Как будучи молодым руководителем я перестал быть загнанной лошадью и стал тем, кто ею управляет

Хочу проанализировать свой опыт в бизнесе от разовых проектов до управления межрегиональной строительной компанией и попробую разобраться, как руководителю избавиться от хаоса в голове и в окружающей жизни (особенно в ситуации, когда в кабинет каждые 15 минут рвутся сотрудники, а по телефону ежеминутно хотят слышать подрядчики и клиенты).

Если вы стартап, то работать по 12-14 часов в сутки и хвататься за решение всех вопросов – это нормально. В этот период вас ежедневно окружает хаос зарождения бизнеса: на вас обрушивается поток информации, задач, которые требуют решения, звонки, сообщения по электронной почте, от которых как вам кажется зависит жизнь вашей компании и множество других вопросов.

На определенном этапе к этому привыкаешь и такая жизнь становится нормой. Но ровно до того момента, когда начинается рост компании и количество коммуникаций в течение дня увеличивается в геометрической прогрессии. И тогда мозг уже перестает справляться с обработкой такого количества информации.

Поэтому если вы уже не стартап, а при этом продолжаете жить в подобном хаосе, то это уже ненормально и ситуацию нужно менять. Так было со мной, когда после первых 1,5-2 лет работы моя компания начала расти и количество сотрудников увеличиваться. Хватаешься за одно, второе, третье, раз в полчаса (или 10 минут, если свободен) проверяешь почту в ожидании писем от клиентов или сотрудников. Как только пришла очередная мысль в голову (на мой взгляд, важная), звонишь подчиненному с вопросом «ну как там?» и требованием немедленно сообщить об изменении ситуации на объекте… А по окончании дня чувствуешь себя словно выжатый лимон, ничего не хочется, голова не работает, сил ни на что больше нет.

От полугода до года у меня ушло на то, чтобы разобраться с личной эффективностью и выстроить свой график и взаимодействие с сотрудниками так, что я смог наконец позволить себе не каждый день приезжать с утра в офис, иногда работать дома и не дергаться по поводу каждого входящего звонка. Я научился работать не только в бизнесе, но и над бизнесом. А это, на мой взгляд, одна из ключевых характеристик эффективного руководителя.

Что еще выделяет руководителей, у которых с личной эффективностью все в порядке?

Во-первых, такой человек концентрируется не на процессе, а на результатах и поэтому успевает сделать за день самое важное.

Во-вторых, он умеет управлять своим временем и задачами и поэтому у него отсутствует хаос в голове и в работе.

В-третьих, он достигает результатов с минимальными затратами собственных сил и энергии, за счет усилий других людей (а для этого учится максимально использовать потенциал других людей).

В-четвертых, он умеет управлять своим эмоциональным и психическим состоянием (что позволяет ему успешно преодолевать сложные ситуации в бизнесе).

И в-пятых, он успевает не только работать, но и жить (т.е. заниматься чем-то для души).

Если мы согласны с тем, что как руководителю нам неплохо было бы уметь грамотно организовывать свою жизнь и работу, то как нам стать таким руководителем в современном мире бизнеса?

Я вижу для этого следующий путь (который в той или иной степени проходил и прохожу я сам) из восьми шагов.

Первое – разобраться с собственными целями и мотивацией. Потому что без понимания своих глубинных целей (почему мы хотим этого и вообще наше это желание или чужое? И чего мы сами хотим?) нас будет постоянно метать из стороны в сторону либо будет возникать апатия и нежелание делать ничего, что выходит за рамки минимальных требований и текущих задач.

Второе – научиться планировать достижение целей, т.е. разбивать их на подцели, а те – на простейшие задачи и операции, которые можно легко и понятно выполнять в течение дня. То, что называется декомпозицией цели. Для этого используются современные инструменты типа майнд-карт либо классические вроде диаграммы Ганта. Это не всегда приятно, чаще нудно и скучно (особенно для энергичных предпринимателей, которым не сидится на месте), но без этого движение к цели может превратиться в блуждание по полю или в стрельбу из пушек по воробьям. Будет тратиться много энергии на действия, которые не ведут к цели.

Третье – научиться определять приоритеты в задачах (матрица Эйзенхауэра) и выделять время на выполнение самых важных задач за день. Планирование и еще раз планирование. Как бы скучно это ни было. Но если вы не запланировали решение какого-то сложного вопроса (а решение любой серьезной задачи обычно требует не менее 1,5-2 часов чистого времени, когда вас никто не отвлекает), то вероятность того, что она будет решена, минимальна. Поэтому нужно научиться выделять в своем ежедневном графике дел время на решение самых важных задач, от которых зависит достижение ключевых целей и результатов.

Четвертое – избавиться от зависимости от телефона, электронной почты, мессенджеров и прочих современных средств коммуникации. В противном случае вы становитесь не хозяином этих средств связи, а их рабом. Как верно подметил в одной из своих книг американский копирайтер Дэн Кеннеди, современный деловой человек уже не может даже спокойно в туалет сходить. И действительно – нередко в общественных местах приходится видеть людей, которые одновременно разговаривают в этот момент по телефону.

Как избавиться от такой зависимости? Для начала хотя бы поставить телефон на беззвучный режим и отвечать тогда, когда удобно вам, а не когда это нужно собеседнику. В противном случае вы ставите приоритеты звонящего вам человека выше своих собственных, раз прерываете свои дела ради интересов другого. Конечно, это возможно в том случае, если вы сами не принимаете звонки от клиентов, - но если вы не стартап, то вы и не должны уже принимать все звонки от клиентов. Разве что только от vip-клиентов, с которыми у вас особые личные отношения.

Пятое – придется приучить других людей (прежде всего подчиненных) к правильному взаимодействию с вами (не врываться без предупреждения в кабинет, планировать встречи с вами заранее, не звонить по каждому вопросу без самостоятельной проработки и т.д.). Правила вы должны сформулировать сами и донести их до сотрудников, а потом убедиться, что они их поняли и начали применять. Если же эти правила систематически нарушаются, значит, либо ваш авторитет слишком низок, либо правила настолько сложные для выполнения, что сотрудники с ними не справляются.

Шестое – научиться управлять своим энергетическим (а также эмоциональным, психическим и пр.) состоянием в течение дня. Без понимания того, что на вас влияет положительно и дает вам прилив сил, а что отнимает энергию, вы не сможете быть эффективны в течение всего дня и будете слишком подвержены различным внешним факторам. А будучи руководителем (компании, отдела, офиса, проекта и т.д.) вы не можете себе позволить быть в «плохом» состоянии, быть этакой эмоциональной тряпкой, потому что на вас смотрят ваши подчиненные – и вы являетесь для них примером, от вашего настроя и посылаемых вами сигналов очень сильно зависит их поведение и уровень мотивации.

Седьмое – чтобы добиваться результатов с командой, вам придется научиться задействовать других людей для достижения целей. Т.е. отбирать, изучать, мотивировать, организовывать, выстраивать коммуникацию, делегировать, контролировать, вести переговоры и прочее – все, что относится к классическим обязанностям руководителя. Без грамотного построения работы с подчиненными результата можно не ждать.

И восьмое – нужно научиться принимать эффективные решения в ситуации нехватки времени и/или информации. Это неотъемлемая составляющая бизнеса, особенно в современном невероятно ускоряющемся мире, - отсутствие достаточного времени и полноты информации. Соответственно, как руководитель вы должны уметь оценивать риски возможных вариантов решения и быть готовы нести ответственность за принятое решение (даже если оно оказалось неверным). Именно поэтому вы являетесь руководителем, а не подчиненным – потому что в какой-то момент вы сами либо вышестоящее руководство решило, что вы готовы нести бОльшую ответственность, чем другие люди. И в этом ваш крест как руководителя.

Вот такие, по моему опыту, этапы проходит молодой руководитель в своем развитии, чтобы стать более эффективным, испытывать меньше стресса и получать больше удовлетворения от своей работы.

Можно самостоятельно прокачивать отдельные навыки, можно проходить разные тренинги, семинары, а потом пытаться работать по ним. Но все разрозненные методы дают слабый и нестабильный результат. В идеале, на мой взгляд, должна существовать комплексная программа развития, некий курс по личной эффективности руководителя, который позволяет системно прокачать в себе все необходимые навыки. Примерно как программа подготовки спортсменов в разных видах спорта - теоретическая, физическая подготовка, тактика, техника и другие составляющие.

Вы знаете такой курс? Я нет. Поэтому одна из моих идей - это создать такой курс, в котором будут собраны программы по развитию ключевых навыков руководителя. Чтобы человек в процессе его прохождения рос в плане управленческого мастерства. И становился эффективнее как руководитель, т.е. человек, который добивается результата не своими силами, а за счет умелого объединения усилий других людей.

Нужно ли это кому-нибудь? Есть ли у вас потребность в подобной программе развития? Будет ли, на ваш взгляд, это востребовано?

Буду рад обсудить данную тему в комментариях к статье.