Google-таблицы для учета финансов в микробизнесе

В этой статье рассказываем о том как у нас устроен финансовый учет и делимся полезным инструментом для учета в таблицах Google.

Мы Helpexce.pro — небольшая проектная компания. «1С» и что-то подобное нам не удобно, поэтому мы пользуемся легкими сервисами и таблицами Google.

Когда-то мы создали для себя таблицу для учета финансов, где на основе информации учета строится отчет о движении денежных средств, плюс выводятся некоторые простые показатели.

Чтобы было удобно вводить данные с телефона мы создали Telegram-бота, который записывает информацию в Google-таблицу. Можно раздать доступ коллегам и вводить данные в моменте. Так мы решили свою проблему с забытыми суммами.

Как это работает

Мы опишем принцип работы таблицы, что бы вы сразу смогли понять подойдет ли решение для вашего бизнеса.

Таблица бесплатная и устроена довольно просто, мы сделали ее дня за три.

Для начала делимся ссылкой. Что бы забрать себе? создайте копию.

В меню: Файл → Создать копию

В самой таблице есть инструкция и видео с описанием работы.

Отчет о движении денег

То, ради чего она создана находится на листе «ДДС». Это отчет о движении денежных средств. Он формируется автоматически формулами. По нему мы видим сколько и куда было потрачено, сколько денег пришло. Можно сравнить с прошлым месяцем и увидеть картину в динамике за год.

Можно анализировать отчет в разрезе направлений деятельности. Для этого нужно выбрать соответствующее значение в выпадающем списке сверху. Если ничего не выбирать, то отчет строится по всем направлениям.

Учет в таблице Google

Информация учета находится на листе «Данные». Сюда попадают операции, которые вводят через таблицу и через Telegram-бота.

Операции вводятся в таблицу через диалоговое окно, которое открывается при нажатии на кнопку «Приход/расход».

Выбираем статью ддс, направление и вводим сумму.

Операция записывается в таблицу и изменяет отчет на листе «ДДС».

Учет в Telegram-боте

Тут все так же просто, но для начала нужно подключить по инструкции в таблице Telegram-бот. Это занимает не больше минуты.

Ниже описан процесс учета в Telegram-боте.

1. Заходим в бота

2. Выбираем тип операции (приход или расход)

3. Выбираем статью бюджета, направление деятельности и вводим сумму

4. В таблице появляется введенная операция

Настройка

На листе «Настройки» можно изменить все отображаемые справочники и подключить Telegram-бот. Все, что введено на этом листе отображается при учете и влияет на состав формы отчета. Таблицу можно полностью изменить под свой бизнес.

Как изменить таблицу

Лист «ДДС» строится при помощи формул. Вы можете полностью изменить его под свой бизнес.

Еще мы позаботились о его гибкости и его структуру можно изменить и без вмешательства в формулы и расчеты.

Каждая его строка содержит выпадающий список. Вы можете включить только те данные, которые нужны для анализа.

Если что то не открывается или не получается — пишите в Telegram-чат. Поможем разобраться, все настроить и ответим на вопросы.

Благодарим за внимание!

0
52 комментария
Написать комментарий...
Анатолий Б.

Вот это я понимаю топчик!

Ответить
Развернуть ветку
Bender Rodriguez

По моему личному мнению, кол-во добавлений в закладки можно смело делить на три: на прокрастинирующих людей и собирателей всякого, и тех, кому материал действительно показался полезным и они им воспользовались сегодня/завтра.

Ответить
Развернуть ветку
2 комментария
Артём Медведев
Автор

Я пока боюсь рассуждать, потому что еще не собрал много статистики для этого. Но могу предположить, что это хорошая возможность донести ценность своего продукта и показать экспертность в узкоспециализированном вопросе.

Ответить
Развернуть ветку
A.A. Rayskiy

но ведь можно же сразу прочитать и дополнительно закинуть в закладки

Ответить
Развернуть ветку
1 комментарий
Serg Ya

А почему гугл предупреждает о безопасности, говоря про скрипты в табличках? )

Ответить
Развернуть ветку
Артём Медведев
Автор

В Гугл таблицы встроено приложение (скрипты), которое дружит таблицы с ботом. Плюс ввод данных реализован через диалоговое окно.

Ответить
Развернуть ветку
A.A. Rayskiy

Обожаю VC.ru

Мы компания которая разрабатывает инструменты для автоматизации бизнеса, расскажем вам как это делать в микробизннесе

Мы компания которая снимает рекламные видео, расскажем вам сколько стоит ролики для адидас, айбиэм, эпол.

Мы компания которая продаёт запчасти и выдержала конкуренцию с Алиэкспрес

И для читателей полезно и клиентов к своему сервису, бизнесу можно привлечь :)

Как думаете насколько результативно?

Ответить
Развернуть ветку
Martin Van Buren

Не понял , как бот заносит в таблицу в Google docs? Как сделана интеграция?

Ответить
Развернуть ветку
Семен Смирнов

Так у google sheets открытые api, через gspread например

Ответить
Развернуть ветку
13 комментариев
Артём Медведев
Автор

Чат бот записывает информацию в базу данных, а в таблицы это информация выводится запросами этой бд.

Ответить
Развернуть ветку
2 комментария
Александр Батищев

Спасибо за материал, возможно пригодится

Ответить
Развернуть ветку
Александр Батищев

1 комментарий на 120 закладок, стандартная статистика для таких материалов)

Ответить
Развернуть ветку
1 комментарий
Yan Yakimenko

А не подскажете, можно ли в google таблицах неким образом слить две таблицы в одну? Набор, названия и порядок полей в таблицах одинаковые, надо чтобы на выходе получилась третья таблица, которая содержит в себе данные двух исходных таблиц

Ответить
Развернуть ветку
Артём Медведев
Автор

Самый простой способ объединить данные двух таблиц при помощи формулы IMPORTRANGE.
Вот краткий обзор:
https://www.youtube.com/watch?v=3M_8yvDvN94&t=7s

Ответить
Развернуть ветку
Pavel L

Спасибо! Сейчас затестим :)

Ответить
Развернуть ветку
Denis Kiselev

Хорошая статья, полезная! Наводит на мысли и идеи. В закладки!

Ответить
Развернуть ветку
u8 pi

Отличная таблица!!

Ответить
Развернуть ветку
Александр Съемщиков

Добрый день. При сохранении прихода, идет постоянная загрузка и ни чего не сохраняет http://joxi.ru/LmGPdWsw8GBl2l

Ответить
Развернуть ветку
Артём Медведев
Автор

У вас скорее всего несколько Гугл аккаунтов. Попробуйте выйти из всех кроме одного.

Ответить
Развернуть ветку
Александр Съемщиков

Спасибо, получилось

Ответить
Развернуть ветку
Robert Vasilyev

как при этом учитывать тут все что касается планов? Чтобы видеть данные по тому сколько должны нам и сколько должны мы ?

Ответить
Развернуть ветку
Артём Медведев
Автор

В данной версии только фактические операции

Ответить
Развернуть ветку
Mikhail Stroev

Это работает только для сферы услуг?

Ответить
Развернуть ветку
Артём Медведев
Автор

Я думаю, что можно и в другой сфере применить.

Ответить
Развернуть ветку
Сергей Новиков

чат бот не хочет принять меня в свои объятья

Ответить
Развернуть ветку
Артём Медведев
Автор

А что пишет? Там сначала нужно отправить ему свой контакт, потом в диалоговом окне таблицы ввести его, она сгенерирует уникальный ключ. Его отправляете сообщением боту и он работает.
Если что, там все подробно в инструкции расписано.

Ответить
Развернуть ветку
Ринат Абдуллин

Интересно, это один специалист может и с облачной БД и gapps запрограммировать и интеграции настроить? Другими словами, сколько людей с разными компетенциями участвовали в создании этой таблички?

Ответить
Развернуть ветку
Артём Медведев
Автор

Это работа трех человек. Один придумал, другой составил макет и тз, третий сделал) Сам цикл разработки реализован одним разработчиком. Решение в целом не особо технологичное.

Ответить
Развернуть ветку
Александр Съемщиков

Скажите, а можно ли отредактировать уже внесенный приход? Вроде редактируется, но при обновлении все возвращается

Ответить
Развернуть ветку
Артём Медведев
Автор

На листе "данные" есть кнопка для удаления операций

Ответить
Развернуть ветку
Александр Съемщиков

Т.е. если допустил ошибку, надо удалять постоянно, править ни как не получится?

Ответить
Развернуть ветку
Артём Медведев
Автор

Да6 нужно удалять и пересоздавать

Ответить
Развернуть ветку
Michael Shramko

Ввел в таблицу для учета дел в микробизе, не понял только что для того бы отразились расходы корректно, необходимо присваивать статус в "операциях" на наименование "проекта" небольшая путаница. Так же не понятно как считается прогноз кассового разрыва, у меня по-моему число из плана в счетах подтягивается

Ответить
Развернуть ветку
49 комментариев
Раскрывать всегда