Не позволяйте "срочному" доминировать над "важным"

Недавно в нашей консалтинговой фирме планировалась стратегически важная сделка с новым клиентом. Но накануне нашей встречи клиент прислал письмо с просьбой перенести её на следующую неделю. В последнюю минуту у него возникли неотложные дела.

Мы смогли пойти ему на встречу, но предложили перенести совещание на несколько часов позже, но в тот же день. Почему мы так сделали? Мы объяснили, что наша встреча имеет стратегическую важность, и если его неожиданные дела не настолько важны, то они не должны превалировать в его расписании.

Множество исследований посвящено теме управления временем, разделения дел на «срочные» и «важные». Наиболее популярным инструментом в этой теме является «Матрица управления временем» Стивена Кови, которой может пользоваться каждый из нас.

Разделение дел на «срочные» и «важные» - ключ к правильному управлению временем и жизненно важный аспект для развития бизнеса.

Для начала, определимся с двумя основными понятиями. «Срочные задачи» - задачи, требующие немедленного решения и максимальной концентрации внимания на них в определенный момент времени. «Важные задачи» - это те, которые помогают в достижении поставленных целей. Такие задачи имеют большую ценность для человека и организации в целом. Они так же требуют максимальной концентрации внимания и усилий, но часто кажутся нам несрочными, в связи с этим обычно откладываются в долгий ящик. Но в нашей жизни есть еще и такие дела, которые не являются ни срочными, ни важными. Рассмотрим подробнее.

Несрочные и неважные

Некоторые повседневные задачи не являются ни срочными, ни важными. Это те вещи, которые занимают наше время, но не имеют никакой ценности для нашего развития. В принципе, нас никто не просит их делать. Их можно назвать пожирателями времени.

Вы уже догадались, о чем идет речь? Пролистывание ленты инстаграм по 100 раз на день, зависание в социальных сетях, игры, статьи и новости, которые не несут никакой образовательной ценности, именно на это большинство из нас тратит свое время каждый день. Каждый! Вы только задумайтесь, сколько всего по-настоящему полезного можно было бы сделать.

Статистика показывает, что люди в среднем проводят около часа в день, играя в компьютерные игры, на просмотр соцсетей уходит от двух до трёх часов. Постоянное отвлечение на мессенджеры, соцсети и другие приложения снижает нашу производительность. Все мы жалуемся на постоянную нехватку времени, а вы попробуйте не заходить в инстаграм и не проверять сообщения вконкакте каждые полчаса, и заметите, что его намного больше.

Срочные

Как вы уже могли понять, срочные дела появляются постоянно, решать их нужно незамедлительно, но толку от них не так много, как хотелось бы. Постоянно звонящие телефоны, электронные письма, коллеги, которые неоднократно задают одни и те же вопросы или митинги, которые не приносят результатов, воруют наше время, как маленькие дети конфеты втайне от родителей. Нам кажется, что нужно сначала разобраться со всеми мелкими задачами, а потом приступить к чему-то важному. Это неправильный подход. Почему? Да потому что такие срочные и вроде бы несложные дела появляются систематически и на их решение можно потратить добрую часть энергии и времени. Всегда сначала решайте важные дела. На срочные тоже не забивайте, конечно, но разумно расставляйте приоритеты и планируйте день.

Срочные и важные

Многие задачи относятся к категории «срочных и важных». Помните, что это вопросы, которые требуют вашего внимания сразу и несут большую ценность для развития организации. К ним относятся заботы и проблемы клиентов, банковские, финансовые и юридические вопросы.

Чтобы каждый день выполнять эти задачи эффективно, можно придерживаться определенного алгоритма. Каждое утро составляйте список всех дел, которые нужно выполнить в течение дня. Просмотрите все пункты из списка и три наиболее важных и срочных отметьте звездочкой. Эти задачи должны быть решены в первую очередь. Как только вы закончите работу над ними, просмотрите свой список еще раз и выделите важные задачи, но которые не являются срочными. Сделайте их. Когда вы закончите и их, можете приступать к остальным. Обычно это какие-то маленькие задачи, которые не требуют большой концентрации внимания. Такой метод позволит вам повысить эффективность вашей работы и сэкономит время.

Важные

Задачи из этой категории заслуживают наибольшего внимания и являются наиболее приоритетными и перспективными, они направлены на развитие профессиональных навыков, личностный рост, соблюдение оптимального распорядка дня и т.д. Но чаще всего откладываются на потом, потому что не кажутся нам срочными. Мы уверены, что есть еще много времени впереди на их выполнение. Важно для себя понять, что став более организованным в рутинных делах, мы выигрываем время для выполнения тех задач, которые непременно приведут нас к успеху в дальнейшем.

Еще один совет. Когда вы приступаете к выполнению пунктов из списка «важное», обязательно обозначайте дату завершения работы над задачей.

Какой вывод из всего можно сделать? Если вы хотите добиться высот в карьере, личной жизни, вывести свою организацию на новый уровень, научитесь управлять своим временем и расставлять приоритеты. Да, это будет не просто, особенно в начале. Ведь так велик соблазн выполнять мелкие делишки, которые не принесут особой пользы, но зато отнимут большую часть времени и энергии. А если вам и так хорошо, можете поиграть в танчики или провести полдня за просмотром мемов. Выбор за вами :-)

Перевод статьи Don't Let the “Urgent” Overtake the “Important” от Digital Skynet :)