Как учитывать деньги

Михаил Смолянов о том, как и зачем контролировать бюджет компании

Основатель сервиса для учета денег в малом бизнесе «Финолог» Михаил Смолянов продолжает цикл материалов о основах управленческого учета в бизнесе. В прошлый раз речь шла об обязательствах — это то, что вы должны или что должны вам. Только по обязательствам можно понять, прибыльный у вас бизнес или нет. Деньги — не показатель.

Однако деньги тоже нужно уметь считать. В новой статье — как это делать и что интересного можно узнать.

Зачем учитывать

Руководитель одной уважаемой рекламной студии (до того, как она со скандалом разорилась), начинал месяц с ритуала: гадал на остатке. Смотрел на состояние счетов и считал, хватит ли ему на зарплату и аренду. В хорошие месяцы хватало и еще даже оставалось. В плохие месяцы не хватало, и тогда он принимал какое-нибудь радикальное решение — например, срочно выбить из какого-нибудь клиента оплату. Или продать что-нибудь. На худой конец — уволить по собственному.

Каждый месяц для руководителя был немного сюрпризом. Он примерно понимал, сколько у него денег на счете, но конкретная сумма всегда удивляла. Куда делись деньги? Почему мы так мало заработали? На что потратили?

Учитывать деньги нужно ровно для этого: чтобы сумма на счете не оказалась сюрпризом. Учет денег неинтересный и никогда не касается текущей суперважной работы, но без него каждый месяц у вас будет начинаться с гадания.

Задача учета денег — контролировать движения всех денег на всех счетах, в том числе налички, серой кассы, обнала, конвертиков, чемоданчиков, электронных денег и вообще всего, что эквивалентно деньгам.

Если не вести учет, то постепенно в бизнесе начнется бесконтрольная растрата, накопление дебиторки и банальное воровство.

В учете денег нет ничего интересного или интеллектуально сложного. Это простая работа, которая требует терпения, автоматизации и дисциплины.

Как учитывать

По сути любой учет денег — это просто таблица, в которой вы пишете сумму, счет, время и повод для этой операции. Что-то вроде того:

Самый универсальный и простой способ учитывать деньги — это вести эксельку или Google-таблицу. Следующий по универсальности, но более простой — считать деньги в «Финологе» или любой другой системе учета трат и доходов.

Учет денег в «Финологе»

Дальше четыреста метров пустоты и начинаются мощные специализированные системы учета: 1С, Микрософт, САП и остальные. Ими пользуются большие компании.

Что важно знать при учете:

Считать нужно все движения денег, а не только поступления безналичных платежей. Дали в долг, взяли в долг, получили платеж из электронных денег, получили чемоданчик — система должна уметь считать все. Там, где вы не считаете — там у вас и украдут.

Чаще всего предприниматели стесняются считать наличку. Угадайте, с каким удивлением они открывают чемоданчик в конце каждого месяца.

Считать нужно в настоящем и в будущем. Если вам пообещали оплатить через две недели, это нужно учесть сейчас, а через две недели чтобы сработал звоночек: пришли деньги или нет? Так вы будете контролировать дебиторку.

Чтобы посчитать платежи в будущем, составляйте платежный календарь. Это просто календарь с будущими приходами и расходами. Если вы их знаете, вы можете предсказать кассовый разрыв (о нем в следующий раз).

Это просто платежный календарь, расходимся

Ошибка бывает в том, что деньги считаются только по факту. Тогда если клиент задерживает вам оплату, то вы об этом можете ничего не узнать и вспомнить только в конце месяца.

Считать нужно быстро и, желательно, автоматически. Деньги поступили на счет — система сразу должна их учесть. Ушли — сразу учли. Получили на руки — сразу отметили. Заплатили — тут же записали.

Ошибка в том, что предприниматель считает деньги от случая к случаю. Раз в две недели садится и вспоминает, кому он на прошлой неделе платил и от кого получал. Это всегда трудно и ненадежно, обычно людей хватает на месяц-два.

Три вида деятельности

Любое движение денег в бизнесе относится к одному из трех видов деятельности: операционному, инвестиционному и финансовому. Если научиться разделять движения по этим видам деятельности, вы будете лучше понимать эффективность предприятия и исключите обманные факторы.

К операционной деятельности относятся все доходы и расходы, связанные с ежедневной работой: зарплаты, аренда, закупка товара и расходников, электричество, интернет, мобильная связь. Операционную эффективность нужно считать только по операционной деятельности.

К инвестиционной относится закупка и ремонт оборудования, недвижимости, средств производства. Например, если вы кофейня, то закупка одноразовых стаканчиков будет для вас операционной деятельностью, а покупка и ремонт кофемашины — инвестиционной. Когда будете считать операционку, ремонт кофемашины не учитываете.

К финансовой относятся кредиты, займы и действия с уставным капиталом. Если вы получили кредитные деньги от банка, относите их к финансовой деятельности. Если новый партнер-инвестор или фонд влил в ваш бизнес новые деньги — тоже к финансовой. Вы их не заработали, вы их просто получили. Когда считаете операционную эффективность, все эти кредиты и займы не учитывайте.

Разделять денежные потоки нужно для того, чтобы понимать реальную эффективность операционной деятельности. Вот пример:

Предприниматель открыл кафе, первое время людей мало, кафе держится на грани рентабельности. Вдруг ломается кофемашина, он ее ремонтирует за деньги. В конце месяца оказывается, что кафе сработало в минус. В чем причина?

Можно предположить, что виноват ремонт кофемашины. Но это только предположение, нужно проверять: считать все деньги от операционной деятельности и сравнивать с прошлыми месяцами, смотреть динамику. Может оказаться, что кафе по операционной части сработало даже лучше, чем в прошлом месяце. А может и нет.

Чтобы учесть виды деятельности, просто добавляете в свою эксельку еще один столбец. Чтобы потом посчитать деньги по каждому виду деятельности, фильтруете табличку по этой колонке и складываете операции функцией ПОДИТОГ или SUBTOTAL (загуглите):

Если считаете движение денег в Excel или Google-таблицах, пользуйтесь фильтрами и функцией SUBTOTAL

Занудство и дисциплина

Мы бы очень хотели рассказать вам в этой теме что-то волшебное и космическое, но учет денег — это просто и нудно. Нет волшебной формулы, которая сразу делает хорошо. Деньги нужно просто считать.

Из-за того, что это просто и нудно, к сожалению, этим мало кто занимается в малом бизнесе, и в итоге начинаются гадания на остатках. Чтобы такого не было, нужно просто считать.

Зажигательно будет в следующей статье о кассовых разрывах. Берегите финансы!

0
11 комментариев
Написать комментарий...
Alexander Rzhvsky

Интересно, если эту статью переводить для цивилизованной страны - как перевести строчки

Обн. Ушел и

Обн. Пришел

Ведь дикари-с, не помут

Ответить
Развернуть ветку
Федор Кузьмич

Когда уже кризис нормальный нагрянет. Когда пустые и бесполезные стартапы и стартаперы пойдут на завод. Когда цениться будет производство и добавленная стоимость, а не дотации и инвесторы. Когда хуяк, хуяк и в продакшн останется на дне, потому что нет лишних денег на игрушки для хипстеров.

Ответить
Развернуть ветку
Igor Brazhnichenko

Ты кто такой?

Ответить
Развернуть ветку
Айрат Кадырмаев

Это просто финансовый или бух учет) можно почитать книгу по финансам и там все будет более подробно и четко, тут по своему написано! а без учета конечно же нельзя. Но тут правильно пишут в комментах, если нет денег, то учитывать нечего))

Ответить
Развернуть ветку
Derek Mongatter

Нет денег - нечего учитывать. А так, интересно.

Ответить
Развернуть ветку
Aldar Antonov
Ответить
Развернуть ветку

Комментарий удален модератором

Развернуть ветку
Георгий Антонов

Почему мой комментарий удалили?

Ответить
Развернуть ветку
Сергей Политаев

Всем лучи добра!!!

Ответить
Развернуть ветку
Завод Кровельных-Изделий

Вы уже много систем видели, а что скажете про cloudshop? У них вроде тоже теперь есть учёт по счетам.

Ответить
Развернуть ветку
I-Am Man

Проект Мегапрорыв уже не актуален? Хотел посмотреть пару видео, сайт не работает..

Ответить
Развернуть ветку
Александр Бир

Ну и система, дождёмся кризиса http://pl-dat.com/news/vacancy.php

Ответить
Развернуть ветку
Читать все 11 комментариев
null