Считайте обязательства, а не только деньги

Михаил Смолянов о том, как правильно работать с дебиторской и кредиторской задолженностью

Основатель сервиса для учета денег в малом бизнесе «Финолог» Михаил Смолянов продолжает цикл материалов о финансовой грамотности для ИТ-предпринимателей.

Во второй статье он рассказывает, почему для бизнеса важнее обязательства, чем деньги, и как с ними правильно работать.

В первой статье этого цикла мы говорили о пяти мифах, связанных с финансовым учетом, и вот что мы выяснили:
  • деньгами должен заниматься руководитель;
  • деньгами нужно заниматься с самого основания компании;
  • финансовый директор — не панацея;
  • получить деньги у банков можно, если налажен учет.

Но вот интересный момент: деньги — далеко не главный показатель здорового бизнеса.

Что такое обязательства

Это покажется странным, но сила бизнеса не в том, сколько у него денег, а в том, как он умеет создавать обязательства.

Обязательство — это то, что вы по договору должны другим и что другие по договору должны вам. Если вы работаете так, что вам должны больше, чем должны вы, — бизнес прибыльный. Если наоборот — убыточный. Сколько у вас при этом денег на счете — не так важно.

Например, вы заключили сделку на создание приложения. Вот обязательства:

  • вам должны заплатить;
  • вы должны сделать приложение;
  • вы должны заплатить зарплаты сотрудникам и себе.

Если в сумме ваши обязательства перед другими меньше, чем обязательства других перед вами, то бизнес прибыльный. Если наоборот — бизнес убыточный.

Что обычно входит в обязательства:

  • ваши обязательства;
  • обязательства перед вами;
  • зарплата сотрудникам;
  • аренда офиса;
  • затраты на связь, сервисы, инструменты;
  • закупка расходных материалов;
  • оплата услуг подрядчиков;
  • закупка товара;
  • оплата от клиента или покупателя;
  • оплата от партнеров-реселлеров.

Обязательства и деньги

Обязательства не всегда означают деньги на счете. В торговом бизнесе очень распространенная практика отсрочки: поставщики отгружают вам товар сегодня, а оплачиваете вы его через два-три месяца. Товар есть, деньги на его оплату есть, но это не ваши деньги — вы их как бы должны, это кредиторка. Если эти деньги сейчас потратить, то через два месяца будут проблемы с возвратом долга.

И наоборот: если вы делаете работу, за которую вам платят с отсрочкой, то после сдачи работы у клиента появляется обязательство оплатить услугу в такой-то срок. Обязательство есть, но денег пока нет. Для вас это дебиторка, для клиента — кредиторка.

Бывает далеко отложенная кредиторка: например, если вы даете на товар гарантию пять лет, то с какой-то вероятностью в течение пяти лет у вас могут появиться обязательства по обеспечению этой гарантии. Например, вам заплатили три года назад, а сегодня пришли с гарантийным случаем. Теперь вы должны заплатить сотрудникам, чтобы этот гарантийный случай отработать. Эту кредиторку мало кто учитывает.

Бывает, что клиенты задерживают оплату и дебиторка копится месяцами. На бумаге бизнес прибыльный, а денег нет.

«Проедание» кредиторки

Самый растиражированный пример неправильного отношения к деньгам и обязательствам — это проедание кредиторки. Проще всего объяснить его на бизнесе, который занимается перепродажей с большими отсрочками — например, если вы сайт авиабилетов.

  • Покупатели делают вам предоплату за билет — или за услугу перевозки.
  • С авиакомпаниями вы рассчитываетесь с задержкой в месяц — так договорились.
  • Фактическая услуга оказывается вообще в произвольное время (хоть через неделю, хоть через полгода). И вам в любой момент может потребоваться оформить возврат, переоформить билет или еще что-нибудь.

И вот представьте: у вас преддверие сезона, люди начинают покупать билеты в отпуск, с каждым следующим месяцем объем продаж все больше и больше. Вы расплачиваетесь с перевозчиками, но благодаря растущей выручке остаток на счете все больше.

Выручка есть сегодня, а с поставщиками рассчитываемся через месяц. По мере того как выручка растет, на счете оказывается все больше денег

Кажется, что все хорошо: денег много, вы начинаете покупать машины, телефоны, снимать дорогой офис, делать новый сайт. И не замечаете, как начинаете «проедать» кредиторку — тратить деньги не из прибыли, а из той выручки, которой вы будете рассчитываться с перевозчиками через месяц. Это незаметно, потому что денежный «котел» постоянно пополняется.

На счетах все время есть деньги — кажется, что это прибыль и ее можно потратить

Потом сезон идет на спад, объем продаж становится меньше. А объем кредиторки — все тот же, двухмесячной давности, когда продажи были на пике. Если раньше в месяц вы выплачивали гораздо меньше, чем получали, то теперь наоборот, куда больше. Довольно быстро все деньги уходят на расчет с кредиторами, их не хватает, и фирма прогорает.

Выручка падает, а каждый месяц нужно рассчитываться за выручку прошлого месяца. Если «кредиторку» при этом проели, то однажды денег не хватит

Ошибка тут в том, что собственник оценивал здоровье бизнеса, опираясь на деньги на счете, а не на обязательства. Если бы он видел, какую прибыль компания генерирует на самом деле, он бы был осторожнее с тратами. Но когда у тебя на счете постоянно растет гора денег, на это как-то трудно смотреть.

Как правильно

Правила по обязательствам очень простые: считайте не только деньги, но и обязательства, причем обязательства в первую очередь.

Смотрите на операционную эффективность бизнеса. Это разница между обязательствами, которые вы создаете у других, и вашими обязательствами перед другими. Если вам должны больше, чем должны вы, — значит, бизнес потенциально работает «в плюс»

По операционной эффективности смотрите, сколько денег вы можете позволить вытащить из бизнеса, сколько вложить в сайт и мебель и так далее. Если у вас дебиторка 100 рублей, а кредиторка 90 рублей, вы не можете потратить 20 рублей на мороженое.

Тонкости

Несколько моментов, которые полезно знать начинающим.

Предоплата — не ваша. Если клиент сделал предоплату, это еще не ваши деньги. Обязательства по оплате чаще всего возникают не в момент подписания договора, а в момент подписания актов выполненных работ. Это значит, что если клиент сделал предоплату, но не подписал акты, он может оспорить предоплату в суде и вернуть ее. Так что предоплата еще ничего не значит. Вот акты — другое дело.

Прибыль — не самоцель. Бизнес может быть убыточным, если вы понимаете, что делаете. Например, стартап может первые десять лет накапливать базу подписчиков — и потом, когда база большая, начать продавать рекламу. Нет ничего страшного в том, что бизнес убыточный, — это важно осознавать.

Дебиторка сама не рассосется. Если у вас накапливается дебиторская задолженность, нужно начинать целенаправленно работать с клиентами, которые вам не платят. Для этого некоторые компании нанимают специальных людей, которые ведут претензионную работу, — капают на мозги тем, кто не платит. Если это не помогает, можно и в суд подать. Но если этим не заниматься, то сами по себе деньги не придут.

Учет — тем, кто создает обязательства. Если, например, вы дизайн-студия, то учитывать ваши обязательства должны менеджеры, которые продают проекты, — и не только обязательства клиента, но и ваши обязательства перед ним. Делать это они должны, советуясь с командой, которая будет работу выполнять. Иначе будет так: менеджер наобещал кучу всего, дал скидку, получил бонус и уволился. А компания потом разгребает, что он там наобещал.

Акты — наше все. Если вы выполняете работу и подписываете акты — сделайте так, чтобы актов было много и подписывать их нужно было часто, хоть раз в неделю. Каждый подписанный акт — это фиксированные обязательства клиента по оплате части вашей работы. Через эти акты вы в случае конфликта сможете достать из клиента оплату.

Отдельно обратите внимание на то, как у вас по договору происходит приемка. Иногда в договоре прописан какой-то бред вроде «приемка происходит путем передачи DVD-дисков ответственному сотруднику», а по факту вы все отправляли по почте. Если акты не подписаны, а по договору у вас приемка на DVD, то в суде ваши письма могут не признать. Ну и ничто другое не может подтвердить приемку работы так, как акты.

В следующих статьях мы продолжим разговор об основных понятиях управленческого учета. Все это нужно, чтобы вы увидели: на базовом уровне эти знания логичны, просты и не требуют финансового образования, но при этом помогают защитить бизнес от глупостей. Берегите финансы!

0
12 комментариев
Написать комментарий...
Лев Щенин

Вот уже "теплее" стало...
Если автор такими темпами будет писать, в аккурат к 23 февраля получится по-настоящему полезная статья...
Успехов тебе, автор!

Ответить
Развернуть ветку
Mikhail Smolyanov
Автор

Лев, спасибо! Я когда начал преподавать финансы для предпринимателей, у меня были очень завышенные представления о среднем уровне грамотности. После первой сотни слушателей я стал рассказывать раза в два проще, вот к такому формату я пришел примерно после 400 человек. Я правда хочу научиться доносить это до большинства, небольшой % продвинутых и так почти знает, а чего не знают прочитают и поймут в книжках, им не нужен ни я, ни никто другой. Посмотрим на реакцию людей, если будет понимание, то могу до достаточно сложных вещей дойти. Например, до регрессионного анализа для прогнозирования.

Ответить
Развернуть ветку
Alexey Petrov

Спасибо! Действительно, обяхательства - важная часть финансов. Причем, советы от Смолянова применимы и по отношению к личным финансам, финансам семьи и т.д. И вообще - нужно начинать с себя. Невозможно держать в порядке финансы в бизнесе, когда сам не считаешь сколько у тебя уходит. Все начинается с себя, дамы и господа...

Ответить
Развернуть ветку
Mikhail Smolyanov
Автор

спасибо!

Ответить
Развернуть ветку
Akaki Sigizmundovich

В чем эти обязательства лучше учитывать? Ну чтобы быстро уметь оценивать? В экселе это можно делать?

Ответить
Развернуть ветку
Аккаунт удален

Комментарий недоступен

Ответить
Развернуть ветку
Andrey Bykov

Очень классное название статьи. Очень правильно уметь считать и выполнять договорённости.

Ответить
Развернуть ветку
Настюшка Махмудова

Один клиент должен за проект с октября 2014 года, второй с февраля, третий с апреля. Это нормальные сроки для рекламного рынка?)

Ответить
Развернуть ветку
Аккаунт удален

Комментарий недоступен

Ответить
Развернуть ветку
Александр Безбородов

Да, очень интересный цыкл статей

Ответить
Развернуть ветку
Evgeniy Klimkin

" Если вы работаете так, что вам должны больше, чем должны вы, — бизнес прибыльный. Если наоборот — убыточный. Сколько у вас при этом денег на счете — не так важно."

вот так и прогорают компании, насобиравшие дебиторки, без денег на счету для оплаты кредиторам

осторжнее надо с такими фразами

Ответить
Развернуть ветку
Артур Чурилов

Подымем градус. Запишитесь на курсы, или прочитайте любую книгу на эту тему: https://goo.gl/tLgUQY.

Ответить
Развернуть ветку
Читать все 12 комментариев
null