Почему аутсорсинг печати – боль для IT-специалистов

При введении MPS иногда наблюдается недопонимание между IT-специалистами и аутсорсерами печати. Это иной вид взаимодействия, с которыми айтишники ранее не сталкивались. Поэтому на начальном этапе возникает недопонимание, и аутсорсинг воспринимается как очередная головная боль.

В США сотрудник офиса каждый год использует 10 000 листов бумаги. В России ситуация чуть лучше – от 3200 до 5000 листов. Потребление бумаги снижается, но очень медленно. Но можно ли ускориться? А заодно – снизить затраты на обслуживание принтеров, повысить долговечность техники и сэкономить на инфраструктуре и электроэнергии?

Решением этих вопросов занимается служба аутсорсинга офисной печати (ее также называют MPS, от Managed Print Services – «управляемые услуги печати»). Это профильная фирма, которая оптимизирует работу печатной техники, делает расходы прозрачными и помогает компаниям экономить на каждом напечатанном листе.

Чтобы наладить, оптимизировать процесс печати, нужен специалист. Это либо управленец в штате (что достаточно дорого), либо профильная фирма на аутсорсе.

Может показаться, что оптимизация печати – это просто. Но на деле она включает принятие основополагающих решений:

• какую технику поставить в офис;
• какую систему контроля печати использовать;
• как закупать картриджи;
• как обеспечить регулярное обслуживание и плановый ремонт.

Найти хорошего, опытного и независимого специалиста по организации печати – сложно и затратно. Поэтому большинство компаний выбирают аутсорс. Это повышает эффективность работы и экономит средства. Вот только айтишники от такого решения часто не в восторге. Особенно на начальном этапе.

Перед IT-отделом и системными администраторами стоит одна задача: чтобы оборудование работало. Экономить деньги компании, как правило, не входит в их должностные обязанности. Поэтому аутсорсинг печати кажется чем-то эфемерным и непонятным.

На первый взгляд, повышение эффективности напрямую не коснется IT-специалистов. «Как менял картридж так и меняю, как исправлял замин бумаги, так и исправляю», – думают они. Но пока компания ежемесячно экономит десятки, сотни тысяч или миллионы рублей, айтишники тоже экономят – свое время.

Останавливать налаженные процессы никто не любит. К тому же, пока нет инструментов измерения объемов печати и количества поломок, доказать эффективность внедрения MPS крайне сложно. Поэтому айтишники зачастую видят в новом подрядчике источник проблем. Ведь принтеры работают, поломки устраняются, сотрудники особо не жалуются, зачем все переделывать?

Но на практике аутсорсинг печати приносит компании экономию в размере 20-30% расходов. В основном – благодаря сокращению затрат на обслуживание инфраструктуры (до 30%), закупку однотипных ЗИП и PM (до 30%), потребление бумаги (до 50%) и энергопотребление (до 50%). Для крупных компаний с десятками машин это миллионы рублей каждый год.

Но вернемся к IT-специалистам. Как замотивировать их на смену подрядчика и внедрение аутсорсинга печати?

Первый вариант – создать позитивную мотивацию для IT в виде процента от экономии. Свяжите финансовую премию с оптимизацией процессов печати, и айтишники сами найдут наиболее эффективного подрядчика. Потому что деньги любят все.

Второй вариант – потребовать показать эффективность. Если IT-отдел не хочет менять подрядчика, пусть покажет в цифрах, сколько компания экономит. Если не хочет показывать, пусть меняет подрядчика. Жестко, но в интересах компании и даже самого отдела IT.

Третий вариант – устроить конкуренцию между отделами. Какой выбрать приз – решать Вам, но главное: создать условия, мотивирующие сотрудников сократить расходы компании на печать.

Что бы Вы ни выбрали, обязательно поговорите с IT-специалистами и узнайте, почему они негативно относятся к аутсорсингу печати и MPS. И почему им нравится работать с текущим подрядчиком. Попросите специалистов по печати подготовить кейсы, подтверждающие выгоды аутсорсинга и MPS для IT.

Четвертый вариант – Напомните IT-отделу о кибербезопасности. Ведь принтер ничем не отличается от ПК: он подключен к сети, с него можно считать конфиденциальные документы. Хотя многие вообще забывают, что принтер существует, пока с ним не работают или пока он не сломался. Для любой компании принтер – потенциальная «дыра» в системе безопасности.

• Устраняет непрозрачность: Вы видите затраты на доставку, хранение, расходные материалы, детали и администрирование.
• Устраняет неэффективность: Вы найдёте оптимальный баланс между принтером у каждого сотрудника и одним устройством на этаже.
• Исключает простой системы и преждевременный износ оборудования: Ваши устройства не будут пылиться, а сотрудники – стоять в очереди за документами.
• Освобождает сотрудников от обслуживания, ремонта и профилактики принтеров и проверки сети.
• Оптимизирует расходы на материалы. С MPS неисправное оборудование заменяется, запасы тонера, бумаги, картриджей и чернил – своевременно пополняются.
• Исключает печать лишних документов. По статистике, 32% распечатанных бумаг остаются невостребованными. И это без учёта печати для личных нужд.

При знакомстве с подрядчиком IT-специалисты иногда отождествляют покопийный контракт с аутсорсингом. Но это не так. Покопийка – просто форма оплаты за оказанные услуги и поставленные расходные материалы. Можно платить за отпечаток при любой форме взаимодействия с подрядчиком: аренда оборудования, сервисный контракт или аутсорсинг. Покопийка позволяет предусмотреть будущие расходы. Но оптимизация расходов напрямую зависит не только от формы оплаты, но и от управления процессами печати.

Проверьте ситуацию в своей компании:

• Есть ли учет копий?
• Кто и как контролирует процессы печати?
• Кто решает, какая техника (и где) стоит в офисе? Есть ли у этого сотрудника профильная квалификация?
• Кто и как учитывает расход бумаги и картриджей?
• Сколько в месяц Вы тратите на печать?

Постарайтесь избежать соблазна прикинуть и скрупулезно подбейте расходы. Довольны ли Вы результатом?