Компаниям, которые много трудятся, заключают договоры и зарабатывают деньги, предстоит много бумажной работы. Выставить счет-фактуру для абстрактной Людмилы, распечатать десятки листов договора, отправить его с курьером в другой город на сверку и OH MY GOD, нужны правки. Переделываем договор, распечатываем еще двадцать листов, отправляем с курьером. На пути из города N в город Z у курьера ломается машина/ураган уносит в Арканзас/просыпается давнее желание играть на лютне, договор задерживается, коллеги из другого города нервничают/кричат/стучат ножками. Распечатываешь новые 20 страниц, вызываешь курьера…
Документооборот в том виде, к которому многие привыкли — морально устарел. Его можно изменить. Его можно улучшить. С его помощью можно сэкономить.
Мы стали подключать клиентов на электронный документооборот с 13 марта 2017 года. Не всё было просто.Многие клиенты не хотели переделывать то, что итак работает. Но мы показали им преимущества электронного документооборота, и надеюсь, эта статья развеет ваши сомнения и страхи.
До перехода на ЭДО процесс документооборота у нас выглядел примерно так:
Нагружаю главный принтер комплектами документов из 1С. Под укоряющим взглядом коллеги и борца за природу набираю десятки свеженьких, словно только сделанных из деревьев, листов. Стопка документов становится всё больше, взгляд всё укорительнее. Вооружившись фразой «Надо, Лена, надо», словно Персей, отбиваюсь от укорительных взоров и, забрав документы, иду дальше.
Следующий шаг – сформировать описи с адресами и контактными лицами для курьеров.
У курьеров по России своя опись и свой личный кабинет. У курьеров по Москве нет своей формы, и мы делаем её сами через 1С. Приходилось вести регулярную проверку адресов. Ведь клиенты могут не предупредить, что переехали, и тогда мы зря отправим документы.Почта России – это вообще Нарния. Постоянно что-то теряет или отправляет не туда. Почтальон не находит адрес, кладет в ящик соседней компании, которая занимается сетевым маркетингом — всё, Нарния. Курьер не дозвонился до контакта, оставил документы на ресепшн — всё, снова Нарния.
Дубликаты — это наши основные затраты, потому что есть реальная проблема с курьерскими службами и почтовыми отправлениями. Можно сваливать это на магию, но это простая безответственность, от которой страдаем непосредственно мы с клиентами. С ЭДО такого не будет. Адрес не нужен и сказать "Я не получил ваши документы или потерял" — не получится :) На каждом документе нужна подпись, а то и две. Под каждой подписью нужен штамп с ФИО и должностью подписанта, да еще бахнуть кругленькой печатью компании. Вроде бы пустяки, но на это реально можно убивать часа по два.
Сортируем документы по конвертам, городам, срочности и знакам зодиака.
Потом потом вызываем курьера или идём на почту, отстаиваем очередь, которая началась еще в 1967 году, и передаем документы. И, наконец, контролируем статусы доставки, на случай возникновения форс-мажора. Немалый список, верно?
Как это происходит сейчас?
Отправка всех документов происходит массово. Потыкал галочки напротив нужного документа, нажал на кнопку “Отправить”, готово. Весь процесс занимает от силы 5 минут :)
Серьезно, на этом всё.
Экономия ЭДО:
Наша компания базируется в Рязани, в среднем одна отправка из Рязани в Москву стоит 450 рублей. Если даже взять отправки только по Москве, то — от 130 до 200 рублей.
Раньше, без ЭДО, финансист тратила по 4-5 часов на все про все, а потом еще подпись всех документов занимала около часа. А уж если это конец года или полугодия, когда акты сверки нужно отправить по всем клиентам, то вообще 7-8 часов.
Ниже вы можете посмотреть таблицу экономии в валютном формате. Думаю, не нужно быть гением, чтобы понять, что от перехода на ЭДО мы остались только в плюсе)
Какие сложности при внедрении:
- Документами обмениваются охотно, а вот договоры и дополнительные соглашения просят по старинке — на бумаге.
- Крупные компании в переходный период (когда только начинают подключать сервисы ЭДО) просят дублировать документы на бумаге. Получается двойная работа. По опыту потом все равно переходят на ЭДО, поэтому двойная работа оправдана :)
Что по затратам?
2017 год — 3 500 рублей стоимость подходящего тарифа. Платим за отправленные документы, клиент не платит за получение.
2018 год — 22 835 рублей. Платим за тариф и модуль для интеграции с 1С.
2019 год — 33 091 рублей. Этого тарифа нам хватит до весны. По-прежнему платим за тариф и модуль для интеграции с 1С.
Что еще за модуль 1С? А может не надо?
Ответ — можно, но лучше с ним. Модуль оплачиваем на год, и он нужен чтобы не пользоваться интерфейсом Диадока, а отправлять документы сразу из 1С.
Какие плюсы получу в итоге?
- Есть промопакет на 50 документов, чтобы попробовать. Гибкие тарифы и акции с подарочными пакетами документов
- Удобный интерфейс
- Уведомления о всех статусах приходят сразу на почту. Можно вообще не заходить в кабинет
- Модуль для интеграции с 1С = сразу отправляешь из 1С документы
- Отличная поддержка! :)
- Супербыстро. Курьеры развозят наши документы к 15-20 числу, а те, кто на ЭДО, получают до 3-5-го гарантированно
- Экономия на курьерах и почте
- Не нужно заключать соглашение с контрагентами — отправил приглашение, контрагент подтвердил = профит
- Подписание документов в один клик. Забудьте о том, что директора нет в офисе и нужно ждешь миллиарды часов, пока он подпишет документы, поставит печати и благословит отправку
- Если клиент не хочет переходить на ЭДО, он может бесплатно зарегистрировать кабинет и подписывать ваши документы. Для него это совсем ничего не будет стоить. А ЭЦП (электронная цифровая печать) сейчас есть практически у всех, потому что все сдают электронную отчетность
Как предложить клиентам ЭДО
Мы решили рассказать о пользе ЭДО нашим клиентам и пригласить их присоединиться к обмену.
Через платформу ExpertSender отправили письмо клиентам, которые все еще придерживались олдсукульного документооборота с бумагами и курьерами. И знаете что? Из 40 отправленных писем нашему финансисту Марине откликнулось 10 человек, который успешно используют ЭДО. Кто-то скажет, что этого мало, но поверьте — конверсия 25% это очень много. А всё, что для этого потребовалось, это обычное искреннее письмо с желанием сделать часть работы чуть легче :)
Это всё конечно очень интересно, но что с законом, Билли?
Вот с этого момента пройдемся немного подробнее и попробуем ответить на самые распространенные вопросы:
А разве электронный документ настоящий? Бумага ведь главнее!
Электронный документ обладает той же юридической силой, что и его вариант, распечатанный на бумаге. В соответствии со ст. 6 ФЗ "Об электронной подписи"
А если прифотошопят подпись и я потеряю миллионы?
В ЭДО используется Квалифицированной электронная подписью (КЭП), которая гарантирует неизменность информации и подтверждает подлинность документа. Система защиты там такая, что ни один диванный хакер не сможет ничего изменить.
Как моя печать с вензелями и гербом окажется на электронном документе? Без неё мы не работаем!
Есть три типа электронной подписи, среди которых есть Усиленная квалификационная подпись (КЭП). Она достаточно самодостаточна на юридическом уровне, поэтому печать здесь не потребуется.
Нужно ли дублировать электронные документы в бумажном варианте?
Электронные документы обладают достаточной юридической силой, поэтому дублировать их в бумажном варианте “на всякий случай” совсем не нужно.
Как организовать работу для уполномоченного лица компании?
Передача прав на электронную подпись происходит точно так же, как и в случае с бумажными документами. Необходимо выписать доверенность или приказ, в которых указать, что данный сотрудник компании уполномочен подписывать определенный набор электронных документов своим сертификатом электронной подписи.
Можно ли обмениваться документами с клиентами, которые используют другие сервисы?
Конечно. Можно настроить роуминг и обмениваться с любыми сервисами :)
Мы используем Диадок и у них отличный F.A.Q, который поможет разобраться в любых вопросах (нет, это не реклама)) Найти его можно здесь: https://www.diadoc.ru/docs/faq
Каков итог?
На момент написания статьи ровно сто наших клиентов перешли на электронный документооборот. Это помогло сэкономить нам около 80 000 рублей за год, десятки, если не сотни, рабочих часов и безумное количество нервных клеток. Клиентов-консерваторов у нас еще достаточно, но в наших планах перевести 99% из них на сторону ЭДО. Это действительно удобно. А вы используете ЭДО? Рекомендуете своим контрагентам? Если нет, то почему?