Google-таблицы для учета финансов в микробизнесе

В этой статье рассказываем о том как у нас устроен финансовый учет и делимся полезным инструментом для учета в таблицах Google.

Мы Helpexce.pro — небольшая проектная компания. «1С» и что-то подобное нам не удобно, поэтому мы пользуемся легкими сервисами и таблицами Google.

Когда-то мы создали для себя таблицу для учета финансов, где на основе информации учета строится отчет о движении денежных средств, плюс выводятся некоторые простые показатели.

Чтобы было удобно вводить данные с телефона мы создали Telegram-бота, который записывает информацию в Google-таблицу. Можно раздать доступ коллегам и вводить данные в моменте. Так мы решили свою проблему с забытыми суммами.

Как это работает

Мы опишем принцип работы таблицы, что бы вы сразу смогли понять подойдет ли решение для вашего бизнеса.

Таблица бесплатная и устроена довольно просто, мы сделали ее дня за три.

Для начала делимся ссылкой. Что бы забрать себе? создайте копию.

В меню: Файл → Создать копию

В самой таблице есть инструкция и видео с описанием работы.

Отчет о движении денег

То, ради чего она создана находится на листе «ДДС». Это отчет о движении денежных средств. Он формируется автоматически формулами. По нему мы видим сколько и куда было потрачено, сколько денег пришло. Можно сравнить с прошлым месяцем и увидеть картину в динамике за год.

Можно анализировать отчет в разрезе направлений деятельности. Для этого нужно выбрать соответствующее значение в выпадающем списке сверху. Если ничего не выбирать, то отчет строится по всем направлениям.

Учет в таблице Google

Информация учета находится на листе «Данные». Сюда попадают операции, которые вводят через таблицу и через Telegram-бота.

Операции вводятся в таблицу через диалоговое окно, которое открывается при нажатии на кнопку «Приход/расход».

Выбираем статью ддс, направление и вводим сумму.

Операция записывается в таблицу и изменяет отчет на листе «ДДС».

Учет в Telegram-боте

Тут все так же просто, но для начала нужно подключить по инструкции в таблице Telegram-бот. Это занимает не больше минуты.

Ниже описан процесс учета в Telegram-боте.

1. Заходим в бота

2. Выбираем тип операции (приход или расход)

3. Выбираем статью бюджета, направление деятельности и вводим сумму

4. В таблице появляется введенная операция

Настройка

На листе «Настройки» можно изменить все отображаемые справочники и подключить Telegram-бот. Все, что введено на этом листе отображается при учете и влияет на состав формы отчета. Таблицу можно полностью изменить под свой бизнес.

Как изменить таблицу

Лист «ДДС» строится при помощи формул. Вы можете полностью изменить его под свой бизнес.

Еще мы позаботились о его гибкости и его структуру можно изменить и без вмешательства в формулы и расчеты.

Каждая его строка содержит выпадающий список. Вы можете включить только те данные, которые нужны для анализа.

Если что то не открывается или не получается — пишите в Telegram-чат. Поможем разобраться, все настроить и ответим на вопросы.

Благодарим за внимание!

0
52 комментария
Написать комментарий...
Martin Van Buren

Не понял , как бот заносит в таблицу в Google docs? Как сделана интеграция?

Ответить
Развернуть ветку
Семен Смирнов

Так у google sheets открытые api, через gspread например

Ответить
Развернуть ветку
Артём Медведев
Автор

Через апи намного сложнее. И плюс ко всему таблицы очень ограничены по объёму хранимой информации.

Ответить
Развернуть ветку
Семен Смирнов

Зачем вы тогда делаете через таблицы и советуете читателям?

Как БД таблицы имеют лимит, плюс при большом количестве данных все это адово тормозит

Ответить
Развернуть ветку
Артём Медведев
Автор

Как раз таки мы сделали этот кейс и делаем всегда через БД) Таблицы используются лишь как интерфейс. попробуйте ввести данные через бота или диалоговое окно, потом удалите их. Введите новую операцию или нажмите кнопку обновления и увидите, что удаленная информация появилась снова.

Ответить
Развернуть ветку
Димтрий Дьяков

ОК, а где сама база хранится?

Ответить
Развернуть ветку
Артём Медведев
Автор

В облаке. Мы Fire Base используем, но можно любую другую.

Ответить
Развернуть ветку
Димтрий Дьяков

т.е. инфа о наших транзакциях летит к вам в базу?

Ответить
Развернуть ветку
Артём Медведев
Автор

Верно

Ответить
Развернуть ветку
Димтрий Дьяков

Я пользуюсь Эльбой, хотел вести в таблицах, но это оказалось не очень удобно.
Транзакции, которые остаются в Эльбе сразу систематизируются, при этом вычеты налогов, приход, расход, контрагенты, остаток, все расчитывается и учитывается. Это сервис, и ради сервиса у меня есть резон хранит данные в чужой базе.

Какой мне резон хранить данные в вашей базе, ведь по сути все к этому в итоге сводится?

Ответить
Развернуть ветку
Артём Медведев
Автор

Если вам удобнее пользоваться каким то сервисом, то конечно никакого смысла нет искать плюсы в нашей таблице. Таблица, о которой мы говорим - это наш не коммерческий проект. Мы сделали ее когда то себе, потом поделились со всеми. Она простая и бесплатная. Мы ее обновляем периодически. Многие пользуются, а нам приятно)

Ответить
Развернуть ветку
Димтрий Дьяков

Понимаете, не очень хорошо недоговаривать, что все данные, которые будут заносить пользователи в свои скопированные таблицы будут улетать к вам и на самом деле там храниться.

Кому-то это очевидно, а кому-то нет, и вы это понимаете. Это не очень честно, хотя выглядит благородно.

Спасибо, что делитесь, это очень круто, но желательно людей четко проинформировать, что все, что они вводят улетает к вам в базу.

Ответить
Развернуть ветку
Александр Жигунин

Я тот кто оставляет страницу открытой когда сильно интересно и сегодня доехал до нее.
В чем проблема скачать саму таблицу на комп и самому вбивать данные в таблицу? У меня конечно немногооборотные операции и количество по продажам/покупкам в месяц около 100, но все равно могу сам это делать вроде.. или это для тех у кого бабла немеряно и оборотов?

Ответить
Развернуть ветку
Артём Медведев
Автор

Нет проблем скачать ее себе на компьютер и работать в Экселе. Записываете операции на листе данные и строится автоматически отчет ддс. Но лучше использовать ее в Гугл таблицах, потому что там вы получите больше возможностей. В частности сможете подключить Телеграм бота и использовать его для ввода данных через телефон.

Ответить
Развернуть ветку
49 комментариев
Раскрывать всегда