Как основателю настроить работу бэк-офиса в первые годы проекта и не перегореть

Если вы планируете свой стартап в B2B-SMB, сейчас вы немного узнаете про его невидимую сторону — оформление взаимоотношений с государством, сотрудниками, партнёрами, клиентами в компании в её первые годы. Надеемся, опыта нашего проекта iBurattino подскажет вам, как правильно спланировать свой путь.

Не ошибёмся, если скажем, что наличие реквизитов, положительная история и возможность работать по безналу — важные артефакты в среде B2B-SMB. Сегодня наш сервис работает с 800 интернет-магазинами, а также сотрудничает с Яндекс.Кассой и InSales. Наши взаимоотношения невозможно было бы построить без выше перечисленных атрибутов.

Государственная регистрация

Всё начинается с неё. Помню в 2014 году сломал глаза и голову, разбираясь в выборе между ИП и ООО. В сети на эту тему много сравнительной информации, обязательно выделите 1-2 дня на прочтение и осознание различий. Мне запомнилось вот что.

Индивидуальный предприниматель (ИП):

  • Пишут, что индивидуальный предприниматель отвечает личным имуществом. Т.е. если по суду вы кому-то задолжаете большую сумму, придется продавать своё имущество, чтобы вернуть долги.
  • Знаю, что у ИП удобно распоряжаться деньгами. Хотите пополняйте, хотите снимайте, хотите покупайте — это ваши личные средства. С юр.лицом такое не прокатит, потребуется договор займа.
  • История моей знакомой. Утверждала, что после закрытия ИП через несколько лет налоговая ей присылала какие-то недоимки и пришлось платить.
  • Страшилка. Клиенты могут предъявить претензии в судебном порядке даже после того, как вы закрыли/прекратили деятельность как ИП.

Коллеги, у кого ИП, пожалуйста, поделитесь в комментариях личной болью или преимуществами владения ИП. У нас ООО, поэтому далее информация в более развернутом виде.

Общество с ограниченной ответственностью (ООО):

  • Феномен ООО. С момента регистрации вы должны разделять себя и ООО. Как будто вы родили его и на свет появилось чудо. После своего рождения это чудо уже самостоятельная единица с балансом на борту и своими принципами! Во-первых, у ООО обязан быть генеральный директор. Неважно, что генеральный директор и учредитель будет одно лицо - вы! Вы учредили ООО, а ООО берет вас как генерального директора управлять собой. А раз так, то ООО должно платить вам деньги и налоги за вас. Вот через такую ловкую схему начинают утекать первые деньги с расчетного счёта ООО. Во-вторых, может случиться как у нас - продаж не будет в первый год. Средства с расчётного счёта израсходуются на налоги и оплату ПО, а значит потребуется внести их туда. В первый раз это создаёт некоторую сложность. На самом деле, всё просто. Чтобы пополнить счёт, потребуется соблюсти формальную процедуру. К примеру, оформить договор беспроцентного займа (наш вариант) или внести как материальную помощь. Разница между этими способами в том, что по договору займа потом можно вернуть деньги "как есть". И наконец, пошли продажи и на счету компании образовалась достаточная сумма денег. Вы хотите снять эти деньги, но снова препятствие. Серые схемы мы не используем, а из белых остаются: договор займа или дивиденды. Оба варианта создают некоторые сложности. Чтобы снять дивиденды, необходимо подготовить промежуточную бух.отчетность, которую в нашем случае невозможно сделать в середине года. С договором займа всё очень запутанно. Если кратко, то по нему без процентов не получиться снять деньги. Поскольку, у вас или ООО по закону будет выгода, на которую придется оформить бумаги и сдать в налоговую. Мы у себя в таких случаях используем процентный договор займа по ставке 2/3 ставки рефинансирования. Уверен, что Кафка нашел бы для себя в этих ловких схемах вдохновение.
  • Предполагается, что если ООО кому-то по суду задолжает деньги, которых нет на балансе компании, учредители не несут никакой отвественности. Все выплаты долгов пойдут из имущества ООО и его уставного капитала. В действительности, в компаниях вроде нашей, учредитель, генеральный директор и главный бухгалтер - это одно лицо. По закону ответственность за действия ООО несут главный бухгалтер и генеральный директор. Круг замыкается.
  • Привлечение инвестиций. Знаю, что ФРИИ при приёме в акселератор требует оформлять ООО. Да и в принципе, при работе с инвесторами такая форма видится более подходящей. Есть уставный капитал и сопоставимые ему доли. Существуют акционерные общества (ОАО, ЗАО), но эти скорее подходят, когда уже есть опыт успешного ведения бизнеса.

В 2014 году весь процесс регистрации у меня занял менее 1 календарного месяца и суммарно 30 000 рублей. Самые сложное: принять волевое решение и найти помещение. Налоговые очень не любят места массовых регистраций. Далее надо просто оформить документы, есть специальные сервисы, я использовал Документовед.

Технически необходимо проделать такие шаги:

  • Оформить пакет документов.
  • Найти ближайший МФЦ для подачи документов. Там же можно сделать печать. Оплатить.
  • Примерно через 2 недели стать счастливым обладателем ООО.
  • Открыть расчётный счёт в банке.
  • Отвезти первые справки в налоговую и фонды, начать готовиться к сдаче своей первой отчётности

Поздравляю! С этого момента ваша жизнь преобразится. В вашем распоряжении будет целый парк аттракционов: ведение первичной документации, сдача отчётов, подготовка всевозможных документов, согласования с контрагентами и инспекциями.

Сдача ежемесячной и годовой отчетности

Если вы панк и желаете ещё больших острых ощущений, можете пропустить этот пункт про автоматизацию выше перечисленных задач. Я же, в силу возраста и семейного положения, предпочел отдать это все в один из сервисов. Мы пользуемся Эльба.Контур.

Вот уже 3 года я самостоятельно сдаю ежемесячные отчеты в налоговую, в ФСС, ПФР, квартальные отчеты, выставляю счета клиентам, делаю взаимные расчёты с партнёрами и сдаю годовой бух. отчёт. Примерно получается такое распределение времени: ежемесячные отчеты по сотрудникам отнимают у меня пару часов времени, взаиморасчеты с партнёрами 2-5 календарных дней (размазаны по месяцу), а большой ежегодный отчет раз в год отнимает несколько недель чистого времени.

Сервис объединен с банком, ездить никуда не приходиться, письма от налоговой получаю прямо в сервис, всё удаленно. Главное, что дебет с кредитом сходится уже третий год. И мне показалось, что наличие такого электронного сервиса благоприятно влияет на взаимоотношения с инстанциями.

Из недостатков сервиса можно отметить, что нельзя снять дивиденды в течении года и пользователи MacOS не смогут подготовить документы так, чтобы на них печать отображалась. Последний пункт для меня очень важен. В остальном я очень доволен основным назначением сервиса.

Итого, в год на электронную бухгалтерию и расчетный счёт в банке тратится суммарно 25000 рублей.

Решение правовых вопросов

Если надо создать какой-то нетиповой документ: оферту, сложный договор, уточнить какой-то вопросы, мы используем Правовед Нам там помогли решить задачи по созданию оферты и некоторых договоров, очень много разъяснений. У них на сайте собрана солидная база для решения типовых ситуаций, но главное можно оплатить консультацию и работу специалиста по не типовым случаям.

У «Документоведа» и «Эльба.Контур» также имеются свои наборы специализированных документов: типовые приказы и договоры, поэтому сложностей на старте не возникнет.

Итог

Вывод №1. Как вы уже заметили, платить придётся за всё. Не ждите в бизнесе халявы, а если встречаете — не относитесь легкомысленно. Всё просто. Если вам оказывают услугу или работу, то вы платите. И наоборот. Это принципиально отличает мышление бизнесмена от рядового потребителя. Будьте готовы, что вам придётся платить за программы, услуги, оплачивать налоги и зарплату.

Вывод №2. Раз у вас затраты, значит сделайте правильное ценообразование. Вы оказываете ценность другим и не должны работать себе в убыток. Научитесь закладывать расходы в ценообразование.

Вывод №3. Работа с налоговыми органами и другими государственными инстанциями сегодня достаточно комфортна для малого бизнеса.

Вывод №4. Если есть цель, желание, собранность, вера в свои силы и настойчивость — всё получится. Как известно, бизнес — это марафон, а трудности развивают.

Совет. В повседневной работе помогает юмор, терпение и доброжелательность. Не реагируйте на хамство. У ваших клиентов тоже бывают сложные периоды в жизни. Серьезно, никогда не портьте себе и окружающим настроение. 100% работает правило из "Крошки Енота".

Спасибо, если дочитали статью! Было бы приятно узнать про опыт других молодых предпринимателей. Советы от состоявшихся и комментарии от всех остальных!

Всем великих успехов и хорошего настроения!

0
39 комментариев
Написать комментарий...
Алекс

Заголовок статьи про одно, содержание про другое.

Ответить
Развернуть ветку
Александр Аббасов
Автор

Можете уточнить, в чём конкретно расхождение? Писал я о том, как самостоятельно автоматизировать процессы по ведению дел свой небольшой компании. Советы 100% из моей повседневной практики.

Ответить
Развернуть ветку
Сева Матвеев

По-моему, статья про выбор между ИП и ООО и дальнейшую регистрацию

Ответить
Развернуть ветку
Александр Аббасов
Автор

Да, про это, конечно и про то, как дальше автоматизировать свои процессы. Но раз столько людей поправляют меня, значит ошибся с заголовком. Прошу прощения :(

Ответить
Развернуть ветку
Kirill Manaenkov

Немного комментариев от корпоративного юриста: договоры беспроцентного займа - это бомба, подложенная вами под себя же. Согласно судебной практике в коммерческих отношениях, а отношения учредитель - учрежденное ООО - коммерческие, не может быть никакой безвозмездности. А значит, что при первой налоговой проверке, по всем договорам беспроцентного займа учредителю доначислят НДФЛ за неполученные проценты по рыночной ставке.

Если хотите внести в ООО какие-то денежные средства, делается это не в виде "материальной помощи", а в виде вклада в имущество Общества. Оформляется решением участников ООО.

Рекомендую Вам обращаться не только к коллегам из Правоведа, но и к живым юристам. Они сэкономят вам куда больше денег на выходе. Суды с налоговой будут вам стоить от 50 000 руб за 1 инстанцию.

И еще - к беспроцентным договорам делайте задним числом допы о том, что договоры процентные и ООО вам вернет заем именно с ними.

Ответить
Развернуть ветку
Ushkyr Basmach

Крайне дельный комментарий, спасибо. Тоже маялся с этим вопросом

Ответить
Развернуть ветку
Ivan Shkirya

"Открытие конторы для чайников"

По существу:
1. Про бэк офис ни слова
2. Нынче учредители и управленцы ООО несут ответственность не особо меньше чем ИП
3. Исходя из расчетов автора (про несколько недель в год на отчетность) привлечение бухгалтера целесообразно с любой точки зрения
4. Доверять документам из сервисов типа правоведа можно до первой повестки. Документам от юристов, конечно, веры не больше, но там есть рычаги и возможности получения реальной экспертизы, а не отписки. Короче, отдайте все доки настоящим юристам на аудит, когда оправитесь от шока - шустро все переделывайте
5. Выводы из статьи не следуют вообще никак. Где про ценообразование и модель (вывод 2)? Где цифры, профит и дача на Мальдивах (вывод 4)? Вывод 1 я совсем не понял
6. Ощущение, что у автора ни одной камералки еще не было, так что статья не считается :)

@VC.ru заголовок обещал разбор этих тегов: офис, персонал, мотивация, автоматизация, бизнес-процессы, коммуникации, системы, управление задачами и вот это все. А этого ничего не завезли!

Ответить
Развернуть ветку
Александр Аббасов
Автор

1. Ну, как ни слова-то? А как назвать эти процессы? Другие комментаторы меня поправили и я понимаю, что здесь аудитория более опытная и ждет других кейсов. Но тут, простите, что не попал в поле ваших интересов :(
3. Из чего вы сделали такой вывод? Там же написано, что я сам этим занимаюсь.
4. У вас есть личный негативный опыт? У меня не было, и надеюсь не будет :)
6. Да что вы говорите :) Как же я 3 года работаю?
За комментарий, спасибо

Ответить
Развернуть ветку
Ирина Аббасова

Мне сейчас тоже надо решать что выбрать ИП или ООО. Почитав вашу и еще несколько статей, поняла что ООО уже не обладает той независимостью, как 10 лет назад.

Ответить
Развернуть ветку
Петр Петров

Спасибо, статья полезная.

Ответить
Развернуть ветку
Александр Аббасов
Автор

Рад, что кому-то пригодился мой опыт.

Ответить
Развернуть ветку
Олеся Белоусова

Автор, пиши еще! Очень круто и актуально для меня :) Единственное, конечно, как многие здесь уже заметили - правовед редкостное - го%вно, без обид :)) Но сами по себе принципы, по которым построен сервис, не предполагает получение качественных ответов. Это я не понаслышке знаю. Но, видимо, каждый должен обжечься сам, чтобы это понять.. Успехов в бизнесе!

Ответить
Развернуть ветку
Федор Пинега

Согласен насчет "автор пиши ещё". Хороший текст, по делу всё.

Ответить
Развернуть ветку
Игорь Пронин

Ниочем

Ответить
Развернуть ветку
Александр Аббасов
Автор

Жаль, наверно это потому, что вы не подпадаете под аудиторию тех, кто только собирается. Переросли так, сказать. Но это мой личный опыт, ниоткуда не перепечатанный и собранный "кровью и потом" :)

Ответить
Развернуть ветку
Юрий Прокопенко

Только при чем тут бэк-офис? =)

Ответить
Развернуть ветку
Александр Аббасов
Автор

Упс, может это я такой грамотей? :) Я всегда категоризовал задачи, связанные с работой фирмы, бухгалтерии, договорами и правовыми работами, как бэк-офисные дела. Я ошибался?

Ответить
Развернуть ветку
Юрий Прокопенко

Просто когда заголовок читаешь, ждешь статьи о том, как настроить процессы так, чтобы минимум в них участвовать.

А на деле речь про выбор формы собственности, и том, что Контур и Ко упрощают отчетность, что уже лет 5 не новость.

Могу накинуть — можно «Кнопку» подключить, это ещё больше упростит бэк.

Ответить
Развернуть ветку
Александр Аббасов
Автор

Видимо, я не совсем понял аудиторию на vc. Тут скорее всего все опытные и требовательные. Спасибо за рекомендации

Ответить
Развернуть ветку
Yan

да, есть те, кому будет кстати понимание настройки старта.
Чутка не хватает уточнений местами о многом. Тот же юр.адрес. Когда я начинал, то замаялся и купил массовик. Для первого опыта я правильно сделал и в той нише, коей занимался.

Ответить
Развернуть ветку
Александр Аббасов
Автор

Спасибо, а то я совсем загрустил из-за своих просчётов. Хотел как лучше, а получилось как известно :) Но зато, теперь лучше стал понимать, чего тут ждут.

Ответить
Развернуть ветку
Ирина Десницкая

Не переживайте, спасибо за опыт

Ответить
Развернуть ветку
Юрий Прокопенко

Я бы почитал истории, когда в банке не открыли счет потому, что офис не по юридическому адресу расположен :D

Я с таким однажды сталкивался, но рассказывать особо не о чем, просто выбрал другой банк.
Да и изменилось уже что-то, возможно.

Ответить
Развернуть ветку
Yan

Да, с массовиками интересные коллизии возникают. Я сначала взял один адрес и прикрепление к банку с ним не подумав. Оказалось у банка использование банк-клиента геморное до ужаса. А я залил в бюджет полляма тогда. Пришлось правдами-неправдами (договорами разными) выводить. Потом оказалось что вывод не нужен был, можно было обратный возврат сделать. Но это первый опыт)

С юр.адресом проблемы с локацией банков и всяких ПФР,ФСС и прочего. Они все черти где находились. Из-за этого меня мотало дай боже из района в район. Хотя наделся что буду чаще в офисе время проводить. В те времена только появлялись разные сервисы типа Эльбы, Кнопки, МоеДело и прочее.

Ответить
Развернуть ветку
Олеся Белоусова

И Вы тоже пишите! Очень интересно. Как раз сейчас юр. лицо регим. Столкнулись с выбором юр. адреса. Купить его, или действительно офис снять, который пока как офис и не нужен.

Ответить
Развернуть ветку
Yan

Не нужен вам офис пока. Только если совсем невмоготу. Снимите квартиру и оттуда работать можно. Юр.адрес вполне сойдет и массовик на первое время. Если клиентура постоянная и бизнес в целях серьезный, то лучше арендовать место в коворкинге с юр.адресом на первое время. Либо 2 кв.м в любом малолюдном месте торгового центра и находится там (под фотоуслуги или услуги печати, торговля фоторамками и прочая херня). Поставьте стул и стол и нормально можно и почту туда принимать и стоит недорого.

Ответить
Развернуть ветку
Олеся Белоусова

Спасибо за совет! Думаем, что так и сделаем. Еще рассматриваем вариант: снять фиктивный адрес, но с возможностью иногда там бывать и снимать переговорные комнаты (за доплату). Есть такие сейчас услуги "виртуальный офис". Единственное, думаю, что когда будем расширяться: нужно будет менять адрес. Интересно, сложно ли это сделать (муторно ли).

Ответить
Развернуть ветку
Yan

Придется новый адрес искать и уведомлять налоговую и прочие ФСС ПФР и прочие. Плюс получение почты из налоговой или банка или от клиентов. На фирме-пустышке где все номиналы и все номинально, выкинул и спокоен что ты лично нигде не вписан как владелец. Выкинул бумажки и спи спокойно! Но если бабло на счетах застряло и номинала-дира не найти или налоговая заблокировала счет изза неуплаты налогов или еще чего, или изза вывод средств неподтвержденный - вот тогда гемор. Хотя и там выплыть можно с нормальным Бухом и Аудитором.
В РФ любая ООО так и иначе засоряется и ведется со временем грязно. Такова структура выстроенная государством. Всегда к чему придраться и на чем лажануться. Вчистую только по первой можно держаться. А потом ЗАВАЛ! Это все аудиторы втихую твердят!

Ответить
Развернуть ветку
Олеся Белоусова

спасибо!

Ответить
Развернуть ветку
Юрий Прокопенко

Мы просто первые увидели статью, может кому-то и интересно.

Ответить
Развернуть ветку
Олеся Белоусова

Для совсем начинающих как я можно с спарке писать :) https://spark.ru/

Ответить
Развернуть ветку
Александр Аббасов
Автор

Спасибо, мы там есть. Да, там действительно аудитория менее опытная и лояльная

Ответить
Развернуть ветку
Александр Аббасов
Автор

3. Из чего вы сделали такой вывод?
4. У вас есть личный негативный опыт? У меня не было, и надеюсь не будет :)
6. Да что вы говорите :) Как же я 3 года работаю?

За комментарий, спасибо

Ответить
Развернуть ветку
Александр Аббасов
Автор

Как-то не сюда отправился комментарий :(

Ответить
Развернуть ветку
Стас Тихомолов

Правовед, документовед и эльба.контур - скинулись на статью походу.

Ответить
Развернуть ветку
Александр Аббасов
Автор

Ага, и бизнес мой оплатили. Простите, но очень плоская, уж ваша точка зрения

Ответить
Развернуть ветку
Александр Аббасов
Автор

Я, кстати, был бы не против :) Ибо ежегодно трачу на них десятки тысяч рублей.

Ответить
Развернуть ветку
Александр Клинуев

Сам себе злобный iBuratino.

Ответить
Развернуть ветку
Александр Аббасов
Автор

В каком смысле? Кстати, правильно iBurattino ;)

Ответить
Развернуть ветку

Комментарий удален модератором

Развернуть ветку
36 комментариев
Раскрывать всегда