«Новы сайт ср-ки сжат»: основные принципы постановки задач

Менеджер проектов 9pm.agency Александра Руденко рассказала, как неправильно сформулированное поручение влияет на процесс работы.

В закладки

Нашей команде приходится решать параллельно несколько маркетинговых задач для клиентов: помочь с выпуском нового продукта, сделать упаковку или промо-материалы, перезапустить сайт и подготовить контент.

Если проект длится больше месяца и постоянно пополняется новыми задачами, нужно организовать работу так, чтобы каждый был занят чем-то полезным. Важно, чтобы сотрудник «не перегорал», все важные задачи выполнял вовремя, а клиент был спокоен за результат.

За три года мы выработали свои принципы управления долгими проектами, совместив agile (гибкую методологию разработки) и здравый смысл. В этой статье я расскажу о том, как формулировать задачу так, чтобы команда вас поняла, выполнила задание вовремя, при этом с вами не ссорясь.

Как сформулировать и делегировать задачу

1. Начните с глагола

Задача должна побудить исполнителя сделать какое-то действие: договориться, написать, отправить, разработать, протестировать. Вроде бы очевидно, но на деле в задачниках появляются вот такие заметки, из которых непонятно, что требуется. Причём даже тому, кто это написал:

Задачи без глагола выглядят как беглые заметки — они создают хаос и редко выполняются

Что произойдёт, если к этим же самым заметкам добавить действие:

Вы ещё не знаете, что внутри задачи, но уже понимаете, о чем она

2. Поймите сами, что вы хотите получить в результате

Ответственность за выполнение задачи наполовину лежит на постановщике. Он формирует видение результата и помогает прояснить его исполнителю. Если же этого видения в вашей голове ещё нет — создайте заметку для себя и дайте задаче вызреть. Без чёткого обозначения результата вы потратите кучу времени на обсуждение задачи и, возможно, даже поссоритесь с исполнителем, если итог вам не понравится.

Из этого примера понятно, что постановщику требует коммерческое предложение, но непонятно, каким он его видит, для каких именно продуктов его писать, в каком формате, и почему всё так срочно.

«Поди туда — не знаю куда, принеси то — не знаю что»

3. Превратите видение в текст

Если вы видите результат — вам очень просто выразить словами то, что вы хотите получить. Опишите задачу подробно, но без занудства. Важно, чтобы человек вас просто понял и выполнил задание.

Если вы поделите мысли на абзацы и выделите ключевые моменты — понять вас будет ещё проще:

Уже значительно понятнее, но это не всё

4. Определите, когда задача считается выполненной

В каком случае задача по разработке коммерческого предложения будет считаться завершённой, а исполнитель сможет поставить рядом с ней галочку?

Вариантов множество:

  • ​Коммерческое предложение утвердит директор компании.
  • Коммерческое предложение поможет продать эквайринг тысяче клиентов.
  • Колл-центр утрвердит коммерческое предложение.
  • Коммерческое предложение будет размещено на корпоративном портале.
  • О появлении коммерческого предложения узнает весь колл-центр и так далее.

Каждый из нас по-разному видит конечный результат. Если вы хотите получить нужный — опишите конкретный критерий завершения:

Так стало понятнее, когда задачу можно закрывать

5. Прикрепите дополнительные материалы

Если у вас есть дополнительные материалы, которые помогут исполнителю прояснить видение результата, прикрепляйте их сразу. Например, к задаче по разработке коммерческого предложения можно было прикрепить примеры. С ними исполнителю не нужно искать в архивах «другие коммерческие предложения», и он точно возьмет за основу нужные наработки.

6. Обозначьте дедлайн

Задачи без крайнего срока очень долго болтаются в незавершённых и попадают в сектор «что-то важное» в голове исполнителя, только если они очень интересные. Хотите получить результат к конкретной дате  —  чётко задайте дедлайн с учётом всех форс-мажоров.

7. Назначьте ответственного и соисполнителей

У любой задачи должен быть один ответственный. Коллективная ответственность вроде бы существует, но на практике в любой сложной ситуации исполнитель скинет ответственность или поделит её с коллегой. Решите, кто лучше всего справится с задачей и сможет довести её до конца.

Если задача объемная и явно делится на подзадачи — делите и назначайте ответственного за каждую. Но у основной цели остается один ответственный, который контролирует соисполнителей.

Теперь задача выглядит вот так:

Такую задачу можно обсуждать и брать в работу

8. Проясните видение результата с исполнителем

Необходимо, чтобы исполнитель и постановщик договорились о конечном результате. Передайте задачу исполнителю, дайте время её понять и спросите, как он видит результат. Если видение отличается — корректируйте и добивайтесь полной ясности. Обратите внимание на сроки. Если дедлайн нельзя сдвинуть, проговорите это чётко, чтобы исполнитель понял, а вы получили результат вовремя.

Можно обратиться к инструкции Люды Сарычевой, о том, как понимать задачу. Её картинки хорошо иллюстрируют слово «видение».

Восемь признаков задачи, которая будет сделана хорошо

  1. Задача начинается с глагола.
  2. Постановщик чётко видит результат и понятно описывает задачу.
  3. Задача имеет критерий завершения​.
  4. К задаче прикреплены дополнительные материалы, которые помогают прояснить видение результата и экономят время.
  5. Должен быть обозначен дедлайн.
  6. Задача разбита на подзадачи, если она объёмная, и для их решения нужно несколько человек.
  7. Должны быть назначены ответственный и соисполнители.
  8. Исполнитель и постановщик одинаково видят результат.

В плохо поставленной задаче постановщик скидывает всю ответственность на исполнителя. Дело заканчивается кучей просроченных задач, криками в чатах и офисе, но никто так и не понимает почему.

Сравните, что было с задачей в самом начале:

Ничего не понятно, вряд ли кто-то сделает её хорошо и вовремя

И что стало:

Так больше шансов получить нужный результат вовремя и без судорожной проверки каждого шага

Многие думают, зачем же так подробно расписывать задачу и тратить на это кучу времени: «Вот ещё, расписывать задачи и заниматься прикреплением ссылок. Я всё объяснил. Мы же в одном офисе, все друг друга видят и понимают, если надо — спроси».

Если задача вам действительно важна, не решается за один час, требует погружения и работы команды, то несколько часов на её постановку сберегут огромное количество времени, нервов и сделают команду чуть-чуть счастливее.

Разборки о том, почему задача не сделана вовремя или как-то не так, как хотелось бы, забирают сил и времени гораздо больше, чем два-три часа в неделю на обдуманную постановку. Выбирайте сами.

Материал опубликован пользователем. Нажмите кнопку «Написать», чтобы поделиться мнением или рассказать о своём проекте.

Написать
{ "author_name": "Александра Руденко", "author_type": "self", "tags": [], "comments": 5, "likes": 20, "favorites": 1, "is_advertisement": false, "subsite_label": "flood", "id": 27186, "is_wide": false }
00
дни
00
часы
00
мин
00
сек
(function(){ var banner = document.querySelector('.teaserSberbank'); var isAdsDisabled = document.querySelector('noad'); if (!isAdsDisabled){ var countdownTimer = null; var timerItem = document.querySelectorAll('[data-sber-timer]'); var seconds = parseInt('15395' + '50799') - now(); function now(){ return Math.round(new Date().getTime()/1000.0); } function timer() { var days = Math.floor(seconds / 24 / 60 / 60); var hoursLeft = Math.floor((seconds) - (days * 86400)); var hours = Math.floor(hoursLeft / 3600); var minutesLeft = Math.floor((hoursLeft) - (hours * 3600)); var minutes = Math.floor(minutesLeft / 60); var remainingSeconds = seconds % 60; if (days < 10) days = '0' + days; if (hours < 10) hours = '0' + hours; if (minutes < 10) minutes = '0' + minutes; if (remainingSeconds < 10) remainingSeconds = '0' + remainingSeconds; if (seconds <= 0) { clearInterval(countdownTimer); } else { timerItem[0].textContent = days; timerItem[1].textContent = hours; timerItem[2].textContent = minutes; timerItem[3].textContent = remainingSeconds; seconds -= 1; } } timer(); countdownTimer = setInterval(timer, 1000); } else { banner.style.display = 'none'; } })();
{ "id": 27186, "author_id": 81075, "diff_limit": 1000, "urls": {"diff":"\/comments\/27186\/get","add":"\/comments\/27186\/add","edit":"\/comments\/edit","remove":"\/admin\/comments\/remove","pin":"\/admin\/comments\/pin","get4edit":"\/comments\/get4edit","complain":"\/comments\/complain","load_more":"\/comments\/loading\/27186"}, "attach_limit": 2, "max_comment_text_length": 5000, "subsite_id": 199791 }

5 комментариев 5 комм.

Популярные

По порядку

1

Отлично! Большое спасибо, Саша!

Ответить
0

Спасибо, Рената! Рада, что статья оказалась полезной.

Ответить
0

"За три года мы выработали свои принципы управления долгими проектами, совместив agile (гибкую методологию разработки) и здравый смысл."

В agile нет здравого смысла "из коробки"? Кто являлся эталоном "здравого смысла"? С каждой итерацией "здравый смысл" улучшается (свят-свят)? Как замеряли обратную связь?

"В этой статье я расскажу о том, как формулировать задачу так, чтобы команда вас поняла, выполнила задание вовремя, при этом с вами не ссорясь."

Я так понимаю пересказали SMART, без отсылки к первоисточнику (ну или как минимум указать в списке использованной литературы, стоило).

Ответить
0

Владимир, согласна, не очень корректно выразилась об agile и здравом смысле. Принципы agile – это база, которую каждый адаптирует под себя. В нашем случае получилось именно так.

Во внутренней базе знаний у нас написано так: "Задачи нужно ставить по принципам SMART...", но я не стала указывать это в статье, потому что SMART это всего лишь принцип, а не первоисточник. В своей же статье я поделилась конкретным чек-листом для постановки задачи.

Ответить
–4

Ч-о?

Ответить
0

Прямой эфир

[ { "id": 1, "label": "100%×150_Branding_desktop", "provider": "adfox", "adaptive": [ "desktop" ], "adfox_method": "createAdaptive", "auto_reload": true, "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "pp": "g", "ps": "bugf", "p2": "ezfl" } } }, { "id": 2, "label": "1200х400", "provider": "adfox", "adaptive": [ "phone" ], "auto_reload": true, "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "pp": "g", "ps": "bugf", "p2": "ezfn" } } }, { "id": 3, "label": "240х200 _ТГБ_desktop", "provider": "adfox", "adaptive": [ "desktop" ], "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "pp": "g", "ps": "bugf", "p2": "fizc" } } }, { "id": 4, "label": "240х200_mobile", "provider": "adfox", "adaptive": [ "phone" ], "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "pp": "g", "ps": "bugf", "p2": "flbq" } } }, { "id": 5, "label": "300x500_desktop", "provider": "adfox", "adaptive": [ "desktop" ], "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "pp": "g", "ps": "bugf", "p2": "ezfk" } } }, { "id": 6, "label": "1180х250_Interpool_баннер над комментариями_Desktop", "provider": "adfox", "adaptive": [ "desktop" ], "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "pp": "h", "ps": "bugf", "p2": "ffyh" } } }, { "id": 7, "label": "Article Footer 100%_desktop_mobile", "provider": "adfox", "adaptive": [ "desktop", "tablet", "phone" ], "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "pp": "g", "ps": "bugf", "p2": "fjxb" } } }, { "id": 8, "label": "Fullscreen Desktop", "provider": "adfox", "adaptive": [ "desktop", "tablet" ], "auto_reload": true, "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "pp": "g", "ps": "bugf", "p2": "fjoh" } } }, { "id": 9, "label": "Fullscreen Mobile", "provider": "adfox", "adaptive": [ "phone" ], "auto_reload": true, "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "pp": "g", "ps": "bugf", "p2": "fjog" } } }, { "id": 10, "disable": true, "label": "Native Partner Desktop", "provider": "adfox", "adaptive": [ "desktop", "tablet" ], "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "pp": "g", "ps": "clmf", "p2": "fmyb" } } }, { "id": 11, "disable": true, "label": "Native Partner Mobile", "provider": "adfox", "adaptive": [ "phone" ], "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "pp": "g", "ps": "clmf", "p2": "fmyc" } } }, { "id": 12, "label": "Кнопка в шапке", "provider": "adfox", "adaptive": [ "desktop" ], "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "p1": "bscsh", "p2": "fdhx" } } }, { "id": 13, "label": "DM InPage Video PartnerCode", "provider": "adfox", "adaptive": [ "desktop", "tablet", "phone" ], "adfox_method": "createAdaptive", "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "pp": "h", "ps": "bugf", "p2": "flvn" } } }, { "id": 14, "label": "Yandex context video banner", "provider": "yandex", "yandex": { "block_id": "VI-223676-0", "render_to": "inpage_VI-223676-0-1104503429", "adfox_url": "//ads.adfox.ru/228129/getCode?pp=h&ps=bugf&p2=fpjw&puid1=&puid2=&puid3=&puid4=&puid8=&puid9=&puid10=&puid21=&puid22=&puid31=&puid32=&puid33=&fmt=1&dl={REFERER}&pr=" } }, { "id": 15, "label": "Плашка на главной", "provider": "adfox", "adaptive": [ "desktop", "tablet", "phone" ], "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "p1": "byudx", "p2": "ftjf" } } }, { "id": 16, "label": "Кнопка в шапке мобайл", "provider": "adfox", "adaptive": [ "tablet", "phone" ], "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "p1": "byzqf", "p2": "ftwx" } } }, { "id": 17, "label": "Stratum Desktop", "provider": "adfox", "adaptive": [ "desktop" ], "auto_reload": true, "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "pp": "g", "ps": "bugf", "p2": "fzvb" } } }, { "id": 18, "label": "Stratum Mobile", "provider": "adfox", "adaptive": [ "tablet", "phone" ], "auto_reload": true, "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "pp": "g", "ps": "bugf", "p2": "fzvc" } } }, { "id": 19, "label": "Тизер на главной", "provider": "adfox", "adaptive": [ "desktop", "tablet", "phone" ], "auto_reload": true, "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "p1": "cbltd", "p2": "gazs" } } } ]
Компания отказалась от email
в пользу общения при помощи мемов
Подписаться на push-уведомления