5 ошибок руководителей проектов

Сразу скажу: я не претендую на объективность. Это мой топ-5 ошибок руководителей проектов, в результате которых хочется совершить греховные деяния по отношению к этим самым руководителям.

Не подумайте ничего пошлого, ПЕРЕДАСТ — это человек, который передает информацию от одного другому. Руководитель проекта — это связующее звено между заказчиком и разработчиками. Разумеется, он должен получать информацию от заказчика и доносить до команды, но он также должен её обрабатывать.

• Ошибка РП — в простой передаче информации без предварительной обработки. Причины — лень и экономия времени.

• Руководитель должен не просто получить информацию от разработчиков и разобраться в деталях, но и спрогнозировать вопросы заказчика, заранее их задать разработчику и уже потом доносить информацию до заказчика. Ошибка РП — когда он не понимает технические моменты и, не разбираясь в деталях, отправляет информацию заказчику. Хочется спросить: «Какого черта?» Заказчик, как правило, не тех. специалист. Он начнет задавать вопросы. И когда это происходит, РП просто их транслирует разработчику и передает ответы. И вот оно!!! РП становится просто ПЕРЕДАСТОМ.

Решение. РП должен всю получаемую информацию обрабатывать, предвидеть вопросы и заранее быть готовым на них отвечать! У нас, например, есть 2 проектных чата: внутренний и внешний (с заказчиком). Одним из наших принципиальных решений было запретить делать пересылку сообщений от заказчика во внутренний чат.

Руководитель проекта — это человек, на котором лежит ответственность за успешность выполнения проекта.

Руководитель проекта — это пионер (да, имеется ввиду тот, кто с красным галстуком): в советское время была фраза «Пионер, ты отвечаешь за все».

Ошибки

• РП передал задачу исполнителю, не контролирует её выполнение и не знает о проблемах, которые возникли у исполнителя. Причина: РП думает, что все ему должны — сделают, отчитаются, решат. Одним словом, все сделают без участия РП. Это называется передать ответственность, а ответственность нельзя передать, её можно только взять.
• Бывают проблемные заказчики, и РП сложно получить от них обратную связь. Пока проект в процессе работы, РП особо не переживает по этому поводу, но когда случается «fuck up», то тут слова РП: «Заказчик не предоставил что-то», «Заказчик не дал конструктивную обратную связь», «Заказчик не выходит на связь». НЕТ! НЕТ! НЕТ! Заказчик тут ни при чем. РП неправильно выстроил коммуникацию. Всегда ошибка РП.
• Отсутствие планирования. Нет планирования — нет контроля!

Решение. Решение лежит в нескольких правилах.

• Контролировать всё, быть в курсе статусов всех задач, которые в «In progress». Руководителю проекта должно быть до всего дело.
• Ответственность за успех и «fuck up» проекта лежит на РП — это ему необходимо выстраивать коммуникацию с заказчиком.
• РП должен чувствовать личную ответственность, контролировать и четко планировать работу исполнителей.

Руководитель проекта — это человек, который управляет эмоциональным состоянием команды.

Давайте представим: есть человек, о котором вы все время слышите страшные истории, — в вашем представлении он ужасен. И теперь вам для него нужно делать проект. С каким настроением вы будете его делать? Будете ли вы выкладываться? НЕТ!

Заказчики — это люди, бывает так, что РП сложно с заказчиком. И эту тяжесть коммуникации он передает команде:

• ноет, что заказчик не может дать конструктивную критику;

• критикует решения клиента;
• просто сплетничает о нем.

Решение

• Исполнитель не должен участвовать в коммуникации с заказчиком.
• РП не должен передавать критику заказчика по отношению к команде разработчикам. Лучше просто в общении с клиентом защитить свою команду, но ей желательно об этой ситуации не знать.
• Какой бы сложный заказчик ни был, РП не должен показывать этого команде — исполнителям нужно транслировать только положительные эмоции.
• Важно не забывать: требовательность заказчика — это хорошо, а не плохо. Многие это воспринимают в штыки!

Интересный факт: когда мы переживаем за проект, нам психологически тяжело сообщать плохие новости.

Только представьте, как тяжело хирургу сообщить о смерти пациента его родственникам.

Ошибка

РП тянет до последнего и не сообщает о проблемах, надеясь на их решение. Последствия такого поведения очень тяжелые. Заказчик думает, что все хорошо, но в день сдачи узнает о FUCK UP'е. Реакция заказчика понятна: он озвереет, кто-то даже может пострадать:)

Решение

• Ребят, ну серьезно. Заказчик — это человек, он переживает за проект и понимает, что могут возникнуть сложности. Очень важно о них сообщить и предложить пути решения.
• Не надо тянуть до последнего. Попробуйте разрешить проблемы, а если не получится, сразу сообщайте заказчику. Вы сможете сказать, какие попытки предприняли, а дальше совместно с клиентом найдете решение.

Тут можно говорить много. Сегодня остановимся на том, как правильно задавать вопросы.

Ошибка РП. Задать вопрос и ждать ответа. Далее при получении ответа идет коммуникация по уточняющим вопросам. Это долго!

Решение. Уменьшить время на коммуникацию правильной формулировкой вопросов.

В нашей компании я написал отдельную инструкцию о том, как правильно задавать вопросы. Во главе стоит тезис — «Задавая вопрос, ты должен знать на него ответ».

Когда я услышал эту фразу, не сразу понял.

Суть в следующем. Перед тем как задать вопрос, вы сами должны предположить, что может ответить заказчик. Таким образом, клиенту вы сбрасываете вопрос и варианты ответов. В ответ заказчик подтверждает определенный вариант ответа или формулирует свой.

Это значительно экономит время.

Важно! Этот способ требует тренировки, зато позволяет выстраивать эффективные коммуникации не только на работе, но и в личной жизни.

Нет плохих заказчиков — есть неправильная коммуникация

Это уже про главное качество РП. Если этого качества нет или РП не стремится его развить, он будет совершать ошибки.

Это качество — гибкость. Оно позволяет РП мыслить нестандартно, не прямолинейно, не в лоб. Можно назвать это той самой предпринимательской жилкой, которая позволяет находить выход из любой ситуации.

Как развить гибкость?

1. Необходимо наработать опыт решения сложных и разнообразных задач. Где взять этот опыт? Элементарно, в бытовых ситуациях. Дом – это наше поле для тренировок. Научитесь правильно выстраивать коммуникации в своей личной жизни, это умение вам пригодится и в профессиональной деятельности.
2. Общайтесь с большим количеством людей, расширяйте кругозор и варианты коммуникаций. Это вам поможет побороть скованность, вы будете легче находить подход к каждому человеку.
3. Научитесь не отступать. Но помните: не всегда все зависит от вас. Самое главное – сделать все от вас зависящее и ждать результата. Неудачи случаются, надо быть к ним готовыми, делайте из них выводы.
4. Читайте больше книг, разного жанра.
5. Путешествуйте. Даже просто на речку с друзьями.
6. Займитесь танцами. Например, сальсой. Ритм, общение с новыми людьми, отдых – лучшее развитие гибкости.
7. Просто занимайтесь саморазвитием.

Надеюсь, статья была полезной. Если да, поделитесь ею, чтобы больше людей получили полезную информацию.

Буду благодарен комментариям, пополнению списка ошибок и дополнительным вариантам решений.