Оффтоп Philipp Kontsarenko
9 926

Личный опыт: Как команда Preply перешла из Google Docs в Trello для управления своими задачами

Cоучредитель и управляющий партнер платформы для поиска репетиторов Preply Кирилл Бигай поделился с vc.ru опытом перехода команды на систему управления задач Trello.

Большая часть команды нашего стартапа сосредоточена в Киеве, но поскольку мы также активно развиваем бизнес в России и Польше, нам не обойтись без людей на местах. Кроме того, этим летом нам посчастливилось войти в число 10 проектов, которые отобрали для участия в программе бизнес-акселерации европейского подразделения американского Techstars.

В итоге на несколько месяцев часть ребят вместе со мной переехали в Берлин. Несмотря на сознательное отношение сотрудников к выполнению своих должностных обязанностей, синхронизировать свои действия друг с другом только по одной электронной почте нам становилось всё сложнее.

Безусловно, нас очень выручал и продолжает выручать мессенджер Slack — своего рода место постоянной тусовки наших сотрудников. Однако прекрасный инструмент для коммуникаций, в угоду которому мы практически отказались от Skype (преимущественно его используем только для видеозвонков), все же не давал ответ на вопрос, кто и чем занимается в данный момент времени.

А тут еще пришлось нанимать новых удаленных сотрудников — отслеживать их деятельность приходилось через копии писем в переписке. Поток писем становился угрожающе большим, а эффективность работы быстро растущей структуры начинала вызывать сомнения.

Сейчас в нашей команде несколько десятков человек, и с этим растущим хаосом еще можно было бы как-то мириться, но в 2016 году мы планируем расширяться на новые рынки. Возможно, сразу на несколько, и вопросы тайм-менеджмента и управления задачами больше нельзя было откладывать в долгий ящик.

Упражнения для разминки

Чтобы для начала прощупать почву и помочь сотрудникам поставить мозги в правильном направлении, я предложил определенное время поработать в режиме спринтов не только технической части команды (для разработчиков это обычная практика), но и всем остальным отделам.

В документ Google Docs каждый сотрудник заносил список задач на неделю. Причем с оговоркой: не уверен, что успеешь выполнить, лучше перенеси на следующую. В общем, сроки должны быть реалистичными, а соответственно, большинство намеченных задач выполнены.

Неделю-другую дело шло со скрипом. Например, некоторые сотрудники не вполне себе представляли, какие конкретно задачи им нужно выполнять «здесь и сейчас», а с какими можно повременить. Приоритезация определенно страдала, и наведение порядка в головах оказалось очень полезным.

Со своей стороны я начинал лучше видеть «картину мира» и четче понимать, где у нас потенциально есть проблемы и узкие места. Наоборот, какие из принятых у нас процессов можно считать конкурентным преимуществом.

Однако в Google Docs мы оперировали исключительно общедоступными списками — инструмент не предусматривал автоматизацию. Впрочем, он нам сослужил хорошую службу — дал понимание разбросанным по разным странам сотрудникам, что мы часть единого целого. А значит результат проделанной работы одним человеком может напрямую влиять на результаты другой части команды.

Процессы и синхронизация

Наш эксперимент с Trello продолжается вот уже несколько месяцев. Именно эксперимент, потому что, во-первых, бизнес-процессы в стартапе никогда нельзя считать до конца устаканенными. Во-вторых, наша компания постоянно пристает новыми сотрудниками с новыми обязанностями.

В силу специфики бизнеса маркетплейсов, типичным представителем которых является образовательная платформа Preply, начинать решили с самого важного для нас отдела маркетинга. Дополнительно в Trello зарегистрированы все три основателя Preply, включая меня (нахожусь на стыке с маркетингом и PR), а также человек, ответственный за юридическое и финансовое сопровождение проекта.

Первым делом я предложил каждому из участников нашего эксперимента прописать бизнес-процессы, в которых он занят. Поскольку мы уже сейчас работаем одновременно на нескольких рынках, ряд функций повторяются, например, SEO-оптимизация на каждом из рынков.

Вот здесь появляется широкое поле для размышления: как лучше масштабировать процессы, когда нам придется одновременно работать на 10-20 рынках. Кроме того, мы впервые переложили процессы с «бумаги», каждый из сотрудников сможет наглядно увидеть, кто и чем занимается, кто от кого зависит и насколько критично «подвести товарища».

Выписывание бизнес-процессов и размещение каждого из них на отдельной доске в Trello стало тем фундаментом, на основе которого мы выстраиваем повседневную операционную деятельность. Не забывая при этом про недельные спринты — такая практика представляется очень удобной.

Разнообразная рутина

Помимо доски с бизнес-процессами у нас в Trello есть еще пять досок.

1. In the process

Как следует из названия, на этой доске размещаются задачи, на которыми сотрудники работают в настоящий момент. Иногда таких задач может быть несколько. Для некоторых мы проставляем дедлайны: по мере приближения времени Ч дата начинает подсвечиваться желтым, а в случае срыва сроков – красным.

2. Iteration

Здесь находятся «длинные» задачи, которые ожидают своего разрешения. Например, создание видеоинструкций для репетиторов на платформе требует вовлечения в процесс сразу нескольких сотрудников и времени на подготовку контента.

Сложные, многоступенчатые процессы становятся нагляднее, когда мы в них добавляем Check List. По сути, это перечень действий с ответственными лицами, которые необходимо сделать для успешного завершения задачи.

3. Done

Когда задача считается выполненной и о ней можно «забыть», она перемещается на эту доску. Кстати, интерфейс этого веб-сервиса предельно понятен и прост – задачи можно перетаскивать между досками и в рамках одной доски мышкой.

4. Archive

Trello так устроен, что однажды созданную задачу в нем нельзя удалить, а потому все «ненужные», ошибочно созданные задачи или невыполненные в силу тех или иных причин переносятся в архив. «Большой брат» следит за тобой, всё помнит и всё видит.

5. Ideas

Едва ли не самая важная доска для нас, само название которой уже побуждает сотрудников делиться самыми разными идеями. Пусть даже невыполнимыми. Здесь же находятся задачи, которые мы хотим реализовать, но не прямо здесь и сейчас.

Зачем городить огород

Наверное, лучший ответ на поставленный вопрос дает описание технологии, заложенной в основе философии Trello. Речь идет о так называемом бережливом производстве или канбан — японской системы организации работы, которая позволяет реализовать принцип «точно в срок». Идея в том, чтобы вывешивать задачи на всеобщее обозрение и правильным образом их приоритезировать.

Именно поэтому Trello у каждой компании свой единственный и неповторимый. Мы все еще учимся пользоваться этим занятным инструментом, точнее, пользуемся и в процессе, пытаемся понять, как нам удобнее и эффективнее это делать.

Но самое главное: Trello дает руководителю более-менее точный срез происходящего в его компании в данный момент времени. Сотрудники, в свою очередь, тоже получают обратную связь от коллег и понимают, чем они занимаются в рамках общих мини-проектов.

К каждой задаче (карточке на доске) можно присоединить результаты работы, сделать нужные комментарии. То есть Trello — это еще дополнительно и некая универсальная коммуникационная среда. Как только в карточке (задаче) появляются изменения, ответственные за неё сотрудники получают уведомления.

Впрочем, для нас Trello только дополняет, но не заменяет Slack.

#продуктивность #планирование_задач #тайм_менеджмент #управление_задачами #Trello

{ "author_name": "Philipp Kontsarenko", "author_type": "editor", "tags": ["\u0443\u043f\u0440\u0430\u0432\u043b\u0435\u043d\u0438\u0435_\u0437\u0430\u0434\u0430\u0447\u0430\u043c\u0438","\u0442\u0430\u0439\u043c_\u043c\u0435\u043d\u0435\u0434\u0436\u043c\u0435\u043d\u0442","\u043f\u0440\u043e\u0434\u0443\u043a\u0442\u0438\u0432\u043d\u043e\u0441\u0442\u044c","\u043f\u043b\u0430\u043d\u0438\u0440\u043e\u0432\u0430\u043d\u0438\u0435_\u0437\u0430\u0434\u0430\u0447","trello"], "comments": 21, "likes": 18, "favorites": 1, "is_advertisement": false, "subsite_label": "flood", "id": 12674, "is_wide": true }
00
дни
00
часы
00
мин
00
сек
(function(){ var banner = document.querySelector('.teaserSberbank'); var isAdsDisabled = document.querySelector('noad'); if (!isAdsDisabled){ var countdownTimer = null; var timerItem = document.querySelectorAll('[data-sber-timer]'); var seconds = parseInt('15395' + '50799') - now(); function now(){ return Math.round(new Date().getTime()/1000.0); } function timer() { var days = Math.floor(seconds / 24 / 60 / 60); var hoursLeft = Math.floor((seconds) - (days * 86400)); var hours = Math.floor(hoursLeft / 3600); var minutesLeft = Math.floor((hoursLeft) - (hours * 3600)); var minutes = Math.floor(minutesLeft / 60); var remainingSeconds = seconds % 60; if (days < 10) days = '0' + days; if (hours < 10) hours = '0' + hours; if (minutes < 10) minutes = '0' + minutes; if (remainingSeconds < 10) remainingSeconds = '0' + remainingSeconds; if (seconds <= 0) { clearInterval(countdownTimer); } else { timerItem[0].textContent = days; timerItem[1].textContent = hours; timerItem[2].textContent = minutes; timerItem[3].textContent = remainingSeconds; seconds -= 1; } } timer(); countdownTimer = setInterval(timer, 1000); } else { banner.style.display = 'none'; } })();
{ "id": 12674, "author_id": 4, "diff_limit": 1000, "urls": {"diff":"\/comments\/12674\/get","add":"\/comments\/12674\/add","edit":"\/comments\/edit","remove":"\/admin\/comments\/remove","pin":"\/admin\/comments\/pin","get4edit":"\/comments\/get4edit","complain":"\/comments\/complain","load_more":"\/comments\/loading\/12674"}, "attach_limit": 2, "max_comment_text_length": 5000, "subsite_id": 199791 }

21 комментарий 21 комм.

Популярные

По порядку

Написать комментарий...
16

«Привет. Мы решили, что наша телега должна ездить, поэтому поставили на неё квадратные колёса. Но это не сработало — телега ехала криво и косо. Потом мы поставили круглые колёса и всё заработало!»

Планировать спринты в Гугл Докс — это мастерство извращения. Для этого лучше подошёл бы ЛЮБОЙ таск-менеджер, даже Вандерлист.

Трелло создавался как инструмент для планирования, в отличие от Гугл Докс, так что ничего удивительного, что он удобнее.

Одобряю выбор Трелло, не одобряю то, что вы его используете просто как напоминалку.

Прокачиваем Трелло с Павлом Федоровым:
1. Лейблы — визуально будете различать разные стадии задач. То, что вы представили в виде листов, можно сделать в виде лейблов, хотя бы частично.
2. Дедлайны — ставьте их, даже если нет чётких. Мало того, что это стимулирует решать задачу, так Трелло ещё и интегрируется с некоторыми крутыми календарями. Не знаете таких, ставьте Sunrise.am
3. Дескрипшн — самая большая проблема всех, кто только начинает использовать Трелло. В дескрипшине сначала пишите суть задачи, а потом обновляйте саммари таска. Потому что сторонний человек, который зайдёт в задачу, сломает голову и проплюётся радугой от непонимания происходящего. Меня этой до дурости простой мудрости выучил наш программист, который просто не смотрел комментарии. Очень ему за это благодарен.
4. Файлы — для примера у вас карточка со скриншотами: обсудите их прямо в карточки и прикрепите. Во-первых, всё будет в одном месте, во-вторых, карточка с картинками визуально отличается от карточки без картинок. Тем более Трелло умеет работать с облачными хранилищами — с тем же Дропбоксом. А у вас ещё и премиум — там в разы больше интеграций.
5. Плагины — когда перестану лениться, напишу сам текст о лучших плагинах для Трелло.
6. Листы — сделайте их больше, не жопьтесь. Ненужный лист легко архивируется или переносится на другой борд.
7. Планирование по спринтам — как вариант, можно завести борд «Спринты» и в нём лист «Спринт 21-27 декабря».

Ответить
0

Родная душа!))

Жду с нетерпением плагины

Ответить
7

Не стоит вводить читателей в заблуждение...

"Идея в том, чтобы вывешивать задачи на всеобщее обозрение и правильным образом их приоритизировать."

Это один из шагов на пути Kanban, первый самый простой шаг.

Но Kanban это про Work In Progress Limits (Little's Law), фокус на бизнес-ценность для конечного потребителя и правильном управлении потоком.

Трелло это эмулятор пробковой доски (с) David Anderson, основатель http://leankanban.com, соавтор Kanban метода.

Ваши 5 досок вообще-то это очень сложно, 5 досок, Карл. Вам подошло бы всего 2 экрана:

1. Пространство управления бизнес-ценностью:
https://www.dropbox.com/s/funmnqwv0bspso6/Screenshot%202015-12-23%2021.10.48.png?dl=0

Здесь если проводить аналогию с вашими досками:
Доска Backlog – Ideas
Доска Development - Iterations
Доска Accepted - Archive

2. Пространство управления техническими задачами
https://www.dropbox.com/s/r4yc41e6g43jl51/Screenshot%202015-12-23%2021.16.01.png?dl=0

Здесь ваши In The Process и Done.

Это пространство на самом деле развернутая доска Development с 1-го уровня. Прочувствуйте этот момент. Менеджер который управляет бизнес ценностью смотрит на аккуратную доску development на первом пространстве, а разработка "варится" на своем уровне с тех. долгом и прочими задачами, которые не должны "вылезать" наверх.

---

Что касательно карточки, то в trello непонятно кто делает задачу, там есть только Members, это опять же хорошо когда команда небольшой, но когда менеджеру реально надо понять у кого спросить - ему для начала надо узнать у кого...

В карточке там не хватает ролей, например вот в таком виде:
https://www.dropbox.com/s/cmsi4n66a2cp2z0/Screenshot%202015-12-23%2021.22.04.png?dl=0

В общем trello это хорошее начало, хорошая визуализация, но для анализа и оптимизации процесса он не подходит и миссия трелло это списки задач, а не инструмент для управления производственным процессом. :)

А уж Kanban-ом там и не пахнет...

Ответить

Комментарий удален

Комментарий удален

Комментарий удален

Комментарий удален

Комментарий удален

Комментарий удален

Комментарий удален

3

В заголовке:
Перешли от Google Docs в Trello

В заключении:
Для нас Trello только дополняет, но не заменяет Slack.

Я все

Ответить
3

Trello так устроен, что однажды созданную задачу в нем нельзя удалить

Неправда. Удалить можно.

Ответить
0

Да, удаляется из архива, сам так делаю

Ответить
2

Зачем вам доски In the process и Done, если это делается внутри самих же досок колонками? Почитайте про канбан, а то сейчас такое ощущение, что вы изобретаете велосипед заново.

Ответить
2

«А что такое велосипед?»

Ответить
2

Снова со слов некомпетентных людей учат других. Блять, куда вы катитесь.

Ответить
1

Надеюсь не будет статей, "как я с калькулятора перешёл на Эксель". Почему эта статья тут? А... Точно слово "стартап" есть )

Ответить
1

По моему личному опыту, самое удобное это flowdock (тот же slack но попроще) + asana. Этот гибрид просто незаменим для удаленной работы с командой. Тем более для небольших команд оба сервиса бесплатны

Ответить
0

За Asana +

Ответить
0

Ждем статью: как из трелло перешли в битрикс24/мегаплан

Ответить
0

Ждите. А мы тем временем с б24 и МП перешли в трелло

Ответить
0

Работали с трелло, да и не только мы. Не нашли ни одного положительного момента кроме доски задач, когда все перед тобой

Ответить
0

Порекомендуете что-то с доской и более-менее внятным планированием? Кроме б24 и мп :)

Ответить

Комментарий удален

Комментарий удален

1

Разработчикам вроде подходит Джира, но там куча недостатков, типа нет единого центра уведомлений (или это только у нас его нет)

Ответить
0

Попробуйте TargetProcess

Ответить
0

я бы порекомендовал посмотреть в сторону getsmartq.com

Ответить
0

Ребят, почему ни одного комментария про Pivotaltracker ? Тот же Kanban, удобное назначение задач даже для немаленькой команды, статусы, подтаски, мультипроектовость, общий дэшборд. Кто юзает ещё?

Ответить

Комментарий удален

Комментарий удален

Комментарий удален

Комментарий удален

Комментарий удален

Комментарий удален

0

Slack - отличная площадка для всего, вопрос лишь в организованности команды и умении держаться рамок

Ответить
0

Прямой эфир

[ { "id": 1, "label": "100%×150_Branding_desktop", "provider": "adfox", "adaptive": [ "desktop" ], "adfox_method": "createAdaptive", "auto_reload": true, "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "pp": "g", "ps": "bugf", "p2": "ezfl" } } }, { "id": 2, "label": "1200х400", "provider": "adfox", "adaptive": [ "phone" ], "auto_reload": true, "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "pp": "g", "ps": "bugf", "p2": "ezfn" } } }, { "id": 3, "label": "240х200 _ТГБ_desktop", "provider": "adfox", "adaptive": [ "desktop" ], "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "pp": "g", "ps": "bugf", "p2": "fizc" } } }, { "id": 4, "label": "240х200_mobile", "provider": "adfox", "adaptive": [ "phone" ], "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "pp": "g", "ps": "bugf", "p2": "flbq" } } }, { "id": 5, "label": "300x500_desktop", "provider": "adfox", "adaptive": [ "desktop" ], "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "pp": "g", "ps": "bugf", "p2": "ezfk" } } }, { "id": 6, "label": "1180х250_Interpool_баннер над комментариями_Desktop", "provider": "adfox", "adaptive": [ "desktop" ], "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "pp": "h", "ps": "bugf", "p2": "ffyh" } } }, { "id": 7, "label": "Article Footer 100%_desktop_mobile", "provider": "adfox", "adaptive": [ "desktop", "tablet", "phone" ], "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "pp": "g", "ps": "bugf", "p2": "fjxb" } } }, { "id": 8, "label": "Fullscreen Desktop", "provider": "adfox", "adaptive": [ "desktop", "tablet" ], "auto_reload": true, "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "pp": "g", "ps": "bugf", "p2": "fjoh" } } }, { "id": 9, "label": "Fullscreen Mobile", "provider": "adfox", "adaptive": [ "phone" ], "auto_reload": true, "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "pp": "g", "ps": "bugf", "p2": "fjog" } } }, { "id": 10, "disable": true, "label": "Native Partner Desktop", "provider": "adfox", "adaptive": [ "desktop", "tablet" ], "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "pp": "g", "ps": "clmf", "p2": "fmyb" } } }, { "id": 11, "disable": true, "label": "Native Partner Mobile", "provider": "adfox", "adaptive": [ "phone" ], "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "pp": "g", "ps": "clmf", "p2": "fmyc" } } }, { "id": 12, "label": "Кнопка в шапке", "provider": "adfox", "adaptive": [ "desktop" ], "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "p1": "bscsh", "p2": "fdhx" } } }, { "id": 13, "label": "DM InPage Video PartnerCode", "provider": "adfox", "adaptive": [ "desktop", "tablet", "phone" ], "adfox_method": "createAdaptive", "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "pp": "h", "ps": "bugf", "p2": "flvn" } } }, { "id": 14, "label": "Yandex context video banner", "provider": "yandex", "yandex": { "block_id": "VI-223676-0", "render_to": "inpage_VI-223676-0-1104503429", "adfox_url": "//ads.adfox.ru/228129/getCode?pp=h&ps=bugf&p2=fpjw&puid1=&puid2=&puid3=&puid4=&puid8=&puid9=&puid10=&puid21=&puid22=&puid31=&puid32=&puid33=&fmt=1&dl={REFERER}&pr=" } }, { "id": 15, "label": "Плашка на главной", "provider": "adfox", "adaptive": [ "desktop", "tablet", "phone" ], "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "p1": "byudx", "p2": "ftjf" } } }, { "id": 16, "label": "Кнопка в шапке мобайл", "provider": "adfox", "adaptive": [ "tablet", "phone" ], "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "p1": "byzqf", "p2": "ftwx" } } }, { "id": 17, "label": "Stratum Desktop", "provider": "adfox", "adaptive": [ "desktop" ], "auto_reload": true, "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "pp": "g", "ps": "bugf", "p2": "fzvb" } } }, { "id": 18, "label": "Stratum Mobile", "provider": "adfox", "adaptive": [ "tablet", "phone" ], "auto_reload": true, "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "pp": "g", "ps": "bugf", "p2": "fzvc" } } }, { "id": 19, "label": "Тизер на главной", "provider": "adfox", "adaptive": [ "desktop", "tablet", "phone" ], "auto_reload": true, "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "p1": "cbltd", "p2": "gazs" } } } ]
Голосовой помощник выкупил
компанию-создателя
Подписаться на push-уведомления