Оффтоп Elena Haidukova
702

Цифровой HR: как обойтись без программистов

Как мы автоматизировали HR-процессы «на лету», не влезли в 2-годичный проект и увеличили скорость работы HR в среднем на 91%.

В закладки

ИТ-специалисты расписаны до конца года, а HR уже «трещит по швам» — Феликс Скворцов, руководитель направления цифровых проектов компании КРОК, рассказал как команда из 3 человек без привлечения внутреннего ИТ-персонала в сжатые сроки автоматизировала HR-процессы, внедрила дружелюбных чат-ботов как лицо первой линии HR и добилась успеха.

Что было до автоматизации HR

В компании работает 2 500 человек, которых обслуживает 7 HR-отделов. Конечно есть единая корпоративная система управления предприятием, которая организовывает бОльшую часть работы в компании, но так получилось, что работа HR-подразделений компании до сих пор велась по однажды сложившимся сценариям с использованием Excel-файлов и почты.

Понятно, что эффективность HR оставляла желать лучшего. Для примера приведу процесс организации корпоративного обучения английскому языку:

  • Каждые 3 месяца происходила рассылка с приглашением записаться на курсы английского.
  • Около 10% сотрудников выражали интерес.
  • Дальше нужно было узнать прошёл ли каждый из 250-300 желающих тестирование, кому положена компенсация стоимости обучения, где предпочитает заниматься и с кем, и много другое.

На месяц HR-специалист выпадала из рабочего процесса и занималась только формированием групп обучения английскому языку.

И это только 1 процесс! А по итогу «разбора полётов» с HR-сотрудниками мы выделили более 30 процессов, которые требовали оптимизации. При этом мы также выяснили, что 70-80% заявок в HR повторяются и их, теоретически, можно обрабатывать и автоматически.

Наш подход к автоматизации

У нас не было возможности полгода разрабатывать техническое задание (ТЗ) и полгода согласовывать его, полгода разрабатывать ИТ-решение и полгода внедрять, как это зачастую бывает в компаниях нашего размера. Хотелось быстрых побед.

За основу HR-системы взяли Low-code платформу Comindware Business Application Platform в роли быстрой среды разработки для создания бизнес-процессов и веб-форм прямо из веб-браузера.

Для увеличения гибкости процесса разработки мы решили использовать модный подход к организации работы — короткие спринты. Платформа Comindware стала отличным фундаментом для такого подхода к управлению проектом:

  • Команда из 3-х человек (1 аналитик и 2 инженера) за 1 неделю создавала рабочий прототип бизнес-приложения для автоматизации одного из HR-процессов и предлагала его в работу HR-отделу.
  • Несмотря на скромный размер нашей команды, практически каждую неделю нам удавалось показывать значимый для заказчика результат.
  • Визуальный редактор для моделирования бизнес-процессов позволял на «на глазах у заказчика», за одним столом, корректировать бизнес-процессы и обойтись без детальной проработки процессов и лишней документации.

KPI у нас был один — бизнес-приложение для автоматизации HR-процесса, которое мы выдаём пользователям, должно быстро прижиться в HR-команде. Проверяли так:

  • Прототип приложения удобен и нравится HR команде — доводим его до ума по комментариям пользователей и внедряем бизнес-приложение.
  • Если сотрудники отвергают предложенный прототип, то забираем прототип на переосмысление, а параллельно автоматизируем другой процесс.

Использование коротких спринтов оказалось одним из самых удачных решений — если бы влезли в 2-годичный проект, то он бы не состоялся.

Что получилось

Мы разработали единую систему интегрированных приложений для автоматизации HR-процессов. 8 процессов уже успешно автоматизированы, а автоматизация каждого из оставшихся HR-процессов требует в основном участия бизнес-аналитиков с минимальным привлечением IT-специалистов.

В качестве основного канала коммуникации сотрудников компании и соискателей с HR мы использовали чат-ботов. Их тоже создали без программирования на платформе Node-RED. Чат-боты сопровождают сотрудника на всех этапах взаимодействия с HR:

  • Рекрутинг чат-бот принимает резюме от соискателей и быстро отвечает на типовые вопросы, а более сложные — передаёт специалисту отдела рекрутинга.
  • Онбординг бот напоминает новым сотрудникам, как добраться до офиса, какие документы взять с собой, заранее заказывает пропуск и в игровой форме помогает адаптироваться к новому месту работы.
  • Оффбординг бот отвечает за процесс увольнения сотрудника: от подтверждения увольнения руководителем до распоряжения о выдаче трудовой книжки.
  • Корпоративный чат-бот делится с сотрудниками полезной информацией, помогает «закрывать» рутинные задачи, такие как бронь переговорных или заказ пропусков

Сотрудник может обратиться к чат-ботам через Telegram, Slack или из веб-интерфейса.

Для обработки многих заявок оказался нужен доступ в ИТ-инфраструктуру компании. Такого рода интеграция требует вовлечения ИТ-сотрудников компании, которые расписаны на год. Поэтому изначально ботов использовали не только для сбора информации и запуска соответствующего бизнес-процесса, но и для интеграции с существующей инфраструктурой — робот входил в систему как пользователь и доставал всю нужную информацию.

Уникальность получившегося HR-решения заключается в синергии BPM-системы и RPA (Robotic Process Automation). Сейчас мы работаем над добавлением технологии обработки естественного языка (NLP) c элементами машинного обучения, а также чат-бота с функцией распознавания речи, но это тема для следующей статьи.

Результаты и выводы

Внедрение системы позволило сократить время на рутинную работу сотрудников HR-служб компании:

  • Сроки исполнения работ по организации образовательных мероприятий сокращены в среднем на 91%.
  • Формирование списков участников на внутреннее обучение теперь занимает в 4 раза меньше времени.
  • Благодаря замене Excel-файлов на автоматизированные решения с дружелюбным интерфейсом удалось радикально упростить контроль процессов по подготовке обучающих курсов, эффективности кадровых процессов по выдаче справок, заключение договоров с подрядчиками и оплате счетов и т.д.
  • Low-code платформа в основе HR-системы заложила надёжную основу для цифровой трансформации и других подразделений компании в сжатые сроки.

Основные уроки, которые мы извлекли из проекта:

  1. Большинство технологий «будущего», уже изобретены, и при разумном подходе к реализации они дают хорошие результаты для бизнеса.
  2. Внутренние ИТ-службы зачастую противятся изменениям извне и иногда даже мешают развитию прогресса.
  3. При наличии хорошей команды и платформы, любые трудности можно победить :)

#кейсы

Материал опубликован пользователем. Нажмите кнопку «Написать», чтобы поделиться мнением или рассказать о своём проекте.

Написать
{ "author_name": "Elena Haidukova", "author_type": "self", "tags": ["\u043a\u0435\u0439\u0441\u044b"], "comments": 6, "likes": 11, "favorites": 1, "is_advertisement": false, "subsite_label": "flood", "id": 32811, "is_wide": false, "is_ugc": true, "date": "Mon, 05 Feb 2018 15:51:42 +0300" }
{ "id": 32811, "author_id": 72125, "diff_limit": 1000, "urls": {"diff":"\/comments\/32811\/get","add":"\/comments\/32811\/add","edit":"\/comments\/edit","remove":"\/admin\/comments\/remove","pin":"\/admin\/comments\/pin","get4edit":"\/comments\/get4edit","complain":"\/comments\/complain","load_more":"\/comments\/loading\/32811"}, "attach_limit": 2, "max_comment_text_length": 5000, "subsite_id": 199791 }

6 комментариев 6 комм.

Популярные

По порядку

Написать комментарий...
1

Заголовок холиварный, а комментариев нет, неинтересно как-то.

Внутренние ИТ-службы всегда противятся любым изменения извне и иногда даже мешают развитию прогресса.

Значит у вас "всегда" отвратительное руководство.

Ответить
0

Спасибо за комментарий! Напрасно я так категорично. Исправила.

Ответить
0

А я вот не буду менее категоричным. Потому что "всегда" или "иногда", нет разницы – если люди сопротивляются изменениям, это недоработка руководства. Задача руководства – видеть, понимать и компенсировать бОльшую нагрузку, бОльший стресс и бОльшую ответственность сотрудников. А когда предлагается всего этого много за те же деньги ради каких-то перемен, сотрудники закономерно не хотят ничего менять.

Ответить
0

Абсолютно все отделы, команды, службы противяться изменениям. И это абсолютно нормально и характерно человеческой природе и нынешней парадигме - все нужно быстро, а значит по отлаженному процессу.

Я тоже столкнулся с тем, что при внедрении очень полезных, но простых программок пришлось уговаривать и заставлять коллег пользоваться новшеством. В итоге для каждого следующего проекта они приходили и просили сделать программку, потому что это "очень удобно и убирает много ненужной работы"

Ответить
0

Нет, это не нормально, и не свойственно человеческой природе. Повышенная нагрузка, вызываемая переменами, должна компенсироваться – в первую очередь материально. Вам хотя бы дополнительно заплатили за ваши усилия по "уговорам"?

Ответить
0

Ахахаха... спасибо. посмеялся

Ответить

Комментарий удален

0

Прямой эфир

[ { "id": 1, "label": "100%×150_Branding_desktop", "provider": "adfox", "adaptive": [ "desktop" ], "adfox_method": "createAdaptive", "auto_reload": true, "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "pp": "g", "ps": "bugf", "p2": "ezfl" } } }, { "id": 2, "label": "1200х400", "provider": "adfox", "adaptive": [ "phone" ], "auto_reload": true, "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "pp": "g", "ps": "bugf", "p2": "ezfn" } } }, { "id": 3, "label": "240х200 _ТГБ_desktop", "provider": "adfox", "adaptive": [ "desktop" ], "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "pp": "g", "ps": "bugf", "p2": "fizc" } } }, { "id": 4, "label": "240х200_mobile", "provider": "adfox", "adaptive": [ "phone" ], "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "pp": "g", "ps": "bugf", "p2": "flbq" } } }, { "id": 5, "label": "300x500_desktop", "provider": "adfox", "adaptive": [ "desktop" ], "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "pp": "g", "ps": "bugf", "p2": "ezfk" } } }, { "id": 6, "label": "1180х250_Interpool_баннер над комментариями_Desktop", "provider": "adfox", "adaptive": [ "desktop" ], "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "pp": "h", "ps": "bugf", "p2": "ffyh" } } }, { "id": 7, "label": "Article Footer 100%_desktop_mobile", "provider": "adfox", "adaptive": [ "desktop", "tablet", "phone" ], "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "pp": "g", "ps": "bugf", "p2": "fjxb" } } }, { "id": 8, "label": "Fullscreen Desktop", "provider": "adfox", "adaptive": [ "desktop", "tablet" ], "auto_reload": true, "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "pp": "g", "ps": "bugf", "p2": "fjoh" } } }, { "id": 9, "label": "Fullscreen Mobile", "provider": "adfox", "adaptive": [ "phone" ], "auto_reload": true, "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "pp": "g", "ps": "bugf", "p2": "fjog" } } }, { "id": 10, "disable": true, "label": "Native Partner Desktop", "provider": "adfox", "adaptive": [ "desktop", "tablet" ], "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "pp": "g", "ps": "clmf", "p2": "fmyb" } } }, { "id": 11, "disable": true, "label": "Native Partner Mobile", "provider": "adfox", "adaptive": [ "phone" ], "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "pp": "g", "ps": "clmf", "p2": "fmyc" } } }, { "id": 12, "label": "Кнопка в шапке", "provider": "adfox", "adaptive": [ "desktop" ], "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "p1": "bscsh", "p2": "fdhx" } } }, { "id": 13, "label": "DM InPage Video PartnerCode", "provider": "adfox", "adaptive": [ "desktop", "tablet", "phone" ], "adfox_method": "createAdaptive", "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "pp": "h", "ps": "bugf", "p2": "flvn" } } }, { "id": 14, "label": "Yandex context video banner", "provider": "yandex", "yandex": { "block_id": "VI-223676-0", "render_to": "inpage_VI-223676-0-1104503429", "adfox_url": "//ads.adfox.ru/228129/getCode?pp=h&ps=bugf&p2=fpjw&puid1=&puid2=&puid3=&puid4=&puid8=&puid9=&puid10=&puid21=&puid22=&puid31=&puid32=&puid33=&fmt=1&dl={REFERER}&pr=" } }, { "id": 15, "label": "Плашка на главной", "provider": "adfox", "adaptive": [ "desktop", "tablet", "phone" ], "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "p1": "byudx", "p2": "ftjf" } } }, { "id": 16, "label": "Кнопка в шапке мобайл", "provider": "adfox", "adaptive": [ "tablet", "phone" ], "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "p1": "byzqf", "p2": "ftwx" } } }, { "id": 17, "label": "Stratum Desktop", "provider": "adfox", "adaptive": [ "desktop" ], "auto_reload": true, "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "pp": "g", "ps": "bugf", "p2": "fzvb" } } }, { "id": 18, "label": "Stratum Mobile", "provider": "adfox", "adaptive": [ "tablet", "phone" ], "auto_reload": true, "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "pp": "g", "ps": "bugf", "p2": "fzvc" } } }, { "id": 19, "label": "Тизер на главной", "provider": "adfox", "adaptive": [ "desktop", "tablet", "phone" ], "auto_reload": true, "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "p1": "cbltd", "p2": "gazs" } } } ]
Компания отказалась от email
в пользу общения при помощи мемов
Подписаться на push-уведомления