Финансы
Leo Keeper
282

Опыт автоматизации общепита: как сэкономить 2,5 млн руб. в год

Рассказ практика о том, чего стоит автоматизировать общепит и к чему приводят все старания.

В закладки

2011 год. Тогда я только начинал окрыляться. Это был воистину переломный год. Был опыт в автоматизации торговли и бухгалтерии, но не было опыта в общепите.

Звонит мне бухгалтер открываемого ресторана и приглашает посетить их, зная что мной уже были проделаны определенные работы на головном предприятии по обслуживанию бухгалтерии.

На тот момент управленческое решение уже внедрялось полным ходом, а я был лишь нужен по бухгалтерскую душу. Так как собственник мне на тот момент не особо доверял, да и решение уже было куплено, так и решили, что автоматизируем только бухучет.

Как сейчас помню, собрался консилиум: собственник, главный бухгалтер, бухгалтер-калькулятор, представители компании по «общепитному» решению. Какое решение на тот момент внедряли, озвучивать не буду, дабы не делать сейчас рекламу, а постами в будущем антирекламу.

Обсудили мой круг ответственности, правда мне удалось «допродать» еще и «зарплатное» решение, как же без этого. Все было достаточно просто, предприятие на УСН (кто не знает упрощенная система налогообложения), зарплата считается, и выгружает необходимые проводки в бухгалтерию.

Была одна проблема. Не было «выгрузок» из общепитного решения в бухгалтерию, но бухгалтеров это не особо напрягало. Хотя с моей стороны были неоднократные попытки сообщить о том, что это нерентабельно держать двух калькуляторов для ведения учета в общепите и в бухгалтерии, перенося все руками.

Шло время. 2016 год. Наступило время перемен. «Смена власти», а точнее сменился бухгалтер, и тут как манна небесная, бухгалтер был с прогрессивными взглядами, смотрела в сторону автоматизации. Уж не знаю, это было желание сделать предприятие эффективней или сделать свою жизнь проще.

Точно могу сказать, что за любой сложной задачей стоит хорошая награда, пусть даже не в сиюминутной наживе, а в опыте, который будет применяться в будущем и давать свои плоды в «долгосрок».

Смена бэкэнд решения

Несмотря на то, что бухгалтер пришла из автомобильной сферы, она очень быстро втянулась в общепитный бизнес, но без автоматизации тут не обошлось.

Тот, кто в теме, знает, что такое формирование блюд, калькуляции, брутто, нетто и т.д и т.п. Суть в том, что в старой системе вели все котловым методом — это когда все затраты и выпуски идут на одну позицию «Товар». Это я рассказываю про бухучет. В управленческой программе конечно все велось в разрезе своей аналитики.

Так вот приходит новый бухгалтер и впадает в тихий ужас от того, что не все хорошо с прошлыми периодами в плане затратной части и соответственно с оптимизацией налогов. А как тут вести нормально учет, когда метод котловой? Можно конечно, раздувая штат и колотя всё ручками. Но мы с вами живем в современном мире и пользоваться надо дарами современности.

Бухгалтер в панике. Со слезами на глазах и нулевым опытом в общепите просит меня о помощи. Я со своей стороны мог рекомендовать лишь то, что говорил в далеком 2011 году, когда меня никто особо не послушал. Ну, скупой, как говорится, платит дважды. А тут заплатили «двадцать дважды».

Мало того, что держали двух бухгалтеров-калькуляторов, да еще и по налогам сильно ушли в минус. Это я не говорю про проверку, которой благо еще не было, а если вдруг и наступит, то нас попросят показать последние 3 года, при этом они у нас уже в норме.

Так вот порекомендовал я сменить софт. Не буду озвучивать, от чего отказались, дабы не делать антирекламу, скажу на что сменили, это был 1С Общепит. Данная конфигурация построена на базе Бухгалтерии, но в ней встроен функционал общепита.

В будущем обязательно расскажу кейсы, как на ней я автоматизировал целые производства продуктов питания. Это очень бюджетное решение для производства, так как все производственные решения начинаются от 350 т.р., а общепит над данный момент в основной поставке в районе 27 т.р.

Собрали очередной консилиум: собственник, финансовый директор, системный администратор, главный бухгалтер, бухгалтера-калькуляторы и, конечно же, текущий интегратор, от которого захотели избавиться. Все это было сделано только для одного — донести данный вопрос до собственника: какие есть последствия прошлого ведения учета и какие перспективы будущего, если не сменить софт.

Собственник долго сопротивлялся, так как привык работать со старым интегратором. Но когда я стал ему озвучивать, на чем он теряет деньги, тут у него в глазах заработал калькулятор.

Подробнее о сокращенных затратах в разрезе года:— Сократили одного бухгалтера-калькулятора и за год сэкономили 480 т.р.— Снизили налоговую нагрузку за счет прозрачной системы производства и статей затрат порядка 1.5 млн. р.— Сократили затраты на обслуживание старой системы порядка 240 т.р.

В сухом итоге около 2.5 млн рублей в год. Нормально так терял собственник.

«Помарочный» ЕГАИС и легкая адаптация

2017 год. Год, когда весь общепит обязали перейти на ЕГАИС, а точнее тот общепит, что имеет лицензию на торговлю алкоголем.Пришлось долго развеивать страхи бухгалтерии, что ничего там сложного нет.

Пришла входящая ТТН, ее приняли и сделали на основании входную накладную. Очень удобно, нет необходимости делать двойную работу, набивать накладные ручками. Самое сложное было сделать сопоставление с ЕГАИС справочником контрагентов и номенклатуры.

Благополучно внедрили и обучили бухгалтера. Все пошло не сказать, что как по маслу, но тогда и сама система была «необкатанная», так как у общепита своя специфика. Если в рознице, ты пришел и купил алкоголь, и тебе пробили бутылку, то здесь необходимо сделать такой документ, как акт вскрытия, который в принципе делает тоже самое, но через другой вид операции.

Наступил 2018, и пришел ЕГАИС «помарочный». Вот тут конечно добавилось головной боли.

Причем добавилось как для бухгалтерии, так и для официантов. Так как фронтовое решение не поддерживало списание алкоголя через ЕГАИС и требовало дополнительного софта и «железа», мной была предложена иная схема.

Так как у нас стоит полноценный сервер с RDP подключениями, который я также внедрил на данной предприятии, то мы просто подключили терминальные сессии к компьютеру касс. Три точки: бар и два ресторана, все работают в разное время.

Фишка в том, что когда нужно списать ту или иную бутылку, официант просто переходит в терминал и в подготовленной форме сканирует нужную бутылку, и отсюда делается акт на списание. При такой схеме мы купили только три сканера по 3 т.р., и все заработало. Затратив всего 9 т.р., головная боль была закрыта без иных дорогостоящих схем.

Внедрение одного решения на каждую кассу встало бы компании минимум 30 т.р. без учета оборудования. В итоге экономия в 90 т.р. только на софте, не считая стоимости работ и поддержки системы. Поддержка в долгосрок может вылиться в круглую сумму. Даже если тратить 2 т.р. на каждую кассу, а их 3, это 6 т.р. в месяц или 36 т.р. в год.

Leo Keeper автор Телеграм-канала "Реальная Автоматизация"

Материал опубликован пользователем.
Нажмите кнопку «Написать», чтобы поделиться мнением или рассказать о своём проекте.

Написать
{ "author_name": "Leo Keeper", "author_type": "self", "tags": [], "comments": 1, "likes": -2, "favorites": 19, "is_advertisement": false, "subsite_label": "finance", "id": 73930, "is_wide": false, "is_ugc": true, "date": "Wed, 03 Jul 2019 15:17:03 +0300", "is_special": false }
0
{ "id": 73930, "author_id": 321501, "diff_limit": 1000, "urls": {"diff":"\/comments\/73930\/get","add":"\/comments\/73930\/add","edit":"\/comments\/edit","remove":"\/admin\/comments\/remove","pin":"\/admin\/comments\/pin","get4edit":"\/comments\/get4edit","complain":"\/comments\/complain","load_more":"\/comments\/loading\/73930"}, "attach_limit": 2, "max_comment_text_length": 5000, "subsite_id": 199119, "last_count_and_date": null }
1 комментарий
Популярные
По порядку
0

У вас три точки находятся в одном помещении что ли? Иначе это получается нарушение 54-ФЗ

Ответить
{ "page_type": "article" }

Прямой эфир

[ { "id": 1, "label": "100%×150_Branding_desktop", "provider": "adfox", "adaptive": [ "desktop" ], "adfox_method": "createAdaptive", "auto_reload": true, "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "pp": "g", "ps": "bugf", "p2": "ezfl" } } }, { "id": 2, "label": "1200х400", "provider": "adfox", "adaptive": [ "phone" ], "auto_reload": true, "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "pp": "g", "ps": "bugf", "p2": "ezfn" } } }, { "id": 3, "label": "240х200 _ТГБ_desktop", "provider": "adfox", "adaptive": [ "desktop" ], "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "pp": "g", "ps": "bugf", "p2": "fizc" } } }, { "id": 4, "label": "Article Branding", "provider": "adfox", "adaptive": [ "desktop" ], "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "p1": "cfovx", "p2": "glug" } } }, { "id": 5, "label": "300x500_desktop", "provider": "adfox", "adaptive": [ "desktop" ], "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "pp": "g", "ps": "bugf", "p2": "ezfk" } } }, { "id": 6, "label": "1180х250_Interpool_баннер над комментариями_Desktop", "provider": "adfox", "adaptive": [ "desktop" ], "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "pp": "h", "ps": "bugf", "p2": "ffyh" } } }, { "id": 7, "label": "Article Footer 100%_desktop_mobile", "provider": "adfox", "adaptive": [ "desktop", "tablet", "phone" ], "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "pp": "g", "ps": "bugf", "p2": "fjxb" } } }, { "id": 8, "label": "Fullscreen Desktop", "provider": "adfox", "adaptive": [ "desktop", "tablet" ], "auto_reload": true, "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "pp": "g", "ps": "bugf", "p2": "fjoh" } } }, { "id": 9, "label": "Fullscreen Mobile", "provider": "adfox", "adaptive": [ "phone" ], "auto_reload": true, "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "pp": "g", "ps": "bugf", "p2": "fjog" } } }, { "id": 10, "disable": true, "label": "Native Partner Desktop", "provider": "adfox", "adaptive": [ "desktop", "tablet" ], "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "pp": "g", "ps": "clmf", "p2": "fmyb" } } }, { "id": 11, "disable": true, "label": "Native Partner Mobile", "provider": "adfox", "adaptive": [ "phone" ], "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "pp": "g", "ps": "clmf", "p2": "fmyc" } } }, { "id": 12, "label": "Кнопка в шапке", "provider": "adfox", "adaptive": [ "desktop" ], "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "p1": "bscsh", "p2": "fdhx" } } }, { "id": 13, "label": "DM InPage Video PartnerCode", "provider": "adfox", "adaptive": [ "desktop", "tablet", "phone" ], "adfox_method": "createAdaptive", "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "pp": "h", "ps": "bugf", "p2": "flvn" } } }, { "id": 14, "label": "Yandex context video banner", "provider": "yandex", "yandex": { "block_id": "VI-223676-0", "render_to": "inpage_VI-223676-0-1104503429", "adfox_url": "//ads.adfox.ru/228129/getCode?pp=h&ps=bugf&p2=fpjw&puid1=&puid2=&puid3=&puid4=&puid8=&puid9=&puid10=&puid21=&puid22=&puid31=&puid32=&puid33=&fmt=1&dl={REFERER}&pr=" } }, { "id": 15, "label": "Баннер в ленте на главной", "provider": "adfox", "adaptive": [ "desktop", "tablet", "phone" ], "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "p1": "byudx", "p2": "ftjf" } } }, { "id": 16, "label": "Кнопка в шапке мобайл", "provider": "adfox", "adaptive": [ "tablet", "phone" ], "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "p1": "byzqf", "p2": "ftwx" } } }, { "id": 17, "label": "Stratum Desktop", "provider": "adfox", "adaptive": [ "desktop" ], "auto_reload": true, "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "pp": "g", "ps": "bugf", "p2": "fzvb" } } }, { "id": 18, "label": "Stratum Mobile", "provider": "adfox", "adaptive": [ "tablet", "phone" ], "auto_reload": true, "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "pp": "g", "ps": "bugf", "p2": "fzvc" } } }, { "id": 19, "disable": true, "label": "Тизер на главной", "provider": "adfox", "adaptive": [ "desktop", "tablet", "phone" ], "auto_reload": true, "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "p1": "cbltd", "p2": "gazs" } } }, { "id": 20, "label": "Кнопка в сайдбаре", "provider": "adfox", "adaptive": [ "desktop" ], "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "p1": "cgxmr", "p2": "gnwc" } } } ] { "page_type": "default" }