Офтоп
Alexander Lashkov

Какие средства для тайм-менеджмента используют предприниматели и представители ИТ-индустрии

ЦП узнал у российских предпринимателей и представителей ИТ-индустрии, какими средствами тайм-менеджмента и организации процессов они пользуются на работе и в обычной жизни.

Арам Пахчанянвице-президент компании ABBYY

Мое время организует множество людей: я сам, мой помощник, моя семья, организаторы встреч и мероприятий, в которых я участвую. Я каждый раз решаю, кому я отдаю очередной кусок своего времени. И если это не я сам, то дальше я полностью доверяюсь тому, кто владеет моим временем.

От бумаги давно отказался, использую программу Things, календарь, «напоминалки», а если все же забуду, мне напомнит помощник.

Макс Волошиндиректор по развитию Redmadrobot

Первое, что нужно сделать для эффективного тайм-менеджмента — выкинуть всё из головы. Голова не должна быть забита незавершенными делами, отложенными договоренностями, датами и временем деловых встреч, отрывками интересных статей и неотвеченными письмами. Для этого должна быть система. А в голове должно быть место для синтеза новых идей, для быстрого принятия решений, не выкапываясь каждый раз для этого из накопленного ментального мусора.

  1. Почта. Корпоративный и обычный Gmail, обязательно веб-версия. Ежедневная очистка входящих до нуля. Это не инструмент хранения, это инструмент приемки-отправки информации.
  2. Списки дел. Верхнеуровневые, от квартала до десятков лет — в десктопном майндмэпе XMind. Для оперативной работы в рамках квартала-месяца-недели-дня — Things и методология GTD.
  3. Расписание и планирование встреч. Google Calendar и iCal.
  4. Заметки. Стандартный Notes, простенькие майндмэпы MindNode и тетрадка формата А4 в клетку на пружине.
  5. Таймтрекинг. Блокнот Moleskine для фиксации 30-ти минутных блоков концентрации и техника Pomodoro.
  6. Выработка навыков. Календарик-пинарик со статистикой TaskRise.
  7. База знаний. Evernote.

Наверное, единственная проблема и сложность полноценного перехода к системе заключается в том, что ее недостаточно создать один раз, ее нужно постоянно поддерживать и это не всегда так увлекательно, как создание. Это как наводить порядок в гараже, один раз это сделать можно, а вот поддерживать уже не всегда получается.

Поэтому-то мы и слышим чаше всего «Да, эта ваша система не работает!». Система — она в голове на самом деле.

Сергей Плуготаренкодиректор РАЭК

Традиционно использую самые «олдскульные» средства тайм-менеджмента:

  1. Бумага – на первом месте.
  2. Google Keep — на втором.
  3. Заметки Apple (Notes) — на третьем.
  4. С Evernote не получилось как-то.

Остальное – на уровне корпоративных систем планирования и прочего.

Главное — либо бумага, либо то, что хорошо синхронизируется со всеми платформами и гаджетами, чтобы не нужно было напрягаться и искать нужную информацию.

Сергей Кравцовоснователь 4talk

Дефицит времени сегодня — одна из главных проблем любого занятого человека. От того как будет организовано время, от того какие инструменты используются помощниками в работе зачастую зависит успех или не успех.

Моя деятельность целиком и полностью связана с работой в глобальной сети и потому сразу я разбиваю время три крупных блока — общение с командой, партнеры, семья.

Работа с командой

Для оперативной работы над нашим проектом 4talk в нём же у меня заведены конференции по всем крупным направлениям. Любой программист, дизайнер или финансовый менеджер мгновенно находится в зоне доступности. Решать так любой вопрос получается эффективно и главное очень быстро. Облачные системы, а в том числе мессенджер 4talk как никто другой подходит для коллективной работы.

Я всегда с любых устройств (ноутбук, iPhone или Android) вижу рабочие материалы по всем версиям программного обеспечения и имею возможность вносить правки или одобрять те или иные решения. Любые файлы брошенные мне, когда я не доступен, я получаю при первом же логине в мессенджер. Мы достаточно часто и активно пользуемся голосовыми заметками для обсуждения того или иного решения. Только так!

Коллективная работа команды всегда требует четкости и соблюдения сроков. После обсуждения в 4talk любых изменений в продукте, все заносится в Asana и назначаются сроки и сотрудники. Для нас это лучшая система коллективной работы.

Закрытые версии 4talk умеют сразу заносить любые обсуждения в Asana — это наш внутренний механизм.

Зачастую приходится работать с большими объемами файлов и данных и в качестве общего инструмента команда, и я пользуемся хранилищем 4Sync. Почему? Скорость. Сегодня это самое быстрое хранилище в мире.

Работа с партнерами

Стандартные средства коммуникаций — электронная почта от Google, календари Google с различными настройками доступа и приглашений. Обязательно программы картографии как помощники на дороге. Тут уже набор несколько больше — «Яндекс.Навигатор», Sygic для поездок по Европе и Google Maps как запасной вариант.

Семья

Тут все достаточно просто — одного мессенджера хватает для всего, плюс совместный календарь Google для всех членов семьи.

Валентин Домбровскийвице-президент по инновациям в Excursiopedia

Я обхожусь блокнотом (в Windows) и Excel (для распараллеливания задач по нескольким «личным проектам»). В компании мы используем Basecamp для управления проектами.

Пытался работать с таск-менеджерами (например, с Asana), однако понял, что для управления личными задачами нужно что-то простое, к чему рука, можно сказать, сама тянется. В итоге на настоящий момент сформировались такие очень простые предпочтения.

Андрей ТереховCEO и основатель Ruward

Я довольно олдскульный товарищ в этом вопросе. Поскольку в бизнес-задачах сплошным потоком идет «виртуал», меня, как и многих интернетчиков, тянет к разного рода твердым носителям.

Поэтому для оперативных заметок, фиксации плана на день, быстрого записывания мыслей, идей и просто рисования «каляк» на встречах, я использую обычный нелинованный Moleskine. Это практически незаменимый инструмент, который я вряд ли променяю на что-либо другое.

Для фиксации и отслеживания всего пула задач и среднесрочных планов – почти на всех проектах используется « Мегаплан». Для календаря и встреч — немного Outlook, немного календарь iPhone.

Что касается личных помощников, то тут такая история. За все время я встречал всего нескольких действительно эффективных людей, выполняющих роль персонального ассистента. Но в абсолютном большинстве случаев это были люди с высокой квалификацией и зарплатой от ста тысяч в месяц. Найм же «студента» без опыта работы зачастую приносит больше вреда, чем пользы.

На наших проектах сейчас нет особой необходимости в супер-профи (да и скучновато ему или ей будет на таких задачах и объемах), поэтому сейчас проще обходится без такой роли.

Максим ЮринSMM-директор RedKeds

Я пробовал много разных способов для организации и оптимизации времени и рабочих задач. Онлайн-приложения, электронные таблички, календари. Но ничего лучше следующей простой схемы пока не нашел.

Я завел красивый и приятный блокнотик. С утра прихожу на работу, выделяю 10-15 минут и аккуратно, вдумчиво, за чашечкой кофе в столбик выписываю перечень текущих задач (встреч, звонков, отправок, даже мелких). Расставляю приоритеты, формирую план на день.

Начинаю выполнять задачи одну за другой в соответствие с приоритетами. Если задача полностью выполнена, вычеркиваю ее из списка. Если задача начата, но требует доработки — ставлю напротив галочку. Если задачу не удалось даже начать в этот день — ставлю крестик.

На следующий день прихожу и аккуратно записываю новый план на день. Задачи с предыдущего дня с галочкой переносятся на новый день (возможно, они уже видоизменятся и станут более простыми, так как часть выполнена — нужно записать задачу в новом виде). Задачи с крестиком — полностью переносятся без изменений. Добавляю новые появившиеся задачи.

Если аккуратно и постоянно вести такой учет, тщательно вспоминая и формулируя полный список дел в начале дня, то появляется хорошая ретроспектива, по которой можно делать выводы о загрузке, производительности, сложности задач.

Пропадает ощущение, что ты что-то забыл, не принял во внимание, не учел в течение дня. Гораздо меньше рабочего стресса. К тому же, вычеркивание (прямо вот хорошо отточенным карандашом или любимой ручкой в красивом блокноте) успешно завершенных задач доставляет простое эстетическое удовольствие. А взгляд на длинный список зачеркнутых строк (с минимумом крестиков и галочек) в конце дня прямо-таки заставляет гордиться собой — мотивирует делать так каждый день.

Антон Голубчикблогер

Радует, что самый полезный инструмент для блоггера уже предусмотрен блогосервисами. Это функция отложенных постов в ЖЖ, Wordpress и YouTube. Ну а сам график выхода постов и участия в каких-то мероприятиях дублируется в «Google Календарях», тексты хранятся в «Google Документах».

Это все, впрочем, не сокращает бесконечное количество бумажных блокнотов, плодящихся вокруг меня.

Владимир Шрейдероснователь Glitché

У меня есть наручные часы. Обыкновенные, со стрелками. По ним я определяю время. Для работы над проектами пользуюсь «таскером» по настоянию коллег — говорят, это правильно и помогает организовать работу, но добровольно никогда этого не делаю. Если мне нужно решить несколько задач за определенное время, я составляю список с пунктами для вычеркивания на бумажке или в телефоне.

А так как времени не существует, то и контролировать его бессмысленно — главное качественно выполнить намеченное. Появление гаджетов вроде Apple Watch считаю маркетингом и разводом. Умными часами могу назвать Breguet — по крайней мере их обладатель точно не промах.

Степан Даниловоснователь сервисов MeYou и DoDocs

Я пользуюсь бумажным блокнотом и системой записей « Автофокус». Перепробовал массу GTD-систем (так ведь все говорят, да?), и понравилась только эта. В ней есть два списка: срочный и для всех остальных дел. Электронными todo-списками не пользуюсь — не удалось полюбить ни Wunderlist, ни Clear.

Когда будет время, запилю стартап с такой идеей: пишешь в блокнотике ручкой, фотографируешь, а программа распознает и сама разносит задачи по календарю и так далее. Секретарши у меня теперь нет — старшие товарищи сказали, раз есть секретарша, значит должен с ней спать, иначе какая же это компания? А я за любовь.

Ирина Шашкинауправляющий директор LinguaLeo в России и СНГ

Давно поняла, что записывать в блокнот все планы, идеи и встречи — для меня не работает. Да и время сейчас совсем цифровое, все меняется на ходу. Самый мой главный помощник — телефон, он всегда со мной. Ну и всего лишь два инструмента: почта и календарь.

Почта для меня — единственный источник задач, я даже иногда пишу сама себе письма, чтобы задача не пропала. А всех, кто пишет мне в Facebook, LinkedIn или Skype, прошу дублировать в почту. В почте я все письма сортирую по папочкам и присваиваю им звездочки или флажки разных цветов. Например, синее — жду ответа, желтое — помнить, красное — надо делать и так далее.

А календарь помогает планировать и организовывать день. Иногда я ставлю туда себе встречи с самой собой — полчаса на разбор почты или час на задачу, во время которой не хочется отвлекаться.

Сергей Котыревоснователь и генеральный директор компании Umisoft

Я делаю это с помощью небольшого числа простых инструментов:

  • Синхронизируемые календари на всех яблочных устройствах.
  • Записная книжка Evernote — моя персональная база знаний и идей. Там 15 блокнотов и 500 заметок. Раз в месяц я их актуализирую и чищу.
  • Штатный Reminder на MacBook для задачек и заданий самому себе, тоже синхронизируемый. Там четыре группы — UMI, «Личный», «Развитие», «Другое».
  • «Мегаплан» для постановки задач сотрудникам и командной работы над проектами.
  • Приложение на ноутбуке Pomodoro — чтобы успевать делать мелкие задачи за отведенное время и не отвлекаться.
  • Офис-менеджер, которая варит мне кофе и выполняет мелкие поручения по работе и иногда личные.
Илья Грабовскийпресс-секретарь «Одноклассников»

За долгое время перепробовал массу различных специализированных приложений: Wunderlist, Todoist, Clear, Producteev, Evernote и так далее. Сразу стало понятно, что без календаря никак не обойтись. Поэтому планирование, в моем случае, разбивается на две составляющие: первая — время, вторая — задачи.

За время отвечает стандартный календарь на Mac и iPhone. В нем хранится информация обо всех рабочих встречах. Сюда же заносятся любые другие дела, связанные со временем, вплоть до записи в барбершоп.

За задачи, иными словами, список дел, отвечает Things. Ничего лучшего для себя не нашел. Мне нравится, что можно быстро внести новую задачу, указав все необходимое: название, описание, срок выполнения и так далее. Удобно, что все задачи можно разбить на различные проекты, проставить теги. Не хватает только возможности прикрепить какой-нибудь файл к описанию конкретной задачи.

Тем не менее, продолжаю пробовать новые приложения, возможно, смогу найти лучшее решение. Главное для меня — кроссплатформенность и простота в использовании, чтобы все задачи можно было вносить максимально быстро как с компьютера, так и с мобильных устройств.

Анатолий Денисовглавный редактор CMS Magazine

Я перепробовал множество способов: бумажные блокноты и стикеры, файлы, сервисы и программы, напоминания в телефонах. В итоге почти всегда все заканчивалось одинаково: количество задач к выполнению приближалось к сотне, сам взгляд на это безобразие вызывал шок и трепет, и инструмент откладывался в долгий ящик.

В живых остались следующие инструменты:

  1. Напоминания в телефонах. Их там физически очень неудобно делать много, поэтому там фиксируется самое важное.
  2. Почтовый ящик. Большая часть задач у меня так или иначе порождается через письма (от меня и мне), поэтому я во «Входящих» оставляю то, что требует внимания, контроля, исполнения, а остальное откладываю в архив.
Дмитрий Калаевдиректор акселерационных и образовательных программ ФРИИ

Пользуюсь календарем. Есть личный и рабочий. Личный — Google, рабочий — Exchange. Все синхронизировано с устройствами, на которых работаю. В первую очередь это ноутбук и телефон. Ну и календарь доступен всем сотрудникам, чтобы было легко ставить встречи. Это то, что касается планирования времени.

Если говорить о задачах, то мы всей командой пользуемся обычной доской — формат близок к тому, что можно увидеть в Kanban.

Наталия Радченковадиректор по маркетингу SeoPult

Вопрос планирования рабочего времени и его правильной организации всегда остается актуальным. У меня под рукой всегда как минимум телефон, поэтому для планирования своего времени выбрала Things, с его удобной системой сортировки и поиска задач по проектам, тегам. С Things действительно просто не только управлять своим календарем, контролировать дедлайны и критичные задачи, но и не забывать о том, что отложено «в долгий ящик».

Также незаменимый помощник — корпоративная система планирования, внедренная в нашей компании, которая позволяет управлять как своим временем, так и загрузкой своих сотрудников. При всем этом, я никак не могу отказаться от банального ежедневника на столе. Он незаменим и для оперативных заметок, и для замечаний уже по поставленным задачам.

0
17 комментариев
Написать комментарий...
Charnaus Vlad

Умными часами могу назвать Breguet — по крайней мере их обладатель точно не промах (с)

ахах, отлично сказано)

Ответить
Развернуть ветку
Андрей Корхов
вице-президент по инновациям в Excursiopedia
обхожусь блокнотом (в Windows) и Excel

Сколково какое то, а не инновации.

Ответить
Развернуть ветку
Алексей Ефремов

Поддержу голос за OmniFocus, хотя пользуюсь и блокнотом с техникой кружочков (http://lifehacker.ru/2009/06/15/gtd-v-vashem-bloknote-metod-kruzhochkov-i-krestikov/).

Самое главное, как писал один из опрошенных, освободить свою голову. Это значит, что своей системе надо доверять. Доверять настолько, что не будет никаких "вот это запишу, а вот это запомню". Задача или есть в трекере, или ее нет вообще. Иначе не работает.

Ответить
Развернуть ветку
Kirill Gurbanov

Я тоже перепробовал очень много подходов к организации своего времени и сейчас придерживаюсь следующих принципов:

1. Голова должна быть "пустой". Достаточно лишь обеспечить себя инструментами, в которые ты в любой момент времени можешь заглянуть и понять, что нужно делать прямо сейчас.

2. Все надо по максимуму структурировать и записывать. Пришла идея - запиши. Вспомнил про дело, запиши.

3. Задачи, которые можно выполнить быстрее, чем за 3 минуты, надо выполнять при первой возможности - желательно прямо здесь и сейчас. Тратить время на их "обслуживание" в системе трекинга задач нет смысла.

Из инструментов следующее:

а) Trello для личных задач, рабочей коммуникации команды, записи идей как по проекту, так и личных; структурирования роадмэпа по продукту, маркетингу и прочим направлениям бизнеса. Для личных задач использую несколько столбцов: Бэклог (надо выполнить в ближайшие 7 дней), Тудэй (на сегодня), Туморроу (на завтра), Уэйтин (ожидание действий от других людей), Контрол (проконтролировать делегированные задачи), Клоуст (закрыто).

б) Джимейл с подключенными ящиками с самых разных почтовых сервисов. Все в одном родном джимейле, очень удобно. Использую мощный джимейловский поиск с максимальной отдачей: операторы, даты, адресаты и прочее - практически любое письмо за 7 лет можно отыскать за пару минут.

в) Гугл календарь для задач, привязанных ко времени, и встреч

г) Эверноут как база данных важных материалов, информации, списков и т.п.

д) Гугл Драйв как идеальный инструмент совместной работы над документами, шаринга планов/концепций/отчетов/финмоделей и пр.

е) Дропбокс для хранения вообще всех актуальных файлов. Где бы я ни находился, я всегда могу с телефона отправить человеку ссылку на нужный файл. На самом компьютере у меня почти ничего нет (только фото, фильмы, музыка) - все в облаке

Структурирование информации позволяет очень быстро в нужный момент ее находить. Те драгоценные минуты, которые все ежедневно тратят, чтобы отыскать письмо/файл/скан/имя и т.п., я трачу на что-то более важное и приятное.

Ответить
Развернуть ветку
Kirill Malev

http://habitrpg.com

Лучше списка дел не может быть. Сделал дело — не только получил опыт, но и прокачал персонажа в игре.

Ответить
Развернуть ветку
Tom Andreevich Zarubin

Без рекламы за подписку— позор.
Милый сервис с "8-битным" звуком.

Ответить
Развернуть ветку
Kirill Malev

1) там можно участвовать в развитии проекта, рисовать спрайты или кодить, или переводить и писать тексты и получать премиум
2) реклама не оч назойливая, просто текстовые блоки от гугла или яндекса.
3) AdBlock и disconnect.me никто не запрещал использовать.

Ответить
Развернуть ветку
Tom Andreevich Zarubin

Идея норм, модель монетизации очень хромает на обе. Им бы Hooked полистать.

Ответить
Развернуть ветку
Ilya Bakharevich

Ожидал увидеть OmniFocus, но никто и слова не сказал. Очень хорошая GTD-программа, советую посмотреть. Есть синхронизация со всеми устройствами, но, если не ошибаюсь, только под Mac OS X.

Ответить
Развернуть ветку
Kirill Maximov

http://checkvist.com никто не упомянул, жаль. В нем удобно вести иерархические списки и вообще он здорово заточен на клавиатуру. Ну да это на любителя :)

Ответить
Развернуть ветку
Вячеслав Мацнев

Простая? Кроссплатформенная?
google todo.txt

Ответить
Развернуть ветку
Roman Rybalchenko

Дополню своим вебинаром. Не очень люблю БМ, но метафора их про многорукого многонога понравилась.

http://roma.net.ua/video/time-management-mnogorukij-mnogonog-kak-uspevat-bolshe-pri-roste-nagruzki/

Ответить
Развернуть ветку
Roman Rybalchenko

«Многорукий многоног: как успевать больше при росте нагрузки?»

Ответить
Развернуть ветку

Комментарий удален модератором

Развернуть ветку

Комментарий удален модератором

Развернуть ветку
Константин Елисеев

Долго не мог найти чем заменить контроль именно своих задач и пользовался обычным блокнотом, пока не нашёл отличный addon для outlook (пришлось его установить), называется TaskCracker (построен на матрице Кови). Очень удобно сортировать задачи по важности и срочности, обновлять и переносить во времени.

Банальные вещи как gmail/calendar/redmine и так все знают.

Ответить
Развернуть ветку
Ilya Bakharevich

А по теме… Чаще всего работает - просто возьми и сделай это. Иногда так много дел, что выбираю просто 3-5 основных, записываю в TXT/блокнот и делаю по приоритету. Пока не сделаю основные, к другим не прикасаюсь.

Сейчас стараюсь составлять план за день, вечером. Тогда начинать утром намного проще - мозк прекрасно знает, чем нужно заняться в первую очередь, что может подождать, а что делать и вовсе не нужно.

Ответить
Развернуть ветку

Комментарий удален модератором

Развернуть ветку
Константин Покладок

мы используем Control Manager для ведения дел. Руководитель поручает все задачи в нем. Из оригинального - необходимость подтверждения выполнения поручения руководителем. Это мотивирует не только выполнить задачу в срок, но и выполнить ее качественно, потому что руководитель обязательно проверит как ты все сделал. ну и дизайн конечно очень приятный

Ответить
Развернуть ветку

Комментарий удален модератором

Развернуть ветку

Комментарий удален модератором

Развернуть ветку
Roman Manaev

Лучшая система - это та, которая лучше всего работает для тебя. И, как показывает данная статья, у каждого свой личный набор инструментов. Сам использую RTM + приложения Google + Evernote. Лучше этой связки по простоте и мощному функционалу еще не встречал.

Ответить
Развернуть ветку
Читать все 17 комментариев
null