Карантинные меры в связи с пандемией вынудили проводить совещания, конференции и презентации в удаленном режиме, исключая личные контакты участников. Как показала практика, такой вариант оказался достаточно удобен. Поэтому проведение онлайн-мероприятий актуально и на сегодняшний день.
Многие ошибочно предполагают, что затраты на организацию онлайна значительно ниже расходов на офлайн-события. Это является глубоким заблуждением, так как онлайн-мероприятие не ограничивается только трансляцией в Zoom.
По словам Сабины Алекперовой - Product Owner платформы Make Events, организация мероприятия онлайн требует тщательной подготовки с привлечением большого числа специалистов и выполняется в несколько этапов.
Разработка проекта
На этапе подготовки назначаются ответственные за мероприятие сотрудники. Как правило, это отдел маркетинга, культорганизации и т.п. - в зависимости от функциональной структуры компании.
При разработке проекта указываются:
- цель и задачи встречи;
- формат проведения;
- целевая аудитория;
- платформа для трансляции;
- программа и план мероприятия;
- ресурсы для организации;
- инструменты отслеживания;
- ответственные лица.
Приглашение хедлайнера
На данном этапе осуществляется подбор и приглашение спикеров. На онлайн-встречах обычно присутствует профильный эксперт - хедлайнер проекта.
Приглашаются в основном медийные персоны, имеющие непосредственное отношение к тематике события. Данный момент является ключевым и требует соответствующей оплаты времени эксперта.
Продвижение мероприятия
Кроме того, расходы необходимы и на продвижение планируемого события.
Реклама мероприятия осуществляется следующим образом:
- таргетинг Вконтакте и Я.Директ;
- посты на тематических площадках;
- заказ рекламы у блогеров;
- привлечение СМИ.
В рамках последнего направления требуется отправка пресс-релизов, их согласование и утверждение.
Помещение, оборудование и профильные сотрудники
Для профессионального проведения онлайн-мероприятий требуется выбрать соответствующее помещение, стоимость аренды которого зависит от его внешнего и функционального состояния.
При проведении события используются камеры и спец.оборудование, обеспечивающее качественный звук и свет. Соответственно, работают с ним технические специалисты и модераторы. Они следят за бесперебойной работой техники во время трансляции, стабильной подачей связи и выводом на экран тематических изображений: презентаций, карточек спикеров, рекламных роликов и пр. И это тоже статья расходов.
Помимо этого, сценарий самого мероприятия разрабатывает отдельно оплачиваемый специалист - режиссер. Он продумает переходы между участниками встречи, прописывает сессии согласно режиму «вопрос-ответ» и устанавливает все необходимые по таймингу соответствия.
Выбор платформы вещания
Что касается сервиса Zoom, то он подходит лишь для небольших совещаний и вебинаров. Если планируется масштабное онлайн-мероприятие или организация конференций, то необходима платформа потокового вещания с функцией переключения с одного потока на другой.
На используемой площадке вещания обязательно должен быть чат, чтобы участники могли задавать вопросы и общаться между собой.
Соответственно, в бюджет организации мероприятия закладывается сумма на обеспечение всех этих моментов.
Постпродакшн
Постпродакшн онлайн мероприятия - это обработка и нарезка видеоматериала, публикация контента на соответствующих ресурсах и пост-релизы в СМИ. Если на встрече присутствовал известный хедлайнер, то есть вероятность, что СМИ опубликуют новостную сводку бесплатно. Здесь ключевым моментом является возможность предоставления интервью для информационного источника.
Во всех остальных случаях необходима оплата.
В заключение
Из вышеперечисленных расходов и складывается смета на проведение онлайн-встречи. Средства организации мероприятия могут доходить до суммы трат в размере 5-7 млн. рублей и даже больше. Все зависит от площадки трансляций, формата проведения и длительности самого мероприятия.