Эффективная постановка Задач*

Истории про «постановку задач» весьма избитые, но как показывает практика моих консультаций — редкий руководитель понимает как это делается эффективно.

В чем основные сложности постановки задачи?

Некоторые наивно думают, что их задача верно сформулирована. В лучшем случае они быстро упрутся в тупик... в худшем - долго будут "вычерпывать воду из дырявой лодки"...

Часто бывают трудности с осознанием важности задачи. Некоторые руководители привыкли тупо заполнять свое и подчиненных свободное время на неважные, но срочные дела...

Но самое главное это отсутствие гарантий, что ты правильно понял проблему, на основе которой ставишь задачу. Хотя нет… есть и пострашнее: полная уверенность в том что понимаешь проблему, которую по-факту не понимаешь… но формулируешь на ее основе задачу. Да, тут есть над чем подумать…

Наверняка, по ходу чтения, у читателя появится желание встретить примеры... Пример есть - он в конце статьи.

По порядку…

Вот вы встретились с партнерами, коллегами или сотрудниками на очередном совещании. У всех куча идей как решить те или иные проблемы. Что явится критерием выбора проблемы для обсуждения? Правильно! Цель. (хотя вы может так и не думали)

Обсуждения без цели — бессмысленно. Задайтесь простым вопросом: Какая цель встречи? Ответив на него вы определите критерий отбора проблем.

Далее согласно выбранной цели вы набрасываете варианты проблем. В данный список включается все, что приходит в голову согласно цели. По завершению списка — расставьте приоритеты.

«ТОП-3 победителя» из списка выигрывают проход в следующий тур. Почему ТОП-3? Однозначного ответа нет. Можете составить ТОП-1,7,10 — без разницы. Просто в последующих этапах может, что-то пойти не так (проблема не выдержит актуальности, например), а запасной вариант нужен.

Данной проверкой вы определяете реальную важность решения проблемы. Задав серию вопросов “Почему?” или “Зачем?”, вам может открыться глубинный замысел будущего решения! Или ничего не открыться. Что тоже часто бывает… Ищите глубинный замысел - это даст большую мотивацию для ее решения.

Также проверьте решение проблемы на прямые и косвенные выгоды. Выгоды должны быть! Данные выгоды для каждого могут быть различными: кто-то идет за деньгами, а дополнительно получает связи, бонусы или еще что-то… Но я думаю мы с вами найдем множество примеров, когда деньги будут косвенной выгодой…

Допустим вам стала понятной цель и вы выбрали актуальную проблему... Время переходить к формулированию задачи. Не жалейте времени на данном этапе. Как бы ни было дорого время, но время затраченное на движение в неправильном направлении стоит еще дороже.

В процессе формулирования задачи не запрещается:

• перезаписать множество вариантов формулировок;
• поставить формулировку “на паузу”, перезагрузить мозг и вернуться к ней позднее;
• сформулировать все заново.

Первое, что можно сделать из простого, это изменить ключевые слова синонимами. Надеюсь поиск ключевых слов в формулировке проблемы не будет трудным, но на всякий случай: ключевые слова это те слова без которых формулировка теряет смысл. Игра слов уже может навеять свежие идеи не прибегая к серьезному разбору.

Поигрались со словами? Отлично! Теперь к тяжелой артиллерии.

Масштабирование - подобно этапу «проверка на важность», только теперь мы раскрываем глубину задачи. Здесь мы работаем с тремя аспектами: формулировкой, важностью и, самое главное, с альтернативными путями решения. Работаем через знакомую серию вопросов: “Почему?” и “Зачем?”.

Это старый принцип: от общего к частному.

Выделяем подзадачи, т.е. детально разбираемся со всеми возможными составляющими задачи . Основной инструмент — вопросы детализации: “кто, что, какие, куда, где, когда, почему”. А завершает детализацию полученных формулировок вопрос “Как?”. Данный вопрос отвечает за построение конкретных шагов.

После большой работы - отдохните, наберитесь сил и задайте контрольные вопросы «в голову» задачи: “Как еще?” и “Что еще?”. Итогом могут стать золотые крупицы! или серая пыль… Этот этап больше похож на ритуальное завершение))

1. Поставьте цель перед постановкой проблем. Чего вы хотите достичь решением этой проблемы;
2. Составьте список актуальных проблем согласно цели и расставьте приоритеты;
3. Выберете ТОП-3 проблемы согласно приоритету;
4. Определитесь, почему решение именно этой проблемы так важно. Какие прямые и косвенные выгоды дает решение проблемы;

• если проблема не выдержала “проверки на важность”, вероятно лучше рассмотреть другую проблему;

5. Сформулируйте задачу в первом приближении;

• задайте вопрос: Каким образом я могу…?

6. Варьируйте ключевые слова формулировки задачи;

7. “Масштабируйте” задачу. Выясните, какие пути (формулировки) могут привести к решению задачи еще, а может быть даже лучшим образом;

• задаем серию вопросов: Почему? Зачем?цель - достичь лучшей формулировки, определить основную суть задачи и отсеять предположения;

8. “Детализируйте” задачу. Получив полное представление о задаче серией вопросов ;

• вопросы: Кто? Что? Какие? Где? Когда? Почему? - отвечают за детализацию;
• вопрос: Как? - отвечает за конкретные шаги;

9. “Дожмите” задачу вопросами: Как еще? Что еще?

Пример местами упрощен до абсурда и составлен чисто для наглядности алгоритма, а не как тема для критики содержания текста...

1. Компания инициировала встречу линейных руководителей с целью найти способ увеличить продажи (или: автоматизировать процессы, оптимизировать способ принятия решений и т.д.);
2. Линейные руководители после легкого мозгового штурма набросали варианты проблем и возможностей согласно выбранной цели, и расставили приоритеты;
3. Выбрали ТОП-3 проблемы/возможности:

• Существующий скрипт-продаж не эффективен;
• Мало хороших продажников;
• Нужно искать новых Клиентов в новых рынках.

4. Определились с аргументами в пользу всех трех проблем/возможностей после чего: одну признали ничтожной; другую веской, но второго плана; остановились на последнем варианте;

5. Команда руководителей сформулировала задачу к проблеме/возможности в первом приближении: Каким образом мы можем увеличить число хороших продажников?

6. Вариации: Каким образом мы можем увеличить число хороших продажников?

a) Каким образом мы можем сделать хороших продажников из старых?

b) Каким образом мы можем увеличить число стрессоустойчивых продажников?

c) Каким образом мы можем привлечь новых хороших продажников? и т.д.

7. Выбрав вариант ”а” руководители начинают масштабирование:

• Почему надо делать хороших продажников из старых? Потому что лучше учить тех кто хоть что-то умеет, чем новых;
• Почему лучше учить тех кто хоть что-то умеет, чем новых? Потому что так мы затратим меньше времени и ресурсов;
• Почему мы должны тратить меньше времени и ресурсов? Потому что… и т.д.

пока не доберетесь до сути;

7.1. К примеру, скомбинировав, выбрали новую формулировку задачи: Каким образом мы можем сократить время и ресурсы на создание хороших продажников?

8. Переходим к детализации серией вопросов: Кто, Что, Какие, Где, Когда, Почему, Как;

• Кто нам может помочь в создании хороших продажников? Кто из наших продажников хорош а кто нет? Кто будет отвечать за создание хороших продажников?
• Что понимается под хорошим и плохим продажником? Что нужно улучшить в продажниках? Что мешает продажникам быть лучшими? Что нужно сделать чтобы продажники стали лучшими?
• Какие ресурсы нужно задействовать? Какие ресурсы можно заменить более дешевыми? Без каких можно обойтись? Какие ключевые? Какие параметры нам дадут понять что мы достигли цели? Какие шаги предпринять в первую очередь?
• Где найти нужные ресурсы? Где нужно подстраховаться? Где точка “А” и “В”?
• Когда нужно начинать? С чего начинать? Когда переходить к следующему этапу?
• Почему новые способы будут более экономичными?
• Как найти…? Как сделать…? Как разработать…? И так далее.

9. Пройдя все этапы руководство касается последнего этапа “дожим”. Как еще? Что еще?

*в данной статье “задача”, “проблема” и “возможность” - синонимы.