Кто такие задачи-призраки, и как они попали в мой Trello?

Я недавно узнал о том, что игру Duke Nukem Forever делали целых 15 лет (хаха)! Не хочу никого обидеть, я уверен что все это время разработчики были заняты очень важными делами. Но сколько раз за 15 лет игровая индустрия поменяла свои стандарты, и сколько работы было выкинуто в помойку? Мы никогда не узнаем правды, но ясно одно: что-то пошло не так и проект слегка затянулся. А сколько раз ты затягивал свои задачки? Сколько раз тебе было прям невмоготу что-то начинать делать?

Бывает работа «не идет» и тикет висит в Trello от статуса к статусу без апдейтов, потихонечку плесневеет, портит всем настроение. Почему вот некоторые задачи такие прикольные, так и хочется за них скорее взяться и все сделать, а на некоторые даже смотреть страшно? Чем дольше откладываешь, тем страшнее этот «призрак». Откуда берутся эти призраки и кто нам не дает сдвинуть проект с мертвой точки?

Не стоит обвинять Asana/Basecamp/Jira в недостаточной организации сотрудников и рабочего процесса. Никакие инструменты не в силах убедить нас заниматься тем, что нашему мозгу делать совсем неинтересно. Хорошие новости: есть способ этих призраков валить сразу как только они появились!

В первую очередь, нужно научиться вычислять задачи-призраки в момент их появления. Этот процесс похож на поиск течи на корабле. Мы ищем дыру, в которую утекает наше драгоценное время и наша рабочая энергия! И как только мы найдем эту дыру, мы сразу поймем как её заткнуть. У каждого малого бизнеса или рабочей группы внутри большой компании есть целая гора таких дел, которые отнимают 60%-80% времени работы команды, но при этом приносят не более 20% общего результата. Попробуйте вычислить самую трудную работу и найдите способ сделать ее не своими руками!

Если вы делаете что-то дольше 30 минут без удовольствия, подумайте как это можно перепоручить фрилансеру. К счастью, мы живем в мире, где есть много способов не делать что-то самому. Заплатить $50-$200 за материалы для исследования в итоге гораздо выгоднее, чем терять несколько дней на этот труд. Впридачу к Trello вам нужен тот, кто мог бы взять на себя реализацию самых скучных и невыполнимых задач, из-за которых вся продуктивность идет коту под хвост.

В идеале — вам нужно автоматизировать конвейер скучных дел так, чтобы не приходилось тратить много времени на поиск исполнителей, постановку задачи и последующий контроль. Для этого понадобится координатор — ассистент, который всегда сможет найти нужного фрилансера, поторговаться с ним, устроить мини-тендер между нотариусами, найти наиболее дешевую доставку кофе и т.д. Представьте, что у вашей команды есть невидимый сотрудник, который выслушает каждого, поймет задачу, найдет решение, предоставит варианты и стоимости, сам свяжется с исполнителем, проконтролирует процесс и, в итоге, получит нужный результат! Наймите удаленного помощника и начните поручать ему самые монотонные и долгие дела вашей рабочей группы. Не бойтесь, что он не справится с задачами — лучше проверьте это на практике!

В эту игру можно выиграть, если играть вдолгую. Пример: нужно найти все публикации в интернете про ваш стартап. PR-менеджеру придется на это потратить минимум 4 часа рабочего времени. С другой стороны, можно записать 5-минутное видео/аудио о том, как искать подобные материалы и как оформить результаты поиска (10 мин). После этого ассистента можно попросить показать промежуточный результат для проверки (+5 мин), и потом уже проверить окончательную работу (еще 10 минут). Итого 25 минут вместо 4 часов. Но самое важное — ваш ассистент уже знает как это делается. В следующий раз все займет вдвое меньше времени!

• Нанимайте лучших помощников. Вы имеете право работать с самым лучшим и способным ассистентом. Наймите несколько людей на одну и ту же задачу и сравните как они подошли к ее выполнению. Пример хороших тестовых заданий: Найдите 12 нотариусов в районе [название станции метро] и узнайте сколько стоит заверить и апостилировать одну копию документа. Составьте список всех конкурентов Uber в США в виде таблицы с указанием кол-ва сотрудников компании, адресом штаб-квартиры, линком на сайт и годом основания. Найдите 20 ресторанов в Лондоне с плохим/неудобным веб-сайтом и контактными данными.Основные качества, на которые стоит обратить внимание: аккуратность подачи данных, умные вопросы, логичная подача данных, своевременность выполнения работы.
• Автоматизация. Попытайтесь вычислить повторяющиеся задачи, обычно это самые большие пожиратели времени и сил. Составьте расписание таких дел на неделю / месяц и договоритесь с ассистентом, чтобы он самостоятельно заносил все подобные задачи в календарь. Всего лишь один раз стоит обсудить цели, и после этого работа начнёт выполняться сама без вашего прямого участия!
• Получение желаемого результата. Никогда не соглашайтесь на полумеры. Если ассистент выполнил только часть работы, и вам нужно что-то доделывать — не соглашайтесь. Вместо этого, поговорите с ассистентом о том, как бы эта работа выглядела, если бы она была выполнена до конца. Лучше один раз подробно обсудить ваши ожидания и договориться о схеме работы на будущее, чем потом каждый раз доделывать что-то за кем-то. Поверьте, любой разумный человек сможет понять ваши комментарии и адаптироваться под рабочий процесс.
• Постановка задачи - скринкаст. Помните, что вы должны как можно быстрее и понятнее объяснить, что вам нужно. Если это работа с сайтом, приложением, системой, то вместо того, чтобы писать текстом долго и нудно все по порядку, гораздо проще записать 5-минутный скринкаст и дать его ассистенту. Вы потратите всего 10 минут, а ассистент сможет пересмотреть видео и в точности повторять ваши действия в удобном режиме.

Более полный и исчерпывающий набор советов и практик для работы с удаленным ассистентом можно бесплатно получить на Foculty. Мы собрали все знания, которые накопили за время работы c ассистентами и оформили их в виде бесплатной инструкции.

Если вы предприниматель или руководитель рабочей группы — ваша задача двигаться к победе максимально большими шагами. Нужно избавиться от утяжеляющих факторов и обрести свободу для творчества, стратегического мышления и экспериментов. Для этого вам потребуется созидательная энергия, которую не стоит растрачивать попусту на всякую рутину.