{"id":13586,"url":"\/distributions\/13586\/click?bit=1&hash=d51248b864fc2536881ecff329f016f361fa84fdd76d6e9aaa5b17f1b9fefbb0","title":"\u0417\u0432\u043e\u043d\u0438\u0442\u044c \u0438\u0437 \u041a\u0430\u043b\u0438\u043d\u0438\u043d\u0433\u0440\u0430\u0434\u0430 \u0432 \u042f\u043a\u0443\u0442\u0438\u044e \u043f\u043e \u0432\u0438\u0434\u0435\u043e \u0431\u0435\u0437 \u0437\u0430\u0434\u0435\u0440\u0436\u0435\u043a","buttonText":"\u0410\u043b\u043b\u043e!","imageUuid":"bc8e606b-9a50-5550-a16e-3fed09971ed5","isPaidAndBannersEnabled":false}
Офтоп
Oleg Zakharchenko

Зачем руководителю личный помощник?

Принеси мне кофе! (уже не могу его пить, но ты приноси-приноси)…

Подними бумаги с пола! (да, я их специально снова уронил)…

Подай вон тот журнал с верхней полки из красного дерева! (не забудь взять стульчик - высоко ведь)…

Да, такое бывает. Однако, современный бизнес-мир меняет подход к функционалу личного помощника. Что действительно становится важно, так это время. Время руководителя.

Знакомьтесь. Меня зовут Мария. Я - профессиональный помощник руководителя. У меня много работы. Я слежу, чтобы мой руководитель приезжал на встречи вовремя, перевожу ему сложные письма с английского языка, бронирую ему авиабилеты. И еще я очень энергичная и внимательная! Вот!

Время?

Вокруг масса тренингов по «тайм-менеджменту». Да, это один из необходимых пунктов для «прокачки» себя, как менеджера. Стоит воспользоваться предложением. Причем лучше сходить на тренинг, чем просто посмотреть на видеохостинге. Качественнее заходит в голову. Хотя здесь дело предпочтений.

Тайминг улучшили - узнали массу теоретических инструментов управления временем. И даже два-три запомнили. А одним из них - пользуемся! Теперь мы выполняем только одну задачу в момент времени. А после её выполнения беремся за следующий пункт. Отлично! Только этого недостаточно.

Подумайте, сколько времени у вас уходит на однотипные / стандартные / простые задачи? Здесь у каждого своя математика. Поэтому рассмотрим примеры «универсальных задач» из арсенала руководителя, которые можно передать личному помощнику:

1. Сделать кофе. Самая сложная задача - без личного помощника никак не обойтись.

2. Планирование графика встреч и переговоров. Можно самому, а зачем? Уже придуманы облачные календари. Помощник прекрасно видит свободные окошки и без Вас.

3. Вести протокол совещания. Может вести сотрудник из прямого подчинения. А еще этот сотрудник мог бы выступить в более серьезной роли. И после встречи разослать письмо участникам. Несколько минут точно нужно.

4. Подбор и бронирование билетов и отелей. Здесь все просто. Просто нужно время. Довольно часто много времени.

5. Отвечать на почту. У Вас 300 писем в день? 50 удалить, 200 переслать, на 50 ответить самому. Итого 250 писем отдадим помощнику на съедение. Получим +30 минут к свободному времени.

6. А телефон? Пробовали звонки фильтровать через помощника, как это делает почтовый гигант в вашем mail?

Как?

Очень просто! Необходимо нанять себе личного помощника!

У каждого из нас разные задачи, а значит и разные запросы: кому-то необходим помощник со знанием финского или китайского, кому-то с опытом в авиапромышленности. Одним нужно присутствие сотрудника в офисе, другим - хоть в другом измерении.

Руководители говорят

после начала работы с личным помощником:

«…теперь я отправляю запрос о поиске не в поисковик, а в мессенджер помощнику и занимаюсь другими задачами…»

«…кофе я делаю сам! Это мой утренний check-лист перед взлетом…»

«…эммм что вы все о работе, да о работе спрашиваете? Мой помощник делает визы в Европу всей моей семье. Знаете, сколько времени нужно на заполнение анкет? Нет, в турагентство теперь я не хожу - это ведь тоже время…»

«…помощник? Позвольте! Это моя правая рука! Она даже из партнеров сроки поставки новые выжимает…»

Попробуйте! С личным помощником мир выглядит иначе :)

0
5 комментариев
Sergei Timofeyev
«…теперь я отправляю запрос о поиске не в поисковик, а в мессенджер помощнику и занимаюсь другими задачами…»

Это было неважно.

«…эммм что вы все о работе, да о работе спрашиваете? Мой помощник делает визы в Европу всей моей семье. Знаете, сколько времени нужно на заполнение анкет? Нет, в турагентство теперь я не хожу - это ведь тоже время…»

Вообще-то это не рабочий процесс, в котором личный помощник (секретарь) должен указать на это, так как должностной инструкцией чётко определено, чем она должна заниматься в рабочее время.

Ответить
Развернуть ветку
Oleg Zakharchenko
Автор

Дело в том, что руководитель, нанимая личного помощника, "покупает" время. У каждого руководителя и его личного помощника разный арсенал требований и потребностей. Где-то это только "секретарская работа". А где-то всё, что можно делегировать.

Ответить
Развернуть ветку
Sergei Timofeyev

Возникают нетрудовые отношения, то есть деятельность и действия помощника не направлены на извлечение выгоды компании, а на получения благ руководством. Подобный подход регулируется договорами ГПХ в дополнение к трудовым.

Ответить
Развернуть ветку
XageRu

Ладно, продано, присылайте резюме....

Ответить
Развернуть ветку
Maria Varlashkina

Странная статья. А вот как креативное резюме — отлично!

Ответить
Развернуть ветку

Комментарий удален модератором

Развернуть ветку
Читать все 5 комментариев
null