Шаблон таблицы управленческого учёта и инструкция

Полноценная модель учёта финансов проектных компаний. Простая таблица, где обычными формулами строятся отчёты на основе учётной информации.

В закладки
Слушать

Делимся моделью, в которой организован учет в helpexcel.pro. Мы создали таблицу на основе выдержки из нескольких успешных работ. Таблица подойдёт для компаний с проектной деятельностью.

О шаблоне

Таблица состоит из двух основных элементов.

1. Области учета

  • Лист для ведения параметров проектов.
  • Лист учёта финансов.

2. Области отчетности

  • Отчет о движении денег.
  • Отчет по финансам проектов.
  • Отчет о прибылях и убытках (расходы формируются кассовым методом).
  • Отчет по выплатам сотрудникам и контрагентам.

Ссылка на таблицу в конце статьи. Рекомендуем прочесть до конца, чтобы не сделать ошибок при настройке и правильно понять суть.

Учёт проектов

На данном листе ведём проектный учёт. Это наименования проектов, статусы работы.

Ячейки фиолетового цвета записывает пользователь. Серые считаются формулами и выводят сводные данные.

При необходимости вы можете добавить нужные вам столбцы для ввода параметров проектов. На вычисления это не повлияет и ничего не сломается.

Учёт финансов

Лист предназначен для записи приходных и расходных операций. Он является источником информации для построения отчётов. Поля листа, необходимые для каждого из отчётов, будут описаны ниже.

Значения выпадающих списков регулируются на листе «Справочник».

Отчёт о движении денег

Отчёт формируется на листе “Cash Flow”. В выпадающих списках над отчётом можно определить год и проект, в разрезе которого он выводится. Если поле для выбора проекта пустое, отчет строится по всем проектам и компании в целом.

Для отчета важны следующие поля на листе «Учёт финансов»:

  • Дата операции.
  • Статья ДДС.
  • Сумма.

Статьи отчета определяются выбором из выпадающего списка в форме отчёта. Предварительно должны быть введены статьи ДДС на лист справочника.

Поля «Дата начисления», «Проект», «Сотрудник/контрагент» заполняются при необходимости.

Отчёт по финансам проектов

Лист “Cash Flow проектов” является производным от отчета о движении денег. Для каждого проекта выводятся сводные поступления и расходы.

На листе предусмотрено десять мини-форм. Одна форма — один проект. Проект выбирается в выпадающем списке левого верхнего угла формы отчета.

Для отчета важны следующие поля на листе «Учёт финансов»:

  • Дата операции.
  • Статья ДДС.
  • Сумма.
  • Проект.

Отчёт по выплатам контрагентам и сотрудникам

Нужен для того, чтобы в динамике видеть суммы выплат по составляющим себестоимости услуг.

Наименования контрагентов и фамилии сотрудников в форме отчётов являются выпадающими списками в поле «Сотрудник/контрагент» листа «Учёт финансов».

То есть чтобы получить правильный справочник на листе учета финансов, нужно заполнить столбец В отчета по выплатам сотрудникам и контрагентам.

Для отчета важны следующие поля на листе «Учёт финансов»:

  • Дата операции.
  • Сотрудник/контрагент
  • Сумма.

Отчёт о прибылях и убытках (P&L)

Он сделан по методологии, рассчитанной именно под наши процессы. Мы руководствовались принципом минимизации пользовательских действий. Отчет строится кассовым методом.

Мы выделяем несколько составляющих расчета прибыли, которые связаны со статьями ДДС в справочнике.

В заданный период отчета информация попадает по дате начисления, которую указывает пользователь на листе учета финансов.

Например, мы в ноябре выдали заработную плату, начисленную в октябре. Тогда дату операции указываем текущую, а дату начисления октябрь. В ДДС мы увидим сумму в ноябре, а в расчете прибыли в октябре.

Если не указывать дату начисления, то формулы автоматически приравнивают ее к дате операции. Пользователь может поменять дату в любой момент.

Выручка считается только по поступлениям с галочкой в поле «Акт подписан» листе учета финансов.

Пора поделиться шаблоном таблицы

Чтобы увидеть ее полную функциональность, создайте копию, в меню: Файл → Создать копию.

Вопросы по настройке, конструктивную критику и пожелания пишите в комментарии.

Отвечу каждому и помогу разобраться с адаптацией шаблона.

{ "author_name": "Артём Медведев", "author_type": "self", "tags": ["\u0442\u0430\u0431\u043b\u0438\u0446\u044b"], "comments": 63, "likes": 38, "favorites": 516, "is_advertisement": false, "subsite_label": "finance", "id": 93020, "is_wide": false, "is_ugc": true, "date": "Sun, 17 Nov 2019 19:44:00 +0300", "is_special": false }
Insense
Российская платформа Insense стала первым в России креативным партнером Facebook
Российская платформа для создания и оптимизации мобильного контента в Instagram и Facebook получила статус партнера…
Объявление на vc.ru
0
63 комментария
Популярные
По порядку
Написать комментарий...
2

Спасибо. Очень круто! Нравится! Сам переодически перестраиваю схема в таблицах. Очень удобно

Ответить
0

Спасибо за отзыв. Мы сейчас ещё делаем апгрейд для этого шаблона. Данные можно будет вводить через Телеграм бота.

Ответить
1

Спасибо большое за Ваш труд! 

Ответить
0

Это не так сложно. Таблица состоит из двух формул, сделана не больше чем за час. Статью было тяжелее написать)

Ответить
1

Ребята, письмо на почту не приходит, что делать :с 

iCloud 

Ответить
1

А в спаме нет? Я замечал ранее такую проблему именно с  icloud. 

Ответить
1

В спаме нет, сделал запрос на Яндекс почту - пришло :) 

Ответить
1

Другие автоматические письма приходят на icloud?

Ответить
1

да, почти все приходят

только от порнхаба так же не получается получить письмо на iCloud :)

Ответить
1

Надо до конца разобраться с настройками почтового сервера. В свое время не стали тратить время, посчитав, что почт icloud очень мало))

Ответить
1

Очень рад что наткнулся на вас) Уже месяца два думал как сделать складской учет проще через бота в тг, а оказывается, что эту идею уже реализовали наши ребята) Спасибо вам!

Тут фикс нужен) 

Ответить
1

Спасибо за обратную связь! Ошибку в шаблоне исправим) У нас готовится небольшой передел воронки.

Ответить
1

Потестировал ваши таблицы - ЭТО ПРОСТО ПУШКА! Решили мою проблему за 20 минут)) Пол года искал решение, типо "Мой склад", но там все через костыли, а у вас через бота, это очень удобно! Спасибо ребята за вашу работу, вы лучшие!))) 

Польза: рассмотрите вариант сделать виджет для iPhone, чтобы можно было мониторить главные показатели: выручка/чистая прибыль/рентабельность/средний чек/количество чеков/баланс на расчетном счете/ (за 1 день/ 7 дней/ 30 дней)
Это еще в 100 раз удобнее, по одному свайпу понимать какие показатели у компании! 
Что-то типо того, как на скрине
За виджет готов заплатить) Спасибо! 

Ответить
1

Мы вот-вот выпустим обновление и сможем удивить новыми функциями. То решение, о котором вы пишете мы сделали год назад буквально за день и планировали использовать как лидмагнит. Но так вышло, что им уже активно пользуются сотни пользователей.
По поводу виджета:
Думаю, что можно не заморачиваться сверхсложными решениями и сделать отправку отчета телеграм ботом. Срез данных отчета будет доступен в уведомлениях, а его расширенная версия в боте. В ближайшем релизе подобных отчетов не планировали, но идея хорошая и безусловно требует проработки. Большое вам спасибо за комментарии.  Подобные отзывы мотивируют не останавливаться и продолжать делать, точно понимая, что усилия не будут напрасными!

Ответить
0

И кстати, основой для обновления будет таблица из этой статьи) Если уже посмотрели на бота+таблицу, которую можно получить на главной странице нашего сайта, то сможете оценить разницу.

Ответить
1

Да, простого отчета в телеграмм будет вполне достаточно, если что, то попытаюсь разузнать у друга по поводу виджетов, он больше в разработке приложений под iOS разбирается, возможно он эту задачу возьмет под себя) 

UPD
А скажите пожалуйста, когда будет чат бот для учета небольшого склада, того что вы писали в статье от 10 ноября? Очень нужна таблица с ботом, прямо без нее никак :с Пока увидел только Демо
 
Для микропредприятия нужна как раз такая таблица, где ведется простой складской учет + ваша первая таблица "Учет финансов (создайте копию)"

Вот прямо очень нужно, мы скоро запускаемся, у нас максимум 60 позиций, нужны простые метрики: категория/ наименование/ артикул/ себестоимость продукта/ розничная цена/ доходность(чистая)/ эквайринг 

Думайте о монетизации, очень классно делаете) Может быть ссылку на Донат в таблицу добавьте :)

Еще раз спасибо) 

Ответить
0

Таблицу учета склада можем уже сейчас под вас настроить. Напишите мне в вк, пжл, ссылка есть в профиле.
А о монетизации думаем, как раз обновление будет немного платным. Это будет неким трипваером. Что-то не дорогое. Таким образом мы планируем завоевывать лояльность.

Ответить
0

"В ДДС мы увидим сумму в ноябре, а в расчете прибыли в ноябре."

Ответить
0

Была опечатках месяце, спасибо за внимательность.
На листе «учёт финансов» есть поля: дата операции и дата начисления. И в статье приводится пример как заполнение этих полей влияет на отображение в отчете о движении денег и отчете о прибылях и убытках.

Ответить
1

Попробуйте для учета финансов в проекте вот видео системки, нам зашло https://youtu.be/Yx2GIqNqwHI

Ответить
2

Нам больше удобны Гугл Таблицы. Если их правильно использовать, то они намного эффективнее, так как их можно полностью подстроить под процессы. Мы к ним подключаем интеграции с банком, делаем ввод через Телеграм бота. Плюс у нас операционные процессы, такие как учёт времени и договорная работа, организованы в таблицах.

Ответить
1

Полезная экселька, спасибо. Как лучше реализовать множественные платежи сотрудникам, работаю с фрилансерами, в месяц несколько платежей идёт каждому?

Ответить
1

Лучше для каждой выплаты создавать отдельную строку на листе "учет финансов". Тогда вы сможете в отчете по выплатам сотрудникам и контрагентам видеть динамику.

Ответить
1

Гениально! Как раз то, что я искала! Благодарю!!!! Подскажите, пожалуйста, как быть, если у меня больше 10 проектов? При добавлении таблиц проектов, в какие формулы надо вносить изменения?

Ответить
1

и если я добавляю еще один параметр проекта "Направление", как настроить Cash Flow по каждому направлению, в которое входит несколько проектов? Благодарю! 

Ответить
0

Нужно менять немного шаблон. Приходите на курс, расскажем как создавать аналогичные модели)

Ответить
0

Имеете ввиду Cash Flow по проектам? Можете просто скопировать одну из табличек отчетов и вставить ровно столько раз сколько нудно.

Ответить
1

Благодарю!!!

Ответить
1

есть только сотрудники

Ответить
0

Теперь контрагенты тоже есть

Ответить
1

спасибо большое. было бы конечно хорошо , если бы Вы показали как вы это сделали(именно про контрагентов). а то я уже не хочу новую таблицу начинать =)

Ответить
0

В самый первый столбец листа "сотрудники/контрагенты" через = вывел значения столбца В, поменял выпадающий список, ссылаясь на этот столбец. И закрасил белым цветом, чтобы не было видно)

Ответить
0

А как поменять выпадающий список?

Ответить
1

Уже начал пользоваться таблицей и тут появилась v2 - в частности исправление ошибки по указанию контрагента в расходах. как безошибочно перенести внесенные данные? и почему в P&L Маржинальный доход является суммой Выручки и Себестоимости? По-моему это разница между Доходом и Расходом

Ответить
0

Перенести данные можно просто копированием, ничего не сломается. Если будут сложности - напишите, поможем разобраться.
А в PL была ошибка, исправили. Спасибо за комментарий!)

Ответить
1

Спасибо за ответ и ваш труд! Будем пробовать!

Ответить
1

И показатель Прибыли в P&L видимо тоже не очень корректно указан? Там сейчас сумма, а по-моему это должна быть разница между Выручкой и всеми расходами. Так?

Ответить
0

Да, была не верная формула. Исправили. Спасибо!)

Ответить
1

Или я не прав, или в ячейке F3 (Остатки средств Тиньков) ошибка в формуле. Диапазон начинается с 7 строки, хотя по идее должен начинаться с 6.  

Ответить
0

Вы правы, была ошибка. Исправили. Спасибо за комментарий!)

Ответить
1

Учет идет по движению денежных средств с привязкой к проектам. Но если оплаты идут на контрагента, материалы от которого поступают по несколько проектам одновременно, еще и оплаты с отсрочкой. Как эти оплаченные суммы разнести по проектам? и получается учет идет с отставанием в связи с отсрочками платежей.

Ответить
0

Для более точной картины лучше оплаты контрагентам по нескольким проектам разделить на несколько операций.
В текущей версии таблицы не учитываются отсрочки, только факт оплаты.

Ответить
1

есть ли программное решения, как вести учет по нескольком проектам с учетом отсрочек платежей? делить оплаты не реально. Есть общая сумма задолженности, которая увеличивается (отгрузки постоянные на несколько объектов) и погашается постепенно в рамках договорных обязательств.  Возможно ли учет привязывать к первичным документам поступления товаров и услуг? или это не верно? 

Ответить
0

В таком случае не достаточно только ведения учета финансов, как в приведенном шаблоне. Посмотрите на сервисы типа "План факт", 1С.

Ответить
1

как указывать контрагента  в расходах ? 

Ответить
0

Была небольшая ошибка. Спасибо за информацию!

Ответить
1

Большое спасибо, очень крутой шаблон. Забиваю справочники для учета ТСЖ. Вопрос - если в оригинальной таблице произойдут изменения в алгоритмах и функционале - как потом сделать апгрейд своей копии?

Ответить
0

Просто копируете данные в новую версию и все) специально так сделали, потому что со временем могут быть внесены изменения в шаблон. Мы часто получаем обратную связь и что то меняем.

Ответить
1

Второй вопрос... Нужно сильно увеличить справочник сотрудников - у меня там получается список квартир для ТСЖ. Однако больше 9 строк не учитывается при выборе значения из справочника, даже если я раздвигаю таблицу и вставляю новые строки. Как увеличить справочник сотрудников?

Ответить
0

На листе "сотрудники/контрагенты" есть скрытый столбец А. Его нужно раскрыть и протянуть формулу.

Ответить
1

Добрый день! При преобразовании таблицы в Ecxel сбилась формула построения графика в закладке Cash Flow. как можно поправить?

Ответить
0

Лучше использовать шаблон в Гугл таблицах. При сохранении в Эксель некоторые функции могут работать не корректно.

Ответить
0

Имхо таблицы под непонятные бизнесы..типа проекты... в три платежки.

 У меня оконное производство в глубоком Подмосковье - кадров нет...компом пользоваться не умеют.

У кладовщика куча номенклатуры и ничего не понятно (каждый раз по разному перебивает из накладных) - ни остатков, ни сумм..

Деньги приходится снимать налом, чтобы ЗП платить...- прорабам монтажникам и зав производства отдаем никто ничего не записывает.

Бухгаотер на любой вопрос кричит, что нет документов.

Сколько в итоге по проектам заработал - тоже непонятно.. есть затраты точно на проект, есть скопом - ЗП производства..

Ответить
1

Проблема тут не в таблицах, а в целом, в построении работы. В управлении.

Ответить
0

А точка безубыточности есть?

Ответить
0

Ее можно отдельно посчитать

Ответить
0

То есть?
А как можно вести финансы без этого показателя?

Ответить
1

Нет четких правил, заставляющих в обязательном порядке считать определенные показатели. Нам удобна именно эта форма. Если вам нужна вдруг точка безубыточности, вы можете сделать расчеты у себя.

Ответить

Комментарии