Таблица учета времени сотрудников для расчета рентабельности проектов

По этой ссылке расположен шаблон таймшита, а также расчет рентабельности проектов и эффективности сотрудников. Таймшит является достаточно распространенным инструментом для учета рабочего времени персонала в сфере консалтинга и мощным помощником в расчете рентабельности проектов, но мы думаем, он также подойдет для других компаний из сферы услуг.

Таймшит позволит:

• Рассчитать рентабельность проектов и понять, где компания работает в минус
• Оценить эффективное рабочее время сотрудников. На основе этих данных можно скорректировать стоимость часа сотрудника/грейда
  
• Оценить время на “шаблонные” или похожие процессы, если они имеются и скорректировать нормативы по этим процессам
  

Для сферы услуг, где сотрудники являются основной производящей единицей и где есть абонентские проекты: ежемесячное бухгалтерское обслуживание, smm сопровождение, техподдержка проектов, доработки сайта и так далее.

Для разовых, но продолжительных/многоэтапных проектов: разработка “убийцы” facebook или uber, аудит бухгалтерии, разработка маркетинговой стратегии, подготовка цикла статей для PR-кампании и так далее.

Также этот инструмент подходит для компаний, которые оказывают услуги в оффлайн. Например: бьюти индустрия, общепит.

Например, в Битрикс24 есть функция “учет рабочего времени по задаче” или в Trello при закрытии задачи можно записать потраченное время.

Так зачем использовать таймшит и расфокусировать свое время, если с помощью таск-трекеров можно точно измерить время задачи или проставить его самостоятельно при закрытии задачи?

Вся фишка в удобности:

• С помощью таймшитов можно замерять время, которое тратится не только на задачи по проекту, но также на не проектные задачи (обед, отдых, коммуникация внутри компании и др.). 3 клика за 10 секунд и отметка о выполнении задачи готова. В таск-трекере на каждую не целевую задачу нужно создавать задачу по шаблону - это дополнительное время.

• Допустим, у smm агентства 10 проектов, в которых каждую неделю нужно подготавливать контент (придумывать креатив, дизайнить изображение, настраивать таргетинг, согласовывать контент с клиентом), отмечать трудозатраты по этим проектам в таймшите не составит труда. С таск-трекерами сначала придется найти нужную задачу, а только потом вносить данные.

• Сведение данных. Чтобы посчитать загрузку сотрудников, их эффективное рабочее время и рентабельность проектов необходимо собрать информацию с таск-трекеров, а потом перенести ее в google sheets или excel с управленческой отчетностью (либо в любой другой инструмент). С таймшитом в google sheets можно легко фильтровать данные и передавать их в нужную таблицу в режиме онлайн. Менеджеру проектов остается только наблюдать за корректным и своевременным заполнением таймшитов.

По нашему личному опыту (аутсорсинг бухгалтерии) переход на таймшиты позволил сократить время на ежедневную отчетность сотрудников с 15-25 минут, до 5-10 минут и повысить лояльность персонала к системе отчетности - работать с таймшитами оказалось намного удобней, и сотрудники стали меньше “сопротивляться” замерам и точней отображать данные.

Результат: скорректировали чеки проектов, которые раньше “казались” нам рентабельными и уточнили нормативы по процессам.

• Нет возможности отслеживать статус по задаче и вести обсуждение по задаче/проекту. Однако в google sheets можно сделать "Франкенштейна": таймшит + тасктрекер. Вопрос в удобстве, реализации и в вашем желании этим заниматься.
• Сотрудники могут некорректно отображать затрачиваемое время и отторгать систему, вообщем бойкотировать систему. Но это проблемы корп культуры, а не инструмента.
  
• Расфокусировка внимания - CRM, таск-трекер, таймшит, другой софт для работы. Чем больше окон, тем ниже производительность.
  
• Возможно, нелогично использовать таймшиты, если у вас 2 проекта с 3 задачами.
  

На западном рынке этот инструмент достаточно распространен и есть сервисы с “красивым интерфейсом” например тут. Также есть решения на российском рынке тут. Но честно, мы пробовали демо-доступы таких сервисов и в плане удобства google sheets ничем не уступает, если, конечно, вам не нужен gps трекинг, мобильное приложение и не хочется “допиливать” google sheets.

Надеемся, что этот материал и наш опыт был полезен. Если у вас возникнут какие-либо вопросы по учету времени или управленческому учету, то мы с радостью на них ответим.

Поделитесь своим опытом учета времени сотрудников в комментариях. Интересно послушать к каким инструментам вы пришли и какой эффективности добились.

Материал подготовили S4 Consulting.