Тайм-менеджмент. Основы

Тайм-менеджмент (организация времени, управление временем) — это технология упорядочения времени, направленная на повышение эффективности деятельности субъекта.

Управление временем имеет свою структуру, состоящую из нескольких важных процессов:

• Цель
• Приоритеты
• План, стратегии
• Повышение эффективности
• Контроль достижения целей

Цель — идеальный или реальный предмет сознательного или бессознательного стремления субъекта; конечный результат, на который преднамеренно направлен процесс; мысленная модель желаемого результата, идеальный образ будущего.

Если у вас нет целей, то используйте метод SMART:

• Specific (конкретная) — цель должна быть конкретной, т.е. должна указывать на то, что именно необходимо достигнуть;
• Measurable (измеримая) — содержит указание на то, как измеряется результат. Если цель количественная, то необходимо указать целевую цифру («продажи на 5% больше», «купить iPhone 5S менее чем за 15000 рублей» и т.п.), если качественная — установить эталон («автомобиль не хуже S-класса», «такие же часы, как у Стаса Михайлова»);
• Achievable (достижимая) — поставленная цель должна быть реальной; кроме того, должен быть понятен механизм её достижения и он также должен быть реален;
• Relevant (релевантная, актуальная) — необходимо понимать, что выполнение цели актуально и действительно необходимого для достижения желаемого;
• Time-bound (ограниченная во времени) — цель должна иметь чётко определённые границы времени её достижения.

Если так и не получилось, то нужно разобраться в своих интересах, желаниях, жизненных обстоятельствах.

Приоритеты можно ранжировать по:

• По срокам
• По важности
• По Интересу
• По стратегической значимости (если выполнить одну, то вторая будет частично выполнена или её можно будет выполнить быстрее)

Планирование можно классифицировать по

Обязательности

• Директивное планирование – подразумевает обязательное исполнение поставленных задач, всегда имеет конкретного адресата и характеризуется повышенной детализацией.
• Индикативное планирование – отсутствие обязательного и точного исполнения, имеет более рекомендательный и направляющий характер.

Срокам достижения целей

• Краткосрочное планирование – подразумевает отсутствие изменений в обстоятельствах. Срок от 1 недели до года.
• Среднесрочное планирование – учитывает изменения обстоятельств. Срок от 0,5 года до 2-х лет.
• Долгосрочное планирование – общее видение на срок от 1-5 лет до 5-20 лет.

Эффективность работы зависит от нескольких пунктов:

• интерес
• мотивация
• энергия, здоровье
• сила воли, привычка, дисциплина

Как оценить свою работу за какой-то период? Допустим, рабочий день – 12 часов, из них на работу ушло 8 часов, остальное ушло на приём пищи, перерывы и т.д. Тогда рабочее время 8/12 – 2/3 – 67%.

Однако, не все 8 часов были потрачены на дело, допустим, из них 2 часа ушло на смотрение в потолок, сомнения и другое. Тогда “чистое” рабочие время 6 часов.

Но как понять какое время “чистое”? Для этого нужно в конце дня посмотреть за сколько вы справляетесь с какой-то задачей и сравнить с тем за сколько вы смогли бы сделать эту задачу.

Такой метод работает с большинством людей, так как почти все выполняют каждый день какие-то шаблонные задачи.

Итак, вы из 12 часов вы работали 8 и за это время выполнили все задачи, но могли бы за 6 часов. Значит эффективность рабочего времени 6/12 или 50%. А могла быть 8/12 или 67%.

Идея в том, что время – это матрешка.

• всё время
• время бодрствования
• время рабочее
• время, потраченное на работу
• чистое рабочее время

То есть, для максимизации эффективности нужно, чтобы “пункт 5” составлял как можно больший процент к “пункту 4”, а “пункт 4” к “пункту 3” и т.д.

Оптимальным будет (“Пункт 5″/”Пункт 2”)100, если ваша задача выполнить как можно больше работы за день. Или (“Пункт 5″/”Пункт 3”)100, если у вас фиксированное рабочее время.

Формула: (Полученный результат/Желаемый результат)*100%

Телеграм