Автоматизация - временный тренд или неизбежный прогресс?

Простым языком про сложный процесс. Данные, основанные на шестилетнем опыте систематизации бизнеса в России.

Во всем мире, автоматизация является безусловным трендом. Amazon привлекает дронов для доставки, набирают популярность покупки в один клик.

Сейчас автоматизация это очень модное слово, но по факту большая часть людей, которые используют этот термин, не до конца понимают его значение.

По сути ,автоматизация - замена ручного труда, машинным. То есть замена одного инструмента более совершенным.

Автоматизированная система управления компанией - это система, которая автоматизирована с помощью какого-то программного решения. Она не вводит никаких новых принципов в саму систему управления (менеджмента). Автоматизированная система управления заменяет ручной труд машинным именно за счет этого повышается эффективность. Поэтому автоматизировать можно только то, что уже работает - вручную или на бумаге.

Иногда с помощью автоматизации пытаются решить неправильные проблему. Например, принимают решение внедрить автоматизированную воронку продаж, при том, что в компании ее никогда не было. У продавцов нет четко описанной технологии, скриптов. В итоге результат, конечно, провальный. Виновата ли в этом автоматизация?

В последнее время, автоматизация действительно становится трендом, к которому стремятся предприниматели. Их можно понять. После неудачных попыток делегирования, хочется приобрести “супер-систему” и решить проблему “человеческого фактора” навсегда. В такой системе якобы есть четкие инструкции, соблюдая которые сотрудникам не особо нужно думать, а просто следовать ей, при этом контролировать выполнение будет специальная программа. Сама идея, конечно интересна, но не во всех областях полная автоматизация и роботизация будет эффективной. Например работу руководителей автоматизировать невозможно.

Основная задача автоматизации - повысить эффективность. Мы не применяем технологии для сокращения числа персонала путем автоматизации, мы стремимся к тому, чтобы повысить эффективность сотрудников, автоматизируя регулярные и рутинные действия.

Когда бухгалтер заполняет бланки от руки - это ручной труд. Используется простой инструмент - ручка. Автоматизировать этот процесс не означает увольнение бухгалтера, это значит сделать автоматическое заполнение определенного шаблона документа уже готовыми данными в специальной программе. То есть чтобы бухгалтер мог вывести на принтер готовые готовые документы. Автоматизация, в первую очередь ускоряет рабочие процессы, позволяя сотруднику выполнять большее количество задач. Моя точка зрения что работы всегда много и продуктивные сотрудники всегда будут у дел, а автоматизация в глобальном смысле помогает быстрее двигаться к целям компании.

Что касается управления компанией, “Высоцкий Консалтинг” использует технологии, сокращающие время на оперативные и регулярные циклы для повышения эффективности работы сотрудников.

У нас специальные модули в CRM, основанные на нашей организационной структуре, модуль финансового планирования, модуль статистик (измерение показателей эффективности), и модули контроля выполнения программ стратегического развития.

В итоге, мое личное время на управление компанией “Инсайт” благодаря такой систематизации и автоматизации бизнес-процессов сводиться к 4 часам в неделю.

В России мы только начинаем двигаться в этом направлении. Для того чтобы автоматизировать бизнес-процессы, необходимо сначала систематизировать работу компании. И если у крупных компаний есть ресурсы для этого, малый и средний бизнес чаще погружен в хаос, который нет смысла автоматизировать. Так как нет технологии, четкой последовательности действий, которую можно автоматизировать - системы.

Систематизация и автоматизация бизнеса в первую очередь призваны повысить эффективность работы всей компании, а это всегда будет огромным преимуществом для любого бизнеса.

Поэтому чтобы автоматизировать бизнес-процессы и достичь большей эффективности, необходимо сначала добиться того, чтобы все инструменты управления работали гладко, системно и без сбоев. По определению, инструмент – это то, что кто-то использует для достижения определённой цели. Например, можно канаву копать руками, выгребая землю, а можно взять инструмент для этого – лопату, или ещё более эффективный инструмент – экскаватор. Также и с автоматизацией. Тем не менее, если еще не известно как эффективнее всего копать руками и лопатой - экскаватор построить невозможно. Аналогичная ситуация и с автоматизацией бизнеса.

Автоматизация бизнеса не станет массовой до тех пор, пока руководители управляю с помощью наставлений, личного контроля, пока нет разделения полномочий, нет правил согласования работы и нет показателей измерения результатов и т д . Без этих пунктов это будет всего навсего зацементированный, автоматизированный хаос. Когда в предприятиях массово будет использоваться технология управления и руководители научаться компетентно ее использовать сразу же и автоматизация станет массовым явлением.

• Есть письменное соглашение между совладельцами (если более одного владельца). В нем прописываются все договоренности - от долей до функций и ролей.

• Четко сформулированная цель, которая известна всем сотрудникам.

• В компании есть организационная структура. С четко прописанными продуктами, функциями.

• Есть как минимум четыре полноценных руководителя - директор по персоналу, коммерческий директор, финансовый директор, директор по производству (предоставлению).

• Генеральный директор не совмещает свою должность ни с одной другой должностью в компании.

• Как минимум все руководители пишут оперативные планы на неделю и день.

• Все продукты (результаты) компании измеряются.

• Ежедневно и еженедельно снизу вверх на всех уровнях происходят координации.

• Рабочая коммуникация ведется в письменном виде (электронном).

• Планирование и распределение денег осуществляется самими руководителями. Сотрудники пишут заявку на приобретение, руководители - одобряют на финансовом планировании.

• Минимум раз в год происходит сессия стратегического планирования.

• Всем сотрудникам известны стратегические планы и прогресс по их выполнению.

• Все руководители и большинство сотрудников получают зарплату - привязанную к проценту от маржинальной прибыли компании.

• В компании внедрена система автоматизации (прим. CRM).

• Все инструменты управления автоматизированы. То есть имеют цифровой вид, актуальны и доступны в любое время суток.

#автоматизация #бизнес