Отчетность по маркетингу и продажам - кейс в сфере аренды жилья

Всем привет! Продолжаю публиковать кейсы наших пользователей. Данный текст подготовлен Александром из из агентства Sol.digital.

Итак, клиент в нашем случае - агентство недвижимости с задачей систематизации отчетности по входящему потоку заявок на аренду, а также по работе менеджеров по продажам. В компании внедрена и успешно функционирует система amoCRM, все входящие обращения поступают посредством нескольких каналов привлечения, которые отслеживаются с помощью коллтрекинга от компании CoMagic.

Совместно с клиентом мы структурировали задачу и пришли к необходимости создания 4х отчетов:

• Маркетинговый отчет на основе данных из CoMagic и amoCRM — сводный отчет с набором показателей для оценки эффективности рекламных средств.
• План/факт по KPI для менеджеров — дашборд для менеджеров компании, должен отражать текущие состояние выполнения поставленных перед ними KPI.
• План/факт по KPI для руководителя — отчет для РОПа, где представлены сводные показатели по всем KPI в различных срезах.
• Косяки по менеджерам отдела продаж — отчет призван полностью нивелировать допущение ошибок при заполнении CRM-системы.

Работа по проекту была разбита на несколько этапов, первым являлся этап подготовки выгрузки данных с сервиса CoMagic и amoCRM. Для выгрузки актуальных данных, по традиции использовался лучший, на наш взгляд, сервис myBI Connect. Если с моделью выгрузки данных из AmoCRM никаких вопросов нет, то вот модель выгрузки данных из сервиса CoMagic мы в своих кейсах на PowerbiRussia.ru еще не описывали, а здесь есть свои тонкости и нюансы.

Перед выгрузкой основных данных с сервиса CoMagic необходимо было проверить все настройки аккаунтов клиента (CoMagic и AmoCRM), дабы избежать неверной трактовки полученной информации. Про это, кстати, в этом блоге уже была хорошая статья (Принцип GIGO).

Аудит настройки проводился по определенному чек-листу, по соглашению с клиентом мы можем показать только часть пунктов, которые проверялись:

• каждый номер телефона присвоен только одному рекламному источнику;
• все рекламные источники имеют уникальные идентификаторы и наименования;
• корректно четко прописаны сценарии распределения вызовов по операторам и времени работы;
• корректно верно настроен виджет CoMagic в системе AmoCRM и все данные синхронизируются;
• передача данных звонков из системы CoMagic в AmoCRM осуществляется верно, без потерь и задержек.

После проверки всех настроек была проведена выгрузка данных. Далее последовал процесс создания всех необходимых мер и вычислений на языке DAX. Изначально была прописана вся логика требуемых вычислений и уже после она была перенесена в Power BI, далее последовал процесс проверки выводимых данных. Каждая цифра сверялась с выдачей amoCRM и CoMagic. Когда каждая цифра “билась” и с той и с другой системой, т.е. с исходными данными, на различных временных промежутках, наступила очередь конечного оформления всего отчета под требования клиента.

В результате мы получили следующий набор отчетов:

1. Сводка основных показателей эффективности источников входящих обращений на основании данных CoMagic и amoCRM.

Анализируя полученную информацию, в каждый момент времени можно сделать вывод об эффективности каждой рекламной площадки, оценить ее ROI и ROMI. Кроме этого подобный подход позволяет провалиться глубже в параметры сделок и добавить дополнительную фильтрацию, к примеру, на сделки определенной категории, воронки или по наличию метки.

Сумма рекламного бюджета на каждую рекламную площадку подтягивается с таблиц Google Sheets, в которую клиент самостоятельно вносит данные по расходованию средств. В этой таблице объединяются затраты на онлайн и офлайн источники. В целом рекламные затраты в интернете мы могли бы тоже подтягивать автоматически с помощью myBI Connect, но по согласованию с клиентом, дабы ускорить сроки выполнения проекта и снизить его стоимость, остановились на таком варианте реализации.

Дополнительно добавили отчет с несколькими визуализациями для упрощения восприятия статистики:

• Количество вызовов с каждой рекламной площадки в динамике;
• Количество успешных сделок от клиентов с каждой рекламной площадки;
• Показатель ROI каждого рекламного средства;

2. Результаты работы менеджеров — план/факт по KPI для менеджеров.

В компании работают несколько менеджеров, которые обязаны выполнить план по ряду показателей, их мы и транслируем на большой экран, в результате чего, каждый менеджер в любой момент времени видит текущий счет игры;) Эффект, который достигается от применения данного вида отчета нельзя приуменьшить — первое и самое главное — самомотивация и соревнование.

Данные представлены в срезе одного дня (верхняя часть экрана) и в срезе месяца (нижняя):

3. Сводный отчет для руководителя отдела продаж.

Для руководителя создали свой отчет, где нет уже такого объема информации, вывели только самые главные цифры — выполнение месячных показателей KPI. Информацию по успехам отдела РОП может увидеть на графиках, где представлены данные за любой день в резе двух важных показателей.

4. Сводка «косяков» менеджеров при заполнении amoCRM.

Все допускают ошибки, иногда по невнимательности, иногда по причине халатного отношения к работе, а иногда просто по уважительной причине — что-то сорвалось, соединение с интернетом “глюкануло”, да все что угодно может произойти. Для исправления ошибок при ведении карточки сделки и предназначен следующий отчет.

В таблице наглядно представлены все ошибки, которые были допущены менеджером при заполнении карточки в amoCRM. Все поля подсвечены ярко красным, а конце каждой строки содержится активная ссылка для перехода в карточку сделки.

В результате менеджер может в течение нескольким минут исправить все допущенные им ошибки. На выходе получаем порядок в CRM — в любой момент РОП или сам менеджер может получить доскональную информацию по той или иной сделке.

Кроме этого в отчете наверху присутствует сводная информация по ошибкам всех менеджеров и их распредлению по типу.

Данные отчеты являются первым шагом клиента на пути крупномасштабного внедрения отчетности Power BI в деятельность организации. Данные отчеты позволили систематизировать поток входящих заявок и определить конечную эффективность этих обращений. Планирование бюджета позволило оптимизировать расходы организации на маркетинговую деятельность.

Внедрение системы соревнований в отделе продаж позволило увеличить эффективность работы каждого отдельного менеджера. Как раз к тому моменту, когда мы дописали этот кейс к нам пришли фотографии из офиса клиента с нашими отчетами на мониторах —

Традиционно напоминаем, что если подобные отчеты актуальная для вас боль — приглашаем вас заполнить бриф для оценки задачи и формирования предложения от партнеров myBI Connect.

Уже на этой неделе мы проведем вебинар, на котором расскажем, как строить подобные отчеты.