Внедрение управленческих отчетов в компании по бурению скважин

В сегодняшнем материале хотим поделиться с вами кейсом внедрения управленческого учета в компанию по бурению скважин, которое мы недавно завершили.

В закладки

Все данные, представленные в изображениях и отчетах, демонстрационные и не имеют ничего общего с данными компании-заказчика.

Клиент: Компания клиента занимается бурением колодцев, установкой септиков и их ремонтом. Работает во Владимирской области, в городе Юрьев-Польский. Клиенты — физические и юридические лица, привлекаемые с тендеров. На каждый объект выделяется бригада рабочих во главе с бригадиром. Всего в компании работает 20 человек.

Задача: Внедрить управленческую отчетность, создать систему отчетности, которая позволит получать достоверную информацию о работе и контролировать финансы в компании.

Что было с учетом в компании

Собственник ориентировался исключительно на остатки денег на счетах и наличные, которые поступают от клиентов. При этом учет в компании не велся ни в каком виде, данные не фиксировались и не записывались. У клиента не было ни 1С, ни табличек в экселе, ни записей в журнале. В компании не формировалась отчетность, и собственник не обладал информацией о текущей ситуации с финансами.

Проблемы и особенности

  • Неизвестна рентабельность направлений, бригад, объектов.
  • Неизвестно, сколько компания зарабатывает прибыли и сколько можно забирать дивидендов.
  • Нет уверенности, что деньги на закупку тратятся правильно и оптимально.
  • Кассовые разрывы в компании (нехватка денег для оплаты обязательств).
  • Нет уверенности, что сотрудники не воруют (расходные материалы, деньги).
  • Непонятно, в каком финансовом состоянии находится компания.
  • Неизвестно, как и где можно оптимизировать и улучшить работу компании.

Решение

Этап 1. Составили и подписали техническое задание

Для того, чтобы результат проекта соответствовал ожиданиям заказчика, после заключения договора мы всегда составляем техническое задание. Когда заказчик только обратился к нам, он знал о своих проблемах, но не знал как их решить. В режиме обсуждения мы собрали перечень отчетов и показателей, которые он хочет получать и анализировать, а затем оформили это в виде технического задания.

Пример технического задания Компания «Аутфинанс»

Этап 2. Настроили учетную систему

На старте проекта у клиента не было никаких источников получения информации о состоянии финансов. Чтобы собирать данные, мы использовали собственную учетную систему «Аутфинанс».

Она была разработана как нечто среднее между 1С и Гугл таблицами. Так как, в некоторых случаях 1С использовать необязательно, слишком сложно или просто нет желания. А Гугл таблицы имеют ограничение по нагрузке, возможности создать доступы для разных сотрудников, автоматизации и безопасности.

Учетная система состоит из трех журналов учета: журнал сделок, журнал учета средств и журнал учета материалов (склад). В эти журналы сотрудники компании должны вносить информацию, необходимую для учета.

Главная страница учетной системы, открывающая журналы Компания «Аутфинанс»

2.1 Журнал учета сделок

Каждая сделка, по которой заключен договор, заносится в журнал учета сделок. Необходимо зафиксировать всю информацию, которая доступна: по какому адресу продали, кто из менеджеров продал, что было источником продажи, что именно было продано, по какой цене и в каком количестве, какая работала бригада на объекте и т.д.

Объявление на vc.ru

Эта информация используется для аналитики и формирования Отчета о прибылях и убытках, который показывает, сколько зарабатывает компания и кто ей приносит деньги (менеджеры, бригады, клиенты).

2.2 Журнал учета средств

Для внедрения управленческой отчетности в компании не имеет значения серая или белая бухгалтерия, платили с ООО или ИП. Все деньги, которые поступают или уходят из компании (поступления и списания), фиксируются в журнале учета средств. Данные фиксируются подробно: когда был платеж, с какого счета, по какой статье, на какую сумму, кому и т.д.

На основе этих данных формируется Отчет о движении денежных средств, который показывает, куда компания тратит деньги и откуда получает (контрагенты, статьи, счета).

2.3 Журнал учета материалов (склад)

Движение материалов со склада или на склад фиксируется в этом журнале. Кладовщик вводит информацию о том, когда, сколько и откуда было закуплено материала. То же самое со списанием материалов со склада. Кладовщик видит остатки на текущий момент, какие материалы есть на складе, в каком количестве и на какую сумму, и планирует закупку в зависимости от наличия.

Этап 3. Настроили систему отчетов

После того, как данные попадают в учетную систему, они представляют из себя лишь набор сырых данных, которые нужно уметь анализировать. Не все собственники и руководители самостоятельно разбираются в анализе данных. Для того, чтобы аналитика была дружелюбна и доступна пользователям с любым уровнем подготовки, во всех своих проектах мы внедряем приложение для бизнес-аналитики Microsoft Power BI. Приложение организовано по принципу, чтобы аналитика была доступна без специальных знаний.

Понятные диаграммы, настраиваемые срезы (фильтры) и другие инструменты помогают изучить данные с разных сторон и сделать выводы быстро. Power BI позволяет собрать данные из разных источников в одном месте: CRM, ERP, систем веб-аналитики, колл-трекинга, 1С, баз данных и других систем где есть API. Если клиенту понадобится разработать новый отчёт, мы заберём данные из любой системы, и он появится в приложении Power BI в привычном для него виде.

3.1 Отчет о движении денежных средств

Данный отчет собирается на основе журнала учета средств. Для отображения данных в удобном виде мы используем графики, диаграммы, матрицы и таблицы и создаем систему срезов из 7 разных фильтров для подробного изучения. При выборе конкретного фильтра, данные обновляются «на лету» и информация изменяется в соответствии с выбранным фильтром.

Отчет показывает:

  • Сколько денег поступило и сколько было потрачено.
  • По каким статьям поступали и тратились деньги.
  • Общий остаток денег и остаток на разных счетах (наличные, расчетные счета).
  • Кто из контрагентов приносит и забирает больше всего денег.
  • Какой остаток денег за период после всех операций.
  • По каким счетам проходит основная масса операций.

3.2 Отчет о сделках, прибылях и убытках

Отчет собирается на основе журнала сделок и, частично, журнала учета средств, которые мы рассмотрели выше. Данные можно сортировать в 6 срезах: по категории, источнику сделки, номеру договора, контрагенту, менеджеру и бригаде.

Так как компания занимается бурением скважин по всей Владимирской области, клиент пожелал собирать информацию о том, как проходило бурение по выполненным сделкам. Для этого мы создали карту, которую можно подробно изучать для определения себестоимости бурения, возможных проблем и т.д. Также карту можно вставить фреймом на сайт компании.

Отчет показывает:

  • Какая была выручка и прибыль.
  • Кто и сколько денег должен по выполненным сделкам (дебиторка).
  • Какие из бригад, менеджеров, направлений, сделок, источников более прибыльны (валовая прибыль).
  • Растет ли рентабельность валовой прибыли и чистой прибыли со временем.
  • Зависит ли срок работ от роста количества сделок.
  • Какие расходы по сделкам несет компания, и какую долю занимает каждый из них в общей сумме.

3.3 Отчет по складу

Данный отчет собирается на основе журнала учета материалов (склад). Отчет интерактивный, данные можно изучать в разрезе: по типу (поступление/списание), складу, материалу, контрагенту, номеру договора, бригаде.

Отчет показывает:

  • Сколько пришло и сколько списалось материала со склада.
  • Какой остаток на каких складах в количестве и суммах.
  • От каких контрагентов поступал материал и на каких контрагентов и сделки списывался.
  • По каким ценам закупается материал (максимальные, минимальные и средние цены).

Этап 4. Обучение сотрудников

Когда учетная система и система аналитики были готовы, мы провели обучение для сотрудников. Объяснили, как пользоваться приложением «Аутфинанс», помогли завести стартовые позиции (остатки на счетах, остаток материала, сделки в работе) и показали, как анализировать данные в приложении Microsoft Power Bi.

Записали видеообучение для действующих сотрудников и для введения в должность новых сотрудников по всем процессам: добавление новых пользователей в приложение, редактирование категорий в журналах, внесение информации в журналы, использование приложения «Аутфинанс», анализ данных в Microsoft Power Bi.

Результат

Внедрили учетную систему, в которой сотрудники фиксируют информацию о сделках, платежах и материалах на складе. Обучили сотрудников пользоваться учетной системой. Разработали и внедрили в компанию функциональные отчеты, которые с помощью фильтров помогают анализировать данные по компании и принимать более точные управленческие решения. Работа компании стала прозрачной для собственника, отчетность соответствует первоначальному запросу клиента и отвечает на его вопросы о финансах компании, которые ранее были неизвестны.

Готовый аналитический отчет по данному проекту, который вы можете самостоятельно изучить и попробовать поработать с ним доступен по ссылке. Отчет интерактивный и кликабельный.

Задавайте ваши вопросы про этот проект и внедрение управленческой отчетности в комментариях.

{ "author_name": "Аутфинанс", "author_type": "self", "tags": [], "comments": 13, "likes": 10, "favorites": 55, "is_advertisement": false, "subsite_label": "finance", "id": 79448, "is_wide": false, "is_ugc": true, "date": "Thu, 15 Aug 2019 16:57:22 +0300", "is_special": false }
Объявление на vc.ru
0
13 комментариев
Популярные
По порядку
Написать комментарий...
1

Как человек, имевший отношение к стройке, прокомментирую: снабженец и кладовщик обычно образуют воровскую ячейку, данные вносятся и выносятся, материалы списываются и перемещаются налево. Прорабы сейчас вообще не умеют писать, а иногда и читать. Попадаются правда толковые, которые хотя бы понимают производственный процесс, за них держишься. Но с отчётностью беда у 99% прорабов. Бухгалтеру вообще всё равно что считать - делают это механически. А учитывая, что данные буху могут поступить с полугодовой задержкой (завалялись в портфеле, на объекте, утрачены, забыли), то вообще «красота» получается.
Для себя вывод: хорошую отчётность можно наладить только там, где бизнес алгоритмизируется. Всё остальное - на ручном управлении.

В закладки добавил, тема важная на самом деле.

Ответить
1

Спасибо за ваш опыт и мнение, Анатолий. Мы не внедряли управленческий учет в крупные строительные компании.
Но есть мысль, что если если есть смета на проект, с учётом внутренних ставок и себестоимости продукции, и делает ее один из сотрудников (проектировщик или проектировщик в связке с менеджером по продажам), закупками занимается второй человек, а за склад отвечает третий, то при фиксировании в учетной системе сметных, закупочных и складских данных можно частично исключить факты воровства. Однако, это не отменяет воровства в закупках.
Воровство в закупках можно постараться исключить внутренними регламентами и процессами закупок в компании. Тут нужно отталкиваться от конкретной организации и её процессов.
По моему личному опыту, любой бизнес можно алгоритмизировать. Алгоритмизировать бизнес позволяет открытый к изменениям собственник, руководитель и директор в связке с внешним консультантом, имеющим экспертизу в конкретной сфере, процессе или отрасли.
Генеральный директор компании «Аутфинанс», Виталий Ельцов.

Ответить
0

Виталий, вы правы, но слишком много если.
Я когда-то сам пытался разобраться в местах утечек и потерь денег и материалов, но безуспешно. Увольнять людей за неведение отчётности прямо здесь и сейчас, когда у тебя одновременно 15 объектов, невозможно.
Смета тоже не библия. Даже при подписанном договоре на этапе закрытия заказчик пытается отжать ещё как минимум 10%. И т.д.и т.п. Короче, забросил я стройку, это нерегулируемый хаос.
Знаю как производятся отделочные работы во Франции, Германии, Прибалтике. Примерно тот же бардак, чуть больше финансового порядка.
В промышленном и крупном строительстве там да, совсем по-другому выстроены цепочки. Но и другие заработки, позволяющие содержать штат и оборудование.

Ответить
0

В любом случае спасибо за развернутые комментарии. Согласен, что много если. Потому что невозможно решить что-то не видя конкретную ситуацию здесь и сейчас. Но я думаю читателям будет полезен ваш опыт. Возможно у кого-то тоже строительная сфера и он не обращает на эти вещи внимания.

Ответить
1

Крутая работа. Правильно ли я понимаю, что это актуально только тогда, когда все необходимые данные достоверно собираются. Без этого смысл в этих отчетах ровным счетом никакого.

Ответить
1

Да. Данные должны вноситься сотрудниками верно и своевременно. Только в этом случае отчет будет отражать реальную картину и помогать собственнику.
Для того, чтобы это выполнялось добросовестно мы всегда обговариваем с заказчиком как мотивировать сотрудников вести учёт вовремя и верно.

Ответить
0

А сколько стоил проект? Сколько времени занял в общей сложности?

Ответить
1

Владислав, внедрение этого проекта стоило 115 000 рублей. Срок внедрения — 2 месяца. Стоимость проекта очень сильно зависит от задач, количества источников данных, которые необходимо сводить. Если есть необходимость во внедрении можем пообщаться с вами где удобнее. Географически мы не привязаны к клиенту и внедряем сейчас учет в РФ, СНГ и Европе.

Ответить
0

Добрый день. Если абонентское обслуживание у программы? Если, да то какая стоимость в месяц?

Ответить
0

Здравствуйте! Уточните пожалуйста о какой программе вы говорите? О нашем приложении «Аутфинанс» или про Microsoft Power Bi?

Ответить
0

Виталий, а в статье "Внедрение управленческих отчетов в компании по бурению скважин." вы рассказываете только о программе? Если, да. Только программа интересует.

Ответить
0

Нет, в статье мы рассказываем о внедрении учёта и отчетности. Учёт мы ставили на базе своего приложения «Аутфинанс». В конкретном кейсе клиент использует наше приложение бесплатно, потому что размер данных, которые клиент хранит очень мал и мы, как компания, не несём затрат на обслуживание его базы данных (да, такое тоже бывает).
Отчетность строится в приложении Microsoft Power Bi. В 80% случаев малому бизнесу будет достаточно бесплатной версии. Версия Pro стоит порядка 15 000 рублей в год (стоимость периодически изменяется), что несопоставимо с полученными данными. Про цену внедрения писал в комментриях выше.
Если вам необходимо внедрение учета, то можете написать мне в Фейсбук (https://www.facebook.com/i.vitaliy.eltsov) или Вконтакте (https://vk.com/vitaliy_eltsov).

Ответить
0

Спасибо

Ответить

Комментарии

null