Письмо в редакцию: Не могу подобрать CRM-систему для своего образовательного бизнеса

Редакция ЦП продолжает публиковать письма читателей, которые приходят на электронную почту. Рассказывайте свои истории взлётов и падений, делитесь опытом с коллегами и находите ответы на волнующие вопросы, обращаясь к сообществу. На этот раз нам пишет Роман Тафинцев, который получил горький опыт, решив самостоятельно написать CRM для своего образовательного бизнеса.

Всем привет. Хочу поделиться с читателям ЦП опытом поиска CRM для своего бизнеса (малого). Моя компания «Альма Веритас» — это школа английского языка для детей и взрослых, поэтому задача стояла специфическая. С одной стороны, требовалась система внутришкольной организации деятельности — координации работы административного персонала (директор-бухгалтер-администратор-преподаватели + база данных по клиентам + постановка задач и планирование) и преподавательского (по линии «методист-преподаватели» для мониторинга успеваемости и работы над учебными планами). С другой стороны, необходимо было наладить коммуникацию «преподаватель-ученик» (если это взрослые студенты) или «преподаватель-родитель ребенка».

Мы сразу решили: бумага — это прошлый век. Все только в электронном виде и онлайн.

Зачем?

1. Это модно. Аргумент не самый убедительный, но если у всех есть, чем мы хуже? А если у кого-то нет, значит, мы точно лучше. В общем, в рекламе можно написать: только у нас в школе «Альма Веритас» 24-часовой доступ к учебным материалам и постоянная связь с преподавателями.

2. Это удобно. Специфика работы такова, что в нашей школе часть работы преподаватель выполняет все равно дома: проверяет тетради, готовится к занятию и так далее; а гонять туда-сюда e-mailы с минимальными правками в учебных планах и материалах — неоперативно и ненаглядно. К тому же, бухгалтер у нас на аутсорсе, ну и еще много разных причин. В общем, облачные решения — наше всё.

Определили основные требования к системе

Обязательные:

  • только онлайн (своих серверов нет);
  • с возможностью разделения на внутришкольную коммуникацию (между персоналом) и внешнешкольную (с родителями и учениками);
  • достойная CRM для управления бизнесом (чтобы было файлохранилище, постановка-управление задачами, календарь, внутрикорпоративные чаты, база данных клиентов и прочие прелести);
  • с возможностью ведения электронного журнала с комментариями преподавателя по оценкам, причем на каждое занятие возможность задать несколько домашних заданий и выставить несколько оценок (5-7 оценок за занятие);
  • различные выгрузки (мониторинг успеваемости учеников, посещаемости, средний балл и так далее);
  • реализация совместной работы преподавателей над файлами в системе.

Желательные:

  • автоматическая отсылка текущей успеваемости учеников (sms); 
  • бесплатное;
  • возможность для учащихся сдавать свои работы в онлайне и там же их получать проверенными;
  • автоматический мониторинг состава групп.

Категорически не нужные:

  • излишняя сложность в освоении и сложность регистрации новых пользователей;
  • перегруженность функциями: т.е. наличие большого количества стандартные для общеобразовательных школ функций (журнал замен, типовые формы отчетности, учителя-предметники и классные руководители), которые нам не нужны.

Сначала мы решили поискать готовое решение. Рассматривали дневник.ру, eljur и ballov.net.

Прежде всего, они сразу разочаровали по нескольким параметрам: наличие многих ненужных нам и стандартных для общеобразовательных учреждений функций и отсутствие полнофункциональной CRM для коммерческого использования. Кроме того, каждый родитель должен активировать свой аккаунт лично (я понимаю, что это по закону, но это лишние телодвижения для клиента).

У «Дневника.ру» есть система обмена сообщениями и файлами, но это не тянет на систему управления компанией. А такие функции, как школьный сайт и газета, нам не релевантны. У баллов.нет реализована система общения учитель-родитель, но опять же нет пространства для внутренней работы компании. Наиболее продвинутой системой оказался eljur, у них реально хорошая система контроля и мониторинга образовательного процесса. Но опять по вышеперечисленным причинам это нам не подошло.

Я пожаловался на такую ситуацию фрилансеру, который делал нам сайт (убогий он, кстати, получился). Он внимательно меня выслушал и сказал, что за 50 тысяч он готов мне такую систему сделать за пару недель и интегрировать ее с сайтом. 

Особо не разобравшись в реальной сложности задачи, я согласился и через два месяца моему взору было представлено страшное чудовище, которое по идее должно было выполнять обязательные и желательные для нас функции.

Скажу сразу, оно их не выполняло. Но что делать, деньги заплачены, надо пользоваться. Единственное, что оно делало сносно – это непосредственно функции электронного журнала: выставление оценок и запись домашних заданий.

И тут мы обнаружили две основные  проблемы:

1. Мы не предусмотрели возможность email-рассылки, а sms-рассылка так и не заработала (к тому же, это платно). А ученики и родители не желали 2 раза в неделю тратить свое время и заходить к нам на сайт. Таким образом, весь смысл электронного журнала, заключающийся в регулярном оповещении, терялся.

2. Родителям и ученикам недостаточно было сухих комментариев к дз и оценкам, постоянно требовалась двусторонняя связь. В результате учителей мучали смсками или звонками.

Ну и функционал CRM для работы внутри компании вообще не работал за редким исключением. А текущий мониторинг и отчетность (успеваемость, средние оценки) оказался особо не важен, а с составом групп и прочей отчетностью вполне справлялся Google Drive и Excel.

С болью в сердце и огромной печалью по потраченным деньгам, мы решили отказаться от самописного чудовища. Сайт переделали. В качестве внутренней CRM стали использовать «Битрикс.24», а электронный дневник заменили email-отчетами родителям об оценках и домашнем задании. Родители перестали звонить учителям, а пишут им письма и весьма довольны такой системой. И им не надо идти на какой-то отдельный сайт и активировать свой аккаунт.

Единственный минус: уходит время на составление e-mailов родителям. Тут, конечно, помогает copy-paste, но тем не менее. Но даже если использовать электронный журнал, комментарии все равно каждому придется писать вручную, так что в принципе, все одно и то же

Для взрослых групп используем Classroom от Google — там можно в электронном виде сдавать работы и проверять их.

С удовольствием выслушаем комментарии и советы специалистов. А наш опыт показывает: если бы у какого-нибудь электронного журнала были а) функциональность «Битрикс.24» и б) двусторонняя связь ученик-учитель, мы бы его купили и денег бы не пожалели.

#как_выбрать_CRM_для_малого_бизнеса #CRM_для_образовательной_компании

Материал опубликован пользователем. Нажмите кнопку «Написать», чтобы поделиться мнением или рассказать о своём проекте.

Написать
{ "author_name": "Редакция vc.ru", "author_type": "self", "tags": ["\u043a\u0430\u043a_\u0432\u044b\u0431\u0440\u0430\u0442\u044c_crm_\u0434\u043b\u044f_\u043c\u0430\u043b\u043e\u0433\u043e_\u0431\u0438\u0437\u043d\u0435\u0441\u0430","crm_\u0434\u043b\u044f_\u043e\u0431\u0440\u0430\u0437\u043e\u0432\u0430\u0442\u0435\u043b\u044c\u043d\u043e\u0439_\u043a\u043e\u043c\u043f\u0430\u043d\u0438\u0438"], "comments": 40, "likes": 14, "favorites": 0, "is_advertisement": false, "subsite_label": "flood", "id": 5543, "is_wide": true }
00
дни
00
часы
00
мин
00
сек
(function(){ var banner = document.querySelector('.teaserSberbank'); var isAdsDisabled = document.querySelector('noad'); if (!isAdsDisabled){ var countdownTimer = null; var timerItem = document.querySelectorAll('[data-sber-timer]'); var seconds = parseInt('15388' + '59599') - now(); function now(){ return Math.round(new Date().getTime()/1000.0); } function timer() { var days = Math.floor(seconds / 24 / 60 / 60); var hoursLeft = Math.floor((seconds) - (days * 86400)); var hours = Math.floor(hoursLeft / 3600); var minutesLeft = Math.floor((hoursLeft) - (hours * 3600)); var minutes = Math.floor(minutesLeft / 60); var remainingSeconds = seconds % 60; if (days < 10) days = '0' + days; if (hours < 10) hours = '0' + hours; if (minutes < 10) minutes = '0' + minutes; if (remainingSeconds < 10) remainingSeconds = '0' + remainingSeconds; if (seconds <= 0) { clearInterval(countdownTimer); } else { timerItem[0].textContent = days; timerItem[1].textContent = hours; timerItem[2].textContent = minutes; timerItem[3].textContent = remainingSeconds; seconds -= 1; } } timer(); countdownTimer = setInterval(timer, 1000); } else { banner.style.display = 'none'; } })();
{ "id": 5543, "author_id": 2, "diff_limit": 1000, "urls": {"diff":"\/comments\/5543\/get","add":"\/comments\/5543\/add","edit":"\/comments\/edit","remove":"\/admin\/comments\/remove","pin":"\/admin\/comments\/pin","get4edit":"\/comments\/get4edit","complain":"\/comments\/complain","load_more":"\/comments\/loading\/5543"}, "attach_limit": 2, "max_comment_text_length": 5000, "subsite_id": 199791 }

40 комментариев 40 комм.

Популярные

По порядку

Написать комментарий...
6

Желательно бесплатно, да и с бесплатной рассылкой sms? Тру рашн подход!

Ответить
0

имелось в виду - основной функционал бесплатно. И желательно - а не обязательно))

Ответить
4

Ваша ошибка в том, что заплатили 50 тыс. Такая система могла бы стоить 50 тыс./мес.
И дело не в том, дороже это рекламируемой Битрикс 24 или нет, а в том, что должен быть профессионал, который будет отвечать за поддержку и развитие системы, а он врядли будет сильно дешевле.

Не думайте, что у вас получится автоматизировать что-то хорошо с первой попытки. Вся история индустрии ПО и весь опыт многочисленных провальных внедрений ERP и CRM указывает на то, что за первой версией должна быть вторая и т.п.

Это легко объяснимо нехваткой знаний у вас об ИТ, нехваткой знаний у фрилансера о вашем бизнесе, а также изменчиваемостью этого самого бизнеса и условий, в которых он существует.

Опыт и знания приходят со временем, но нужен человек, который будет их аккумулировать в себе - ваш сотрудник или ваш подрядчик.

Использование облачных решений не исключает необходимости в таком специалисте. Да он не будет заниматься разработкой системы, но будет настраивать облачную, адаптировать её к вашим процессам, если возможно, и адаптировать процессы под чью-то чужую систему.

Но только, если вы храните все данные по Клиентам на серверах 1С и еще платите за это 1С, то не совсем верно называть это своим бизнесом. Это, скорее, бизнес 1С :-)

Ответить
0

опыт-все опыт)))

Ответить
0

и да, знаний об ИТ у меня не особо много)))

Ответить
4

50 000 вы потратили на своё собственное образование. Даже дёшево.

Ответить

Комментарий удален

Комментарий удален

1

Посмотрите Staply.co, мы построили все внутреннее и внешнее общение используя их функционал. Общаться в группах, отправлять файлы и ссылки очень удобно. CRM у них нет. Нас подкупила простота и бесплатность.

Ответить
7

Советую сменить аватар. Чуть было не забанил вас по привычке.

Ответить
0

Спасибо за совет)

Ответить
0

Спасибо, гляну

Ответить
2

Несколько удивлен самой формулировкой запроса :) Строго говоря, то, что ищется - это уже не только и даже не столько CRM. CRM-система - это по определению инструмент для работы с клиентами (Customer Relationship Management), работа со внутренними ресурсами вообще не предполагается. Хуже того, большая часть CRM - про продажи и сопровождение.

Так что пытаться натянуть классические продажные CRM на ваши задачи сложновато будет. Либо надо действительно копать в направлении School managenent system. Кстати, в первой попавшейся подборке http://www.capterra.com/school-administration-software/ на втором месте российская команда, с ними можно, наверно, пообщаться на предмет допиливания под вас. Либо действительно отталкиваться от системы управления предприятием типа Битрикса, довешивая какие-то внешние опции для общения с клиентами.

Ответить
0

Спасибо за мысль - у битрикса же действительно есть опции для внешнего общения. Как-то даже об этом не подумал

Ответить
2

Вы очень легко отделались. 50 тысяч, зато опыт на всю жизнь.

Ответить
1

"для своего образовательного бизнеса" я бы назвал бизнес в сфере образования)))

Ваш образовательный бизнес как то уши режет!

Ответить
1

сейчас десятки специализированных систем для таких задач
писать свою - это ошибка
вы рассмотрели только 3. это ошибка. надо было рассмотреть 30.

Ответить
0

возможно)) все как всегда -нехватка времени, спешка, лень и так далее))

Ответить
0

А мне на заказ написали, доволен вполне

Ответить
1

Ошибка лишь в том, что все яйца были сложаны в одну корзину. Стоило разделись внутренние и внешние бизнес-процессы.

Так, для внутренних подошла бы любая популярная CRM -- файлы, база клиентов, переписка персонала, чаты и т.п. А вот под внешние процессы (обучение, ученики и родители) -- можно было бы выбирать и даже писать свою собственную систему.

Я бы не забрасывал идею -- электронный дневник с оценками, заданиями и напоминаниями на СМС и почту -- актуальная тема для развития.

Ответить
0

Еще одна заказная статья.

Ответить

Комментарий удален

0

"если бы у какого-нибудь электронного журнала были а) функциональность «Битрикс.24» и б) двусторонняя связь ученик-учитель, мы бы его купили и денег бы не пожалели." - заплатите денег, купите коробочную версию Битрикс.24 и внедрите. Там есть двусторонняя связь, просто грамотно сделать всё нужно. 50 тысяч это конечно трэш, но если вам нужно именно то, что вы написали, вам это обойдется тысяч в 400 в общей сложности (уже с лицензией). Недавно делали похожую штуку для одного клиента, как раз на базе Битрикса, обошлось ему в 350к. Все довольны, все счастливы.

Ответить
0

350 тыс за ИТ систему - для нас большая сумма))) но про то, что в битриксе есть возможность внешней связи - я как-то не подумал, хоть и знал. спасибо за идею

Ответить
0

Согласен, это стоит от 300 тыс. руб.
На 99% уверен, что нет подходящей системы, которая бы выполняла все требования.

Автор, начните самостоятельно рисовать свои пожелания на бумаге в виде элементарных прототипов.

Ответить
0

Решил написать CRM самостоятельно. Говорит, что это было большой ошибкой и пустой тратой денег.

ORLY))

Ответить
0

мне кажется парню надо подстричься, брутальнее будет

Ответить
0

Про CRM правда, это не тот инструмент. А moodle не пробовали? Он правда убогий тоже, но жутко гибкий.

Ответить
0

посмотрю, что это такое, спасибо

Ответить
0

Тоже перерыл кучу для себя (агентство интернет-рекламы), в итоге остановился на Google Sheet и Лидертаск (управление проектами, постановка задач и т.д.). Зарубежные аналоги (для ЛТ) - красивенькие, однако одни - тормознутые, другие не имеют постоянной синхронизации, третьи не показывают уведомление о новой задаче сотруднику.

Ответить
0

Проблема в том, что во всех обучающих компаниях свои бизнес процессы и автоматизировать их так, чтобы система получилось с одной стороны простой, а с другой многофункциональной - весьма проблематично. Есть системы типа http://baseplan.ru. , сделанные специально как CRM для обучающих компаний. Но конечно на 100% она не решит ваши запросы, здесь нужно либо дорабатывать, либо использовать как есть.

Ответить
0

В этом посте печально ВСЁ!

Главный персонаж, поставленная проблема, выводы, ожидания... ВСЁ ПЕЧАЛЬНО (((((

Но это опыт, именно так он и достаётся, и чем тяжелее, тем более он ценен.

Ответить
0

[реклама моде он]
Мы в http://dvhb.ru на http://owork.org потратили на 2 порядка больше.
[реклама моде офф]

Ответить
0

Обоазовательная CRM или нет, но ядро должно работать хорошо, а именно работа с базой клиентов, чем проще тем лучше. Пробовали Битрикс24 показался убогим с ненужным функционалом, пробовали Амо, слишком мало функций, а последнее обновление дак вообще ужас, да еще и цену подняли. Идеал для нас нашли недавно, это WireCRM https://wirecrm.com, этакий мини Salesforce за 100 рублей в месяц.

Ответить
0

посмотрю, что это, спасибо

Ответить

Комментарий удален

Комментарий удален

Комментарий удален

0

Я знаю одну компанию написавшую полноценную школьную ERP, но, к сожалению, они так и не решились конкурировать с лоббируемыми госсистемами, поскольку коммерческая специфика предполагает затраты на полноценную тех. поддержку, постоянную доработку и апдейт.

Ответить
0

Битрикс24

Ответить

Комментарий удален

0

zoho.com - crm/project/docs/....
Использую уже несколько лет. Можно добавлять множество полей для ввода в формы. Выгружать отчеты. Есть мобильное приложение, которое фиксирует звонки и пишет в базу.

Ответить
0

Попробуйте Планфикс (planfix.ru), подходящая система для распределения задач, контроля, отчетов и выгрузки. Для внутренней работы идеально подходит. Для управления продажами и email рассылками рекомендую интегрировать Битрикс с каким-нибудь почтовым сервисом (unisender, smartrespornder и др.), автоматизирует работу отправки писем родителям.

Ответить

Комментарий удален

0
Ответить
0

Есть куча специализированного софта для этой задачи.
Например:
http://www.frontdeskhq.com/
http://www.perfectmind.com/
https://ru-ru.mindbodyonline.com/

Из русских:
http://tallanto.com/ru
http://baseplan.ru/

Что-нибудь из этого смотрели?

Ответить
0

только мне чтоли показалось, что 50k маловато за такую работу?

Ответить
0

Прямой эфир

[ { "id": 1, "label": "100%×150_Branding_desktop", "provider": "adfox", "adaptive": [ "desktop" ], "adfox_method": "createAdaptive", "auto_reload": true, "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "pp": "g", "ps": "bugf", "p2": "ezfl" } } }, { "id": 2, "label": "1200х400", "provider": "adfox", "adaptive": [ "phone" ], "auto_reload": true, "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "pp": "g", "ps": "bugf", "p2": "ezfn" } } }, { "id": 3, "label": "240х200 _ТГБ_desktop", "provider": "adfox", "adaptive": [ "desktop" ], "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "pp": "g", "ps": "bugf", "p2": "fizc" } } }, { "id": 4, "label": "240х200_mobile", "provider": "adfox", "adaptive": [ "phone" ], "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "pp": "g", "ps": "bugf", "p2": "flbq" } } }, { "id": 5, "label": "300x500_desktop", "provider": "adfox", "adaptive": [ "desktop" ], "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "pp": "g", "ps": "bugf", "p2": "ezfk" } } }, { "id": 6, "label": "1180х250_Interpool_баннер над комментариями_Desktop", "provider": "adfox", "adaptive": [ "desktop" ], "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "pp": "h", "ps": "bugf", "p2": "ffyh" } } }, { "id": 7, "label": "Article Footer 100%_desktop_mobile", "provider": "adfox", "adaptive": [ "desktop", "tablet", "phone" ], "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "pp": "g", "ps": "bugf", "p2": "fjxb" } } }, { "id": 8, "label": "Fullscreen Desktop", "provider": "adfox", "adaptive": [ "desktop", "tablet" ], "auto_reload": true, "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "pp": "g", "ps": "bugf", "p2": "fjoh" } } }, { "id": 9, "label": "Fullscreen Mobile", "provider": "adfox", "adaptive": [ "phone" ], "auto_reload": true, "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "pp": "g", "ps": "bugf", "p2": "fjog" } } }, { "id": 10, "disable": true, "label": "Native Partner Desktop", "provider": "adfox", "adaptive": [ "desktop", "tablet" ], "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "pp": "g", "ps": "clmf", "p2": "fmyb" } } }, { "id": 11, "disable": true, "label": "Native Partner Mobile", "provider": "adfox", "adaptive": [ "phone" ], "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "pp": "g", "ps": "clmf", "p2": "fmyc" } } }, { "id": 12, "label": "Кнопка в шапке", "provider": "adfox", "adaptive": [ "desktop" ], "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "p1": "bscsh", "p2": "fdhx" } } }, { "id": 13, "label": "DM InPage Video PartnerCode", "provider": "adfox", "adaptive": [ "desktop", "tablet", "phone" ], "adfox_method": "createAdaptive", "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "pp": "h", "ps": "bugf", "p2": "flvn" } } }, { "id": 14, "label": "Yandex context video banner", "provider": "yandex", "yandex": { "block_id": "VI-223676-0", "render_to": "inpage_VI-223676-0-1104503429", "adfox_url": "//ads.adfox.ru/228129/getCode?pp=h&ps=bugf&p2=fpjw&puid1=&puid2=&puid3=&puid4=&puid8=&puid9=&puid10=&puid21=&puid22=&puid31=&puid32=&puid33=&fmt=1&dl={REFERER}&pr=" } }, { "id": 15, "label": "Плашка на главной", "provider": "adfox", "adaptive": [ "desktop", "tablet", "phone" ], "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "p1": "byudx", "p2": "ftjf" } } }, { "id": 16, "label": "Кнопка в шапке мобайл", "provider": "adfox", "adaptive": [ "tablet", "phone" ], "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "p1": "byzqf", "p2": "ftwx" } } }, { "id": 17, "label": "Stratum Desktop", "provider": "adfox", "adaptive": [ "desktop" ], "auto_reload": true, "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "pp": "g", "ps": "bugf", "p2": "fzvb" } } }, { "id": 18, "label": "Stratum Mobile", "provider": "adfox", "adaptive": [ "tablet", "phone" ], "auto_reload": true, "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "pp": "g", "ps": "bugf", "p2": "fzvc" } } }, { "id": 19, "label": "Тизер на главной", "provider": "adfox", "adaptive": [ "desktop", "tablet", "phone" ], "auto_reload": true, "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "p1": "cbltd", "p2": "gazs" } } } ]
Голосовой помощник выкупил
компанию-создателя
Подписаться на push-уведомления