Мой опыт организации управленческого учета в малом бизнесе

В этой статье ты узнаешь:

- Как сводить в одно место поступления ДС с разных счетов и карт для управленческого учета и контролировать оплаты выставленных счетов.

- Как, не давая доступа менеджерам к расчетным счетам, держать их в курсе оплат клиентов.

- Как удобно рассчитывать менеджера по оплаченным заказам.

- Как отфильтровать клиентов по критериям. Оплата на конкретное юр лицо (в случае если у вас несколько юр лиц), работа под реализацию/отсрочку/за деньги. В случае нескольких видов деятельности, узнать с какими клиентами работаем по каждому направлению деятельности.

- Узнать какая рекламная компания сработала эффективнее всего.

Когда начинал бизнес, были вопросы, как организовать работу с выставлением счетов, контролем оплат, выплат % менеджеру за сделку.

Создал таблицу на базе google-sheets. Заранее завел для каждого сотрудника рабочую почту на gmail.com и добавил всех, чтобы могли просматривать содержимое.

Таблица получилась простая и крайне эффективная, пользуемся ей уже 4 года.

Прописал правила заполнения таблицы для бухгалтера на дополнительной вкладке. Вплоть до того, что ставим запятые в суммах с копейками. Точки запрещено ставить.

Там же указал данные для выпадающих списков. Для колонок, в которых необходим строгий выбор значений.

Со временем количество записей увеличилось, и понадобился быстрый и точный поиск. На данный момент мы приближаемся к 2 000 записям. Стандартная поисковая строка google sheets работает прекрасно. Вызывается сочетанием «ctrl + f». Можно искать по сумме счета, названии контрагента. Для более точного поиска я использую уникальный код сделки.

Менеджер, когда хочет выставить счет, пишет запрос бухгалтеру по e-mail с перечнем товаров.

В ответ менеджер получает готовый счет, а бухгалтер вносит информацию в таблицу.

Первый столбец. В таблицу вносится код сделки. Первый номер – это порядковый номер клиента, заведенного в базе. После тире – номер сделки. Буквы RU, KZ, BY – обозначают с какой страны клиент. Можно очень много узнать о сделке, посмотрев лишь на код.

Второй столбец. Наименование контрагента. То есть название юр лица или физ лица.

3-й столбец. Сумма выставленного счета.

4-й столбец. Дата выставленного счета.

5-й столбец. Если какие-то скидки, уступки ставим «Да». Если заказ размещен по акции – то ставим номер акции. Потом удобно фильтровать по номерам акций, и понимать какая была эффективнее.

6-й столбец. Понимаем, от какого юридического лица был выставлен счет, и куда ожидать поступления. У нас 1 юр лицо работает с НДС, второе без НДС.

7-й столбец. Не все клиенты готовы платить сразу деньги. С кем-то удается работать только под реализацию, с кем-то договариваемся по отсрочке платежа. Поэтому полезно знать, на каких условиях выставлен счет. Возможные варианты: «под реализацию», «отсрочка платежа», «за деньги».

8 и 9 столбец указывает количество единиц продукции в заказе. А также мы можем проверить, закупается продукция из наличия или товар нужно произвести. Для нас это важно, так как это разные направления деятельности для компании. Это также важно для подсчета % менеджера за заказ. Менеджерам выплачивается разный процент за сделки со склада и производственные заказы.

10 колонка. Сумма поступления. Мы можем сравнить с суммой в 3-й колонке, и понять прислал клиент необходимую сумму или есть расхождение и требуется связаться и выяснить причину.

11 колонка. Дата поступления.

12 колонка. Комментарий. Колонка нам позволяет понять, оплата по сделке получена полностью или клиент прислал только часть. Не всегда удобно/есть возможность выставлять счет на всю сумму и разрешить клиенту оплату частями по одному счету. Например, по нашему зарубежному направлению сумма счета зависит от курса доллара США. Поэтому нужно на каждую оплату выставлять отдельный счет. Но эти несколько счетов в рамках одного заказа. Тут нам и приходит на помощь колонка №12. Если стоит комментарий «1 из 1» – это значит, что 1 счет из всего 1 возможного выставлен. Комментарии «1 из 2», «2 из 2» означают, что по данной сделке будет 2 счета. 1 раз в 2 месяца я пробегаюсь глазами и проверяю. Если есть «1 из 2» комментарий, значит должен быть «2 из 2». Если второго комментария нет, это значит, что заказ еще в работе или менеджер не выставил второй счет и нужно обратить внимание на этот момент.

13 колонка. Ответственный менеджер по сделке.

Все предыдущие колонки заполнялись бухгалтером.

14 и 15 колонки заполняются сотрудником, ответственным за расчет менеджеров по зарплате. Это может быть бухгалтер, генеральный директор, собственник бизнеса. В 14 колонке после выплаты % за сделку менеджеру проставляется статус «выплачено». Есть еще статус «без оплаты». Крайне редко используется, но необходим в случаях, когда товар отгружается по себестоимости или в качестве подарка, компенсации клиенту.

Бухгалтер просматривает каждое утро и в обед расчетные счета. Вносит все оплаты в таблицу. Менеджеры видят в реальном времени все изменения. С полностью оплаченных счетов снимается красное, жирное выделение. Если есть переплата – вся строка выделяется зеленым. Если по сумме оплаты вопросов нет, но есть неточности в реквизитах, проблемы с закрывающими документами – выделяется фиолетовым цветом. Пока присутствуют какие-либо цветовые отметки у сделки - % менеджеру выплачен не будет.

Если клиент вносит оплату частями, например, в случае работы под реализацию, менеджер получает % за сделку, только когда счет закрыт полностью.

Очень важно, чтобы все участники понимали, кто за что отвечает.

Менеджеры имеют доступ только на просмотр. Права редактирования есть у бухгалтера для ведения таблицы и у администратора (генеральный директор, собственник бизнеса). Бухгалтер ответственен за ведение таблицы и за правильность внесения данных.

Настроить права доступа можно в верхнем правом углу – большая кнопка «права доступа».

Там же ставим галочку на запрете скачивать, печатать, копировать таблицу.

Все изменения сохраняются автоматически. Проверить, кто и когда вносил изменения в таблицу можно в истории.

Расчет процента по сделкам менеджеров на основании данных таблицы.

Чтобы отфильтровать сделки конкретного менеджера, нужно перейти в приватный режим просмотра, чтобы отфильтрованные данные не мешали остальным участникам просматривать таблицу. Для этого нажимаем «ctrl + A » 1 или 2 раза пока заголовки столбцов и строк не станут черными.

Далее в верхнем меню таблицы Данные – Фильтры – Создать новый фильтр.

Над названиями столбцов добавится еще одна черная полоска. Это значит, что мы попали в приватный режим. Можем фильтровать, никому не мешая.

Возле названий, которые мы присвоили столбцам, появились «воронки». Нажимаем, видим по каким статусам мы можем отфильтровать данные в колонке.

Нажимаем, выбираем «Очистить». Ставим галочку только на том менеджере, чьи заказы собираемся посчитать. Если менеджеров много, пользуемся строкой поиска. Выбрали нужного, кликаем «Ок». Таблица отфильтровала только сделки нужного менеджера.

Таким же образом фильтруем следующий столбец «Расчет с сотрудником». Выбираем значение «Пустые», чтобы исключить все сделки, по которым выплата уже была произведена.

Далее я переношу сделки, которые были оплачены в отчетном периоде (месяце) в файл-калькулятор для автоматического подсчета процента. Рассмотрим файл подсчета в отдельной статье.

После расчета менеджера обязательно вносим статусы по сделкам «выплачено» и дату выплаты. Важно чтобы статус, который вы пишите, был одинаковым. Дата выплаты за 1 месяц была одной.Это, поможет легко и быстро искать, по каким сделкам был рассчитан менеджер в определенном месяце.

Поможет определить, какие клиенты платят на то или иное юридическое лицо. Например, у нас одно юр лицо работает с НДС, другое без НДС. И нам нужно произвести крупную выплату поставщику сырья с НДС. Мы фильтруем всех клиентов, которые платят с НДС и начинаем их стимулировать совершить покупку.

Другая ситуация. Нужно поработать с дебиторской задолженностью. Нам нужно понять, кто у нас берет продукцию под реализацию и с отсрочкой оплаты. Фильтруем столбец №7 по описанному способу выше. Галочки ставим у статусов «отсрочка» и «под релиз». Получаем список для звонков.

Таблица универсальна и вы можете добавлять и другие колонки для последующего анализа.

Следите, чтобы она не становилась перегруженной. Чем больше данных, тем больше требуется усилий для поддержания таблицы в рабочем состоянии.