Принеси мне кофе! (уже не могу его пить, но ты приноси-приноси)…
Подними бумаги с пола! (да, я их специально снова уронил)…
Подай вон тот журнал с верхней полки из красного дерева! (не забудь взять стульчик - высоко ведь)…
Да, такое бывает. Однако, современный бизнес-мир меняет подход к функционалу личного помощника. Что действительно становится важно, так это время. Время руководителя.
Время?
Вокруг масса тренингов по «тайм-менеджменту». Да, это один из необходимых пунктов для «прокачки» себя, как менеджера. Стоит воспользоваться предложением. Причем лучше сходить на тренинг, чем просто посмотреть на видеохостинге. Качественнее заходит в голову. Хотя здесь дело предпочтений.
Тайминг улучшили - узнали массу теоретических инструментов управления временем. И даже два-три запомнили. А одним из них - пользуемся! Теперь мы выполняем только одну задачу в момент времени. А после её выполнения беремся за следующий пункт. Отлично! Только этого недостаточно.
Подумайте, сколько времени у вас уходит на однотипные / стандартные / простые задачи? Здесь у каждого своя математика. Поэтому рассмотрим примеры «универсальных задач» из арсенала руководителя, которые можно передать личному помощнику:
1. Сделать кофе. Самая сложная задача - без личного помощника никак не обойтись.
2. Планирование графика встреч и переговоров. Можно самому, а зачем? Уже придуманы облачные календари. Помощник прекрасно видит свободные окошки и без Вас.
3. Вести протокол совещания. Может вести сотрудник из прямого подчинения. А еще этот сотрудник мог бы выступить в более серьезной роли. И после встречи разослать письмо участникам. Несколько минут точно нужно.
4. Подбор и бронирование билетов и отелей. Здесь все просто. Просто нужно время. Довольно часто много времени.
5. Отвечать на почту. У Вас 300 писем в день? 50 удалить, 200 переслать, на 50 ответить самому. Итого 250 писем отдадим помощнику на съедение. Получим +30 минут к свободному времени.
6. А телефон? Пробовали звонки фильтровать через помощника, как это делает почтовый гигант в вашем mail?
Как?
Очень просто! Необходимо нанять себе личного помощника!
У каждого из нас разные задачи, а значит и разные запросы: кому-то необходим помощник со знанием финского или китайского, кому-то с опытом в авиапромышленности. Одним нужно присутствие сотрудника в офисе, другим - хоть в другом измерении.
Руководители говорят
после начала работы с личным помощником:
«…теперь я отправляю запрос о поиске не в поисковик, а в мессенджер помощнику и занимаюсь другими задачами…»
«…кофе я делаю сам! Это мой утренний check-лист перед взлетом…»
«…эммм что вы все о работе, да о работе спрашиваете? Мой помощник делает визы в Европу всей моей семье. Знаете, сколько времени нужно на заполнение анкет? Нет, в турагентство теперь я не хожу - это ведь тоже время…»
«…помощник? Позвольте! Это моя правая рука! Она даже из партнеров сроки поставки новые выжимает…»
Это было неважно.
«…эммм что вы все о работе, да о работе спрашиваете? Мой помощник делает визы в Европу всей моей семье. Знаете, сколько времени нужно на заполнение анкет? Нет, в турагентство теперь я не хожу - это ведь тоже время…»Вообще-то это не рабочий процесс, в котором личный помощник (секретарь) должен указать на это, так как должностной инструкцией чётко определено, чем она должна заниматься в рабочее время.
Дело в том, что руководитель, нанимая личного помощника, "покупает" время. У каждого руководителя и его личного помощника разный арсенал требований и потребностей. Где-то это только "секретарская работа". А где-то всё, что можно делегировать.
Возникают нетрудовые отношения, то есть деятельность и действия помощника не направлены на извлечение выгоды компании, а на получения благ руководством. Подобный подход регулируется договорами ГПХ в дополнение к трудовым.
Ладно, продано, присылайте резюме....
Странная статья. А вот как креативное резюме — отлично!
Комментарий удален модератором