Делимся моделью, в которой организован учет в helpexcel.pro. Мы создали таблицу на основе выдержки из нескольких успешных работ. Таблица подойдёт для компаний с проектной деятельностью.
О шаблоне
Таблица состоит из двух основных элементов.
1. Области учета
Лист для ведения параметров проектов.
Лист учёта финансов.
2. Области отчетности
Отчет о движении денег.
Отчет по финансам проектов.
Отчет о прибылях и убытках (расходы формируются кассовым методом).
Отчет по выплатам сотрудникам и контрагентам.
Ссылка на таблицу в конце статьи. Рекомендуем прочесть до конца, чтобы не сделать ошибок при настройке и правильно понять суть.
Учёт проектов
На данном листе ведём проектный учёт. Это наименования проектов, статусы работы.
Ячейки фиолетового цвета записывает пользователь. Серые считаются формулами и выводят сводные данные.
При необходимости вы можете добавить нужные вам столбцы для ввода параметров проектов. На вычисления это не повлияет и ничего не сломается.
Учёт финансов
Лист предназначен для записи приходных и расходных операций. Он является источником информации для построения отчётов. Поля листа, необходимые для каждого из отчётов, будут описаны ниже.
Значения выпадающих списков регулируются на листе «Справочник».
Отчёт о движении денег
Отчёт формируется на листе “Cash Flow”. В выпадающих списках над отчётом можно определить год и проект, в разрезе которого он выводится. Если поле для выбора проекта пустое, отчет строится по всем проектам и компании в целом.
Для отчета важны следующие поля на листе «Учёт финансов»:
Дата операции.
Статья ДДС.
Сумма.
Статьи отчета определяются выбором из выпадающего списка в форме отчёта. Предварительно должны быть введены статьи ДДС на лист справочника.
Поля «Дата начисления», «Проект», «Сотрудник/контрагент» заполняются при необходимости.
Отчёт по финансам проектов
Лист “Cash Flow проектов” является производным от отчета о движении денег. Для каждого проекта выводятся сводные поступления и расходы.
На листе предусмотрено десять мини-форм. Одна форма — один проект. Проект выбирается в выпадающем списке левого верхнего угла формы отчета.
Для отчета важны следующие поля на листе «Учёт финансов»:
Дата операции.
Статья ДДС.
Сумма.
Проект.
Отчёт по выплатам контрагентам и сотрудникам
Нужен для того, чтобы в динамике видеть суммы выплат по составляющим себестоимости услуг.
Наименования контрагентов и фамилии сотрудников в форме отчётов являются выпадающими списками в поле «Сотрудник/контрагент» листа «Учёт финансов».
То есть чтобы получить правильный справочник на листе учета финансов, нужно заполнить столбец В отчета по выплатам сотрудникам и контрагентам.
Для отчета важны следующие поля на листе «Учёт финансов»:
Дата операции.
Сотрудник/контрагент
Сумма.
Отчёт о прибылях и убытках (P&L)
Он сделан по методологии, рассчитанной именно под наши процессы. Мы руководствовались принципом минимизации пользовательских действий. Отчет строится кассовым методом.
Мы выделяем несколько составляющих расчета прибыли, которые связаны со статьями ДДС в справочнике.
В заданный период отчета информация попадает по дате начисления, которую указывает пользователь на листе учета финансов.
Например, мы в ноябре выдали заработную плату, начисленную в октябре. Тогда дату операции указываем текущую, а дату начисления октябрь. В ДДС мы увидим сумму в ноябре, а в расчете прибыли в октябре.
Если не указывать дату начисления, то формулы автоматически приравнивают ее к дате операции. Пользователь может поменять дату в любой момент.
Выручка считается только по поступлениям с галочкой в поле «Акт подписан» листе учета финансов.
Пора поделиться шаблоном таблицы
Чтобы увидеть ее полную функциональность, создайте копию, в меню: Файл → Создать копию.
Очень рад что наткнулся на вас) Уже месяца два думал как сделать складской учет проще через бота в тг, а оказывается, что эту идею уже реализовали наши ребята) Спасибо вам!
Потестировал ваши таблицы - ЭТО ПРОСТО ПУШКА! Решили мою проблему за 20 минут)) Пол года искал решение, типо "Мой склад", но там все через костыли, а у вас через бота, это очень удобно! Спасибо ребята за вашу работу, вы лучшие!)))
Польза: рассмотрите вариант сделать виджет для iPhone, чтобы можно было мониторить главные показатели: выручка/чистая прибыль/рентабельность/средний чек/количество чеков/баланс на расчетном счете/ (за 1 день/ 7 дней/ 30 дней)
Это еще в 100 раз удобнее, по одному свайпу понимать какие показатели у компании!
Что-то типо того, как на скрине
За виджет готов заплатить) Спасибо!
Мы вот-вот выпустим обновление и сможем удивить новыми функциями. То решение, о котором вы пишете мы сделали год назад буквально за день и планировали использовать как лидмагнит. Но так вышло, что им уже активно пользуются сотни пользователей.
По поводу виджета:
Думаю, что можно не заморачиваться сверхсложными решениями и сделать отправку отчета телеграм ботом. Срез данных отчета будет доступен в уведомлениях, а его расширенная версия в боте. В ближайшем релизе подобных отчетов не планировали, но идея хорошая и безусловно требует проработки. Большое вам спасибо за комментарии. Подобные отзывы мотивируют не останавливаться и продолжать делать, точно понимая, что усилия не будут напрасными!
И кстати, основой для обновления будет таблица из этой статьи) Если уже посмотрели на бота+таблицу, которую можно получить на главной странице нашего сайта, то сможете оценить разницу.
Да, простого отчета в телеграмм будет вполне достаточно, если что, то попытаюсь разузнать у друга по поводу виджетов, он больше в разработке приложений под iOS разбирается, возможно он эту задачу возьмет под себя)
UPD
А скажите пожалуйста, когда будет чат бот для учета небольшого склада, того что вы писали в статье от 10 ноября? Очень нужна таблица с ботом, прямо без нее никак :с Пока увидел только Демо
Для микропредприятия нужна как раз такая таблица, где ведется простой складской учет + ваша первая таблица "Учет финансов (создайте копию)"
Вот прямо очень нужно, мы скоро запускаемся, у нас максимум 60 позиций, нужны простые метрики: категория/ наименование/ артикул/ себестоимость продукта/ розничная цена/ доходность(чистая)/ эквайринг
Думайте о монетизации, очень классно делаете) Может быть ссылку на Донат в таблицу добавьте :)
Таблицу учета склада можем уже сейчас под вас настроить. Напишите мне в вк, пжл, ссылка есть в профиле.
А о монетизации думаем, как раз обновление будет немного платным. Это будет неким трипваером. Что-то не дорогое. Таким образом мы планируем завоевывать лояльность.
Была опечатках месяце, спасибо за внимательность.
На листе «учёт финансов» есть поля: дата операции и дата начисления. И в статье приводится пример как заполнение этих полей влияет на отображение в отчете о движении денег и отчете о прибылях и убытках.
Нам больше удобны Гугл Таблицы. Если их правильно использовать, то они намного эффективнее, так как их можно полностью подстроить под процессы. Мы к ним подключаем интеграции с банком, делаем ввод через Телеграм бота. Плюс у нас операционные процессы, такие как учёт времени и договорная работа, организованы в таблицах.
Лучше для каждой выплаты создавать отдельную строку на листе "учет финансов". Тогда вы сможете в отчете по выплатам сотрудникам и контрагентам видеть динамику.
спасибо большое. было бы конечно хорошо , если бы Вы показали как вы это сделали(именно про контрагентов). а то я уже не хочу новую таблицу начинать =)
В самый первый столбец листа "сотрудники/контрагенты" через = вывел значения столбца В, поменял выпадающий список, ссылаясь на этот столбец. И закрасил белым цветом, чтобы не было видно)
Уже начал пользоваться таблицей и тут появилась v2 - в частности исправление ошибки по указанию контрагента в расходах. как безошибочно перенести внесенные данные? и почему в P&L Маржинальный доход является суммой Выручки и Себестоимости? По-моему это разница между Доходом и Расходом
Перенести данные можно просто копированием, ничего не сломается. Если будут сложности - напишите, поможем разобраться.
А в PL была ошибка, исправили. Спасибо за комментарий!)
И показатель Прибыли в P&L видимо тоже не очень корректно указан? Там сейчас сумма, а по-моему это должна быть разница между Выручкой и всеми расходами. Так?
Учет идет по движению денежных средств с привязкой к проектам. Но если оплаты идут на контрагента, материалы от которого поступают по несколько проектам одновременно, еще и оплаты с отсрочкой. Как эти оплаченные суммы разнести по проектам? и получается учет идет с отставанием в связи с отсрочками платежей.
Для более точной картины лучше оплаты контрагентам по нескольким проектам разделить на несколько операций.
В текущей версии таблицы не учитываются отсрочки, только факт оплаты.
есть ли программное решения, как вести учет по нескольком проектам с учетом отсрочек платежей? делить оплаты не реально. Есть общая сумма задолженности, которая увеличивается (отгрузки постоянные на несколько объектов) и погашается постепенно в рамках договорных обязательств. Возможно ли учет привязывать к первичным документам поступления товаров и услуг? или это не верно?
Нет четких правил, заставляющих в обязательном порядке считать определенные показатели. Нам удобна именно эта форма. Если вам нужна вдруг точка безубыточности, вы можете сделать расчеты у себя.
