежных средств, плюс выводятся некоторые простые показатели.
Чтобы было удобно вводить данные с телефона мы создали Telegram-бота, который записывает информацию в Google-таблицу. Можно раздать доступ коллегам и вводить данные в моменте. Так мы решили свою проблему с забытыми суммами.
Как это работает
Мы опишем принцип работы таблицы, что бы вы сразу смогли понять подойдет ли решение для вашего бизнеса.
Таблица бесплатная и устроена довольно просто, мы сделали ее дня за три.
Для начала делимся ссылкой. Что бы забрать себе? создайте копию.
В меню: Файл → Создать копию
В самой таблице есть инструкция и видео с описанием работы.
Отчет о движении денег
То, ради чего она создана находится на листе «ДДС». Это отчет о движении денежных средств. Он формируется автоматически формулами. По нему мы видим сколько и куда было потрачено, сколько денег пришло. Можно сравнить с прошлым месяцем и увидеть картину в динамике за год.
Можно анализировать отчет в разрезе направлений деятельности. Для этого нужно выбрать соответствующее значение в выпадающем списке сверху. Если ничего не выбирать, то отчет строится по всем направлениям.
Учет в таблице Google
Информация учета находится на листе «Данные». Сюда попадают операции, которые вводят через таблицу и через Telegram-бота.
Операции вводятся в таблицу через диалоговое окно, которое открывается при нажатии на кнопку «Приход/расход».
Выбираем статью ддс, направление и вводим сумму.
Операция записывается в таблицу и изменяет отчет на листе «ДДС».
Учет в Telegram-боте
Тут все так же просто, но для начала нужно подключить по инструкции в таблице Telegram-бот. Это занимает не больше минуты.
Ниже описан процесс учета в Telegram-боте.
1. Заходим в бота
2. Выбираем тип операции (приход или расход)
3. Выбираем статью бюджета, направление деятельности и вводим сумму
4. В таблице появляется введенная операция
Настройка
На листе «Настройки» можно изменить все отображаемые справочники и подключить Telegram-бот. Все, что введено на этом листе отображается при учете и влияет на состав формы отчета. Таблицу можно полностью изменить под свой бизнес.
Как изменить таблицу
Лист «ДДС» строится при помощи формул. Вы можете полностью изменить его под свой бизнес.
Еще мы позаботились о его гибкости и его структуру можно изменить и без вмешательства в формулы и расчеты.
Каждая его строка содержит выпадающий список. Вы можете включить только те данные, которые нужны для анализа.
Если что то не открывается или не получается — пишите в Telegram-чат. Поможем разобраться, все настроить и ответим на вопросы.
Благодарим за внимание!
Спасибо за материал, возможно пригодится
1 комментарий на 120 закладок, стандартная статистика для таких материалов)
Похоже зависит от времени публикации и стилистики изложения. Прошлая статья была с похожим материалом, но зашла лучше.