Scrum-маркетинг в камерном агентстве: почему нам не понравился Trello и чем мы его заменили

Команда агентства «Аутмаркетинг» подобрала удобные для работы инструменты, но это их не спасло от горящих дедлайнов и хаоса.

Немного предыстории. Год назад мы бросили работу в престижных компаниях и сделали крафтовое агентство. Собрали дримтим из пяти маркетологов и сразу офигели, насколько процессы отличаются от размеренной проектной работы.

Чтобы не погибнуть под нарастающей энтропией, пришлось переизобретать планирование и натягивать agile на неконтролируемую маркетинговую работу.

Заново учимся планировать

Большинство маркетинговых инхаус-команд не планируют. Задают примерные цели на квартал и стараются их выполнить. В процессе появляется тысяча вроде бы логичных причин, почему планы на квартал не сбываются.

Эти планы больше похожи на желания: цель светлая и большая, но на задачи её не делят, а пытаются решить сразу. В итоге задача тянется бесконечно, и её бросают.

У нас такое не работает, потому что оплату мы получаем за результат. Сделали дело — получили деньги от заказчика — выплатили жалование. Чем эффективнее работаешь — тем больше денег. А эффективности нельзя добиться без подробного планирования. Особенно если на тебе сразу пять параллельных проектов с разными задачами.

Делаем agile по привычке

В прошлой корпоративной жизни мы работали в проектных командах от 20 человек. Проект всегда был один, а команд несколько: дизайнеры, разработчики, методологи и маркетёры. Это удобная структура — у каждой команды есть зона ответственности.

Для общего планирования мы использовали аналоговую scrum-доску и ежедневные митинги. Эту практику мы решили без изменений перенести в агентство.

Scrum-доска в офлайне

Не учли одного: в проектной работе проект один, а команд несколько. В нашем агентстве проектов несколько, а команда одна. В проекте каждая команда допланирует работу на своём участке. А в агентстве нужно планировать работу сразу на всех участках.

Scrum-доска с таким уровнем декомпозиции заняла бы весь коворкинг, поэтому мы использовали костыль — блокнот с чек-листом, распределённый на всю команду. На доске — крупные задачи, а в блокноте — декомпозированный список задач на текущий спринт.

Мы сразу понимали, что так делать нельзя, просто это был самый быстрый вариант.

Пример планирования в блокноте

Что плохого (всё):

  • нельзя отслеживать прогресс по задачам;
  • нельзя ставить дедлайны;
  • нет вложенности задач, нет аттачей;
  • показывать такое клиенту стыдно;
  • каждый день нужно отправлять фотки тем, кто не в офисе;
  • стикеры падают со стены или уничтожаются уборщицей;
  • нет приватности, а почти со всеми клиентами заключено соглашение о неразглашении конфиденциальной информации;
  • сложно синхронизировать аналоговые и цифровые записи.

В итоге получилось почти всё то же, что и без планирования: хаос и неуправляемая машина по переработке полезных усилий в отсутствие результата.

Оцифровываем scrum

Самый расхожий цифровой заменитель аналоговой scrum-доски — Trello. Пару раз мы пытались ей пользоваться, но в проектах она не приживалась — хватало листочка со стикерами. В этот раз мы подошли к делу серьёзно.

Разбили крупные карточки на подзадачи, создали уникальную баклажановую систему приоритетов, настроили учёт человеко-часов. В каждой карточке появился чек-лист задач, аттачи и ответственные. За три месяца мы выжали из Trello всё, что могли.

А ещё у нас появился бот Standuply — в 19:00 он задаёт всем три неудобных вопроса: «Что делал сегодня?», «Что будешь делать завтра?» и «Что мешает работать?». Затем агрегирует ответы и присылает их в Slack-канал к scrum-митингу в 10:00.

Это помогает не тупить во время созвона: не нужно вспоминать вчерашние задачи и судорожно планировать сегодняшние. Плюс сохраняется вся история — не отвертишься.

Работать стало удобнее, но и тут всплыло множество недостатков:

  • В Trello нельзя назначать исполнителя и дедлайн на подзадачу, поэтому ты никогда не узнаешь, сколько задач повисло на тебе на этой неделе.
  • Нет единого окна со всеми задачами на спринт — нужно отдельно открывать борду каждого клиента и проверять текущие задачи в каждой карточке.
  • Нет единого хаба со всеми обновлениями по статусам задач (частично эту проблему решает отличная интеграция Trello в Slack).

Пока мы работали в Trello, ответственный за карточку обязан был контролировать все подзадачи. Он постоянно врывался в твой день с фразой: «Как дела с этой задачкой?», а ты всё время о ней забывал и не мог толком спланировать рабочий день.

Временным решением были инструменты личной эффективности — всякие to-do list и bullet journal. Но на уровне команды эти корявые костыли работали плохо.

Осваиваем Asana

Trello нравился всем за простой и быстрый интерфейс. Но надо было двигаться дальше — в страну уродливых корпоративных планеров. Мы попробовали почти всё: Jira, Wrike, StarTrek, Taiga и даже Basecamp — всё не то.

Дважды пробовали использовать Asana (в первый раз психанули и вернулись в Trello). Интерфейс у сервиса неприветливый и неторопливый. Пришлось привыкать, потому что в остальном Asana оказался очень удобным инструментом для нашего характера работы.

Небольшой лайфхак: если решите переехать в Asana из Trello (или, например, Wrike), перенесите все задачи через сервис Unito. Вручную точно замучаетесь.

Ответственные за подзадачи

Расскажем на примере.

За большую карточку «Сделать партнёрскую страницу» отвечает Антон — он делает всё, чтобы страница появилась на сайте клиента к концу недели. В карточке есть подзадачи: Кристина делает прототип, Лёха верстает страницу, а Антон — передаёт заказчику.

Раньше Антону пришлось бы каждый день пушить Кристину и Лёху, чтобы они ничего не забыли. Теперь Антон просто назначает ответственных для каждой подзадачи, ставит дедлайн, и задача автоматически появляется в списке у изумлённых ребят.

У каждой подзадачи могут быть подпод- и подподподподподзадачи. Но это уже перебор.

Чек-лист на неделю

Как мы уже говорили, у каждого клиента есть своя доска. В Trello приходилось заходить во все по очереди, прокликивать задачи и смотреть прогресс. Но не теперь.

В Asana каждую задачу и подзадачу можно добавить в несколько досок. Мы создали отдельную доску «Checklist», куда добавляем задачи текущего спринта от всех клиентов. Чек-лист можно разбить на проекты и отсортировать по датам, чтобы не путаться.

Если завершить задачу в чек-листе, она завершится и в основной карточке проекта. Для ежедневных стендапов мы используем только чек-лист и не ходим по проектным доскам.

Лента новостей

Обновления по задачам полезно получать не только на scrum, но и в течение дня.

В Asana есть Inbox, куда падают уведомления по задачам, на которые ты подписан. Похожая штука есть в Trello, но в Asana удобней. Можно лайкать и меншонить коллег.

В «Аутмаркетинге» чтение раздела Inbox обязательно для всех.

Аналоговые усы и цифровая анафема

Ещё один важный элемент планирования — неизбежность наказания за сорванные сроки. У нас с этим всё в порядке: не сделал в срок — никто не получит вовремя зарплату. Но иногда нужен дополнительный пинок под зад и публичная экзекуция виноватого.

В аналоговые времена мы делали это просто: рисовали человеку усы за прогоревший дедлайн. Один день задержки — одна усинка в твой профессиональный гроб. Самый усатый в конце месяца проставлялся на круглую сумму. Эффект был отличный.

Мы долго думали, как перенести усы в цифровой вид, сохранив эффект публичного осмеяния. Пока не вспомнили, что админ в Slack может переименовывать коллег плохими словами.

Цифровые усы работают ещё круче, потому что от них невозможно спрятаться.

Продолжаем развивать

У нас в агентстве два незаменимых инструмента: Slack и Asana. Вести дела можно полностью удалённо. Но даже у чудесного сервиса Asana есть очень неприятные недостатки:

  • Нет встроенной диаграммы Гантта: приходится рисовать их отдельно в Excel по каждому проекту, и если сроки сдвигаются — всё перерисовывать.
  • В Asana нет автоматического учёта человеко-часов, как в Microsoft Project и других корпоративных тулзах — приходится считать выхлоп вручную по каждой задаче.

Обе проблемы кажутся решаемыми. Мы изучили API Asana и поняли, что можно сделать кастомное решение для учёта часов. А для диаграммы Гантта есть приложение Instagantt, которое интегрируется одним кликом (правда, платить за него приходится отдельно).

Нам нравится точить процессы. Мы шутим, что процессы — единственные, кто хорошо работает в нашем агентстве. В этом году мы хотим масштабировать бизнес, а отточенные процессы в растущей команде — едва ли не самое главное.

Чему мы научились:

  • аналоговая среда плохо подходит для планирования параллельных проектов;
  • важно как можно скорее найти правильный инструмент под ваши процессы;
  • у каждой, даже самой маленькой задачи, должен быть исполнитель и дедлайн;
  • все задачи должны быть собраны в одном месте, иначе — хаос;
  • задачи следует как можно мельче дробить на подзадачи;
  • длительность выполнения любой конечной задачи не должна быть больше пяти часов;
  • публичные наказания в игровой форме отлично мотивируют;
  • тщательно планировать человеко-часы на спринт и добавлять 20%.

Сейчас мы пытаемся внедрить некоторые принципы территориального общественного самоуправления, критической цепи и канбана. Если будут сенсационные открытия — напишем ещё одну статью.

0
394 комментария
Написать комментарий...
Vladimir Demishev

Дримтим, пушить, меншотить, аттачи... Кровь из глаз.

Ответить
Развернуть ветку
Anton Shayakhov
Автор

Я бы даже сказал блад из айс : )
Прошу простить, если тяжело читать из-за таких словечек.

Ответить
Развернуть ветку
Vladimir Demishev

Читать не тяжело. Буквы те же. За державу обидно.

Ответить
Развернуть ветку
Anton Shayakhov
Автор

Раньше я тоже переживал по этому поводу. Но где-то я прочитал, что не стоит переживать, это нормальное развитие русского языка, потому что глобализацию нельзя остановить. И после этого я перестал переживать.

Ответить
Развернуть ветку
Vladimir Demishev

Нормальное развитие - это интеграция новых слов, а не замена старых кособокими, искаженными иностранными.

Ответить
Развернуть ветку
Dima Afonin

Мне кажется, что нормальное развитие в конечном итоге определяет исторический дискурс, а не взгляды отдельного человека : )

Я, например, думаю, что русский язык в перспективе столетия обречён так же, как в начале 20 века была обречена большая часть русских диалектов. Но это не имеет никакого значения. Поэтому не надо стесняться использовать на письме кособокие лексемы из устной речи только потому что это кому-то не по душе.

Я в этот момент всегда вспоминаю ребят, которые были против использования французского и немецкого вокабулярия. В итоге исторический дискурс безжалостно перемолол их труды и обогатил язык всякими гаупвахтами и шифоньерами.

Ответить
Развернуть ветку
Vladimir Demishev

Гауптвахта и шифоньер были банально короче, чем их русские аналоги. Да и речь не о том, что я запрещаю кому-либо употреблять иностранные слова, я лишь высказал своё мнение, принимать или отвергать его не призывал. Как не призывал использовать "лексемы" вместо "слова", или "вокабуляр" вместо "словаря". Ещё раз повторю: я не против иностранных слов, я за уважение к родному языку.

Ответить
Развернуть ветку
Dima Afonin

А я его премного уважаю! Но, при всём уважении, русский — не язык современных интернет IT технологий : )

Ответить
Развернуть ветку
Anton Shayakhov
Автор

Чтобы было понятно. Дима Афонин — соавтор статьи, он большой любитель таких слов : )

Ответить
Развернуть ветку
Игорь Баранов

Дима ПИД Афонин))

Ответить
Развернуть ветку
Anton Shayakhov
Автор

Он такой! )

Ответить
Развернуть ветку
Игорь Баранов

Спасибо за статью! Трелло не прижился, как я не пытался. Попробую Асану.

Ответить
Развернуть ветку
Anton Shayakhov
Автор

Спасибо и вам, я рад ) Асана, конечно, сперва отторжение вызывает, но потом с нее уже не слезть )

Ответить
Развернуть ветку
391 комментарий
Раскрывать всегда