Как всё успеть: 7 эффективных методов тайм-менеджмента

Когда на вас наваливается целая гора дел, хочется, чтобы в сутках было 48 часов. Но есть более реальный способ разобраться с задачами — тайм-менеджмент.

Чаще всего проблема лежит в неумении грамотно распределять задачи и управлять своим временем. Тайм-менеджмент — целая наука, которая поможем вам справиться с этой проблемой.

Методы тайм-менеджмента разработаны таким образом, чтобы оптимизировать и удобно организовать ваше время. Существует много разных техник, о которых мы расскажем в этой статье. А вы сможете выбрать для себя наиболее подходящую.

Базовые принципы тайм-менеджмента

Все методы тайм-менеджмента строятся на трёх базовых принципах:

1. Расстановка приоритетов. Сначала определяем, насколько задача срочная, нет ли других, более важных дел.

2. Планирование. Нужно составить мини-план: когда вы начнёте выполнять задачу и сколько примерно времени должно на неё уйти.

3. Структурирование. Определите для себя критерии, по которым вы будете оценивать степень готовности задачи и полученные результаты.

Теперь, когда мы разобрались в основе, можно приступить к обзору самих техник.

7 методов тайм-менеджмента

1. "Съешь лягушку!"

Так называется метод Брайана Трейси — канадо-американского оратора и бизнес-тренера. Конечно, живых лягушек есть не придётся. Их место займут самые тяжелые задачи, ведь их выполнение такое же неприятное, как поедание этих бедных земноводных (французы здесь поспорят).

Суть в том, чтобы выполнить все самые трудные дела в первой половине дня, когда у вас ещё много сил. Вы не будете весь день портить себе настроение мыслью о неприятной задаче, а эйфория от того, что самое сложное позади, придаст сил для решения более мелких и простых дел.

2. Деление большой задачи

Такой способ ещё называют "поедание слона по кусочкам" (что поделать: в тайм-менеджменте все хотят кого-то съесть). Суть в том, чтобы взять одну крупную задачу и разделить её на множество мелких. "Порционно" можно справиться с любой задачей, она уже перестаёт казаться неподъемной.

Например, ваша цель — стать топовым специалистом в своей области. Для этого вам нужно повысить свои скиллы, собрать портфолио и успешные кейсы, поучаствовать в различных проф. конкурсах и форумах. Чтобы выполнить эти задачи, придётся пройти дополнительное обучение, улучшить своё резюме, найти заказчиков и т.д.— таким образом, цель делится на удобные "кусочки". У кого-то они будут крупнее, у кого-то поменьше — ориентируйтесь на свои ощущения.

3. Матрица Эйзенхауэра

Это простая, но рабочая схема, которая делит задачи на срочные и важные. Матрица представляет собой четыре квадрата: они получаются при пересечении осей "важно - не важно" (ось Х) и "срочно - не срочно" (ось Y).

Пользоваться матрицей очень легко: просто распределите свои задачи по её квадрантам.

  • Первый квадрант — "важное и срочное". Это задачи, которые нужно выполнить максимально быстро, их нельзя откладывать.

  • Второй квадрант — "важное, но не срочное". Сюда относятся важные задачи, на выполнение которых есть много времени. Например, если вам нужно сделать большой серьезный проект, он будет располагаться как раз во втором квадранте.
  • Третий квадрант — "срочное, но не важное". Обычно это повседневные задачи (в том числе домашние), которые нужно выполнить, но они не очень важные. Чаще всего именно такие дела можно кому-то делегировать.

  • Четвертый квадрант — "несрочное и неважное". Такие задачи можно совсем убрать из плана, особенно если у вас много дел в первом и втором квадранте. Но иногда их можно выполнить — если они приносят удовольствие. Например, сходить на фильм, который вы долго ждали или посетить новый бар.

4. Тайм-менеджмент по хронотипу

Об этом методе рассказал кандидат медицинских наук и клинический психолог — Майкл Бреус. Он разделил людей на 4 хронотипа, исходя из которых, каждому следует индивидуально планировать свой рабочий ритм.

  • «Медведи». Просыпаются в 7-11 утра, пик продуктивности с 11 до 18 часов, а отход ко сну не позднее 23 часов.
  • «Львы». Самостоятельно просыпаются очень рано - с 5:30 до 10 утра, продуктивны с 10-17, а ложатся спать до 22:30.

  • «Волки». Это привычные нам "Совы"— им тяжело просыпаться, но нужно постараться встать хотя бы до 12:00, эффективно работают до 20 часов и идут спать в 00:00-1:00.
  • «Дельфины». У этих людей довольно беспокойный режим сна. Даже если они встают с 6-10 утра, то легко могут уснуть обратно. Чтобы спокойно уснуть до 00:00, им нужно не отвлекаться на гаджеты, убрать их за 2 часа до сна. Наиболее продуктивны с 10 до 18 часов.

5. Техника Pomodoro или "Метод помидора"

Это метод фиксации времени, который разработал Франческо Чирилло. Его суть в том, что часть времени вы работаете, а часть — отдыхаете. Это должны быть чётко ограниченные промежутки.

В случае с Pomodoro, время одного "помидора" — 30 минут, из них 25 вы работаете, а 5 — отдыхаете. Нужно совершить 4 таких цикла работы и отдыха, чтобы сделать крупный 30-минутный перерыв.

Кстати, метод назвали "Pomodoro" в честь кухонного таймера-помидора (его полный цикл составлял полчаса).

6. Одна задача в один промежуток времени

В 2009 году исследователи Стенфордского Университета провели эксперимент, в котором выяснили, что если человек одновременно выполняет несколько интеллектуальных дел, например, придумывает сценарий и составляет контент-план, то он хуже концентрируется, думает и запоминает.

Намного эффективнее выделить одну задачу в один промежуток времени, и сконцентрироваться только на ней. Исключение - совмещение физической и умственной активности. Например, если бегать на дорожке в спортзале и придумывать темы для конференции - одно другому не помешает.

7. Канбан

Для канбана вам понадобится таблица с тремя столбцами: "нужно сделать", "В работе" и "Сделано". Вы можете сделать и большее количество столбцов, если для ваших задач нужно больше этапов.

Изначально все дела находятся в "нужно сделать", затем переносятся во “в работе” и на финальном этапе — в "сделано". Благодаря такому методу вам будет проще отслеживать свои задачи, визуализировать их и рассчитывать свои силы.

Приложения для управления временем

Мы составили небольшой список приложений, которые помогут вам протестировать методы, о которых мы рассказали, в удобном формате.

  • Trello — бесплатная канбан-доска для работы в команде и личных нужд.

  • Focus To-Do — таймер Pomodoro и таск-менеджер.

  • Todoist — планировщик для разных методов планирования (можно настроить под матрицу Эйзенхауэра).
  • Notion — база данных для хранения и систематизации всего.

  • Forest — таймер для телефона: пока вы не трогаете смартфон, на его экране растет красивое дерево. Если разблокировать телефон раньше времени, то дерево погибнет.

Попробуйте все методы и поймите, какой действует наиболее эффективно именно для вас. Также можете рассказать о других методах, которые мы не упомянули в статье (возьмём их на заметку).

Подписывайтесь на наш телеграм-канал "Digital squad". Там мы ежедневно публикуем все важные обновления, новости и статьи, связанные с SMM, рекламой, digital и не только.

0
12 комментариев
Написать комментарий...
Макс Ветковский

Все книги по тайм менеджменту в одной статье, не дурно

Ответить
Развернуть ветку
AdSkill
Автор

Рады, что Вам понравилось :) Спасибо!

Ответить
Развернуть ветку
Иван Мараховка

Классная статья, спасибо! Репостнул в наше сообщество👍🏻
Только хотел добавить, что Trello и Notion потихоньку отваливаются с нашего рынка, лучше обратить внимание на российские сервисы.

Например WEEEK не страшны никакие штормы. Плюс, у нас таск-менеджер и база знаний в одном месте😉 https://weeek.net/ru

Ответить
Развернуть ветку
AdSkill
Автор

Спасибо! Даа, тоже потихоньку ищем отечественную замену. Ваш таск-менеджер тоже попробуем)
А ещё пишите нам, поможем с рекламой. У нас агентские аккаунты с кешбэком от рекламного бюджета и отличная support-команда ;)

Ответить
Развернуть ветку
Nathan Zachary

https://todorant.com забыли

Ответить
Развернуть ветку
AdSkill
Автор

Функционал и интерфейс выглядят неплохо) А что вам особенно в нём нравится? Если сравнивать с бесплатными аналогами

Ответить
Развернуть ветку
Nathan Zachary

Практически все перечисленные вами методики собраны там, очищены от шелухи и в очень удобном функционале представлены.
@borodutch вам сам сделает презентацию лучше меня 😳

Ответить
Развернуть ветку
borodutch

А ещё Тудурант на этой неделе стал полностью бесплатным :)

Ответить
Развернуть ветку
AdSkill
Автор

Отличная новость, будем тестировать в нашей команде! Кстати, если Вам понадобится запустить рекламу приложений и любых других продуктов — с радостью поможем, у нас есть агентские аккаунты с большим количеством разных плюшек :)

Ответить
Развернуть ветку
Nathan Zachary

Ого! Это что за праздник? Это для всех? Как надолго? Вот так новость....

Ответить
Развернуть ветку
borodutch

Для всех и навсегда :)

Ответить
Развернуть ветку
AdSkill
Автор

Спасибо! Изучим)

Ответить
Развернуть ветку
9 комментариев
Раскрывать всегда