Как проводить совещания, чтобы сфокусироваться на главном и кратно повысить скорость работы

Статью написал Вячеслав Цырульник, CEO Кайтена.

Давайте разберемся с тем, что такое эффективное действие.

Для начала представим нашу работу в виде потока задач. Есть доска, на ней — колонки (этапы или статусы), а в колонках — отдельные карточки (задачи). В самом простом приближении это выглядит так:

Что такое эффективное действие с точки зрения выполнения работы?

Перемещение задачи в колонку «Готово» — однозначно эффективное действие. Мы выполнили задачу, то есть достигли результата:

Еще может быть перемещение карточки в рамках одного и того же статуса (этапа). Например, приоритезация (выше — значит приоритетнее). Это тоже нужное действие, но явно менее эффективное, чем доведение задачи до конца:

Отсюда главный вывод: проводить совещания надо в привязке к эффективным действиям — тогда и совещания будут эффективными.

Начинайте с конца. В первую очередь обсуждайте те задачи, которые ближе к завершению:

По каждой задаче важно ответить на один главный вопрос: «Что сейчас нам мешает доделать эту задачу (переместить в колонку „Сделано”)?». Этот вопрос так важен, потому что в процессе работы над задачей ответ может несколько раз поменяться.

Ответ на вопрос надо оформить в виде чек-листа:

Убедитесь в конце встречи, что по всем задачам, которые вы обсудили, есть такой чек-лист.

Кстати, не обязательно обсуждать абсолютно все текущие задачи. Если их много, каждое совещание будет затягиваться сверх меры. Главное — проговорить только те задачи, выполнение которых точно потребует все время до следующей встречи.

Возвращаясь к нашей метафоре с досками, можно сказать так: фокусируйтесь на том, чтобы перемещать задачи в колонку «Готово». Ваша цель — завершить задачу. Стремитесь к этому.

Часто мы расставляем приоритеты так, что это теряет всякий смысл:

На самом деле приоритеты должны быть четкими и однозначными, как выделенная полоса для экстренных служб на дороге:

Такая визуализация сразу помогает понять, какие задачи реально в приоритете, а какие — в основном потоке.

Вопрос, на который вам надо ответить, только один: «по какому критерию задача имеет право занять приоритетную полосу?». Если такого критерия нет или он размыт, псевдо-срочными окажутся все задачи.

Пример критериев срочности:

• задача приносит деньги / выгоду в краткосрочной перспективе;
• задача разблокирует важную работу других департаментов / коллег;
• задача избавляет от уплаты пени по контракту.

Уверен, что аналогичные критерии найдутся и у вас.

Убедитесь, что у вас есть:

• «срочная полоса» для действительно важных задач;
• полоса для основного потока задач, где вы выполняете задачи в порядке очередности, а при необходимости переключаетесь на срочные.

Рекомендуем обсудить с коллегами систему приоритезации до начала встречи, иначе в ходе совещания этот вопрос отнимет у вас уйму времени.

Чаще всего задачи лежат в одной «куче», но это неправильно — ведь они относятся к разным направлениям и проектам. Если обозначить ветки этих направлений, то у вас сложится цельная картина, и вы будете иметь больше информации для принятия решений.

Обратите внимание, что проекты — это те же задачи, только более верхнеуровневые, и поэтому они прекрасно помещаются на доску. Просто надо отделить их от доски с повседневными задачами. Тогда вам не придется обсуждать задачи, которые уже утратили актуальность или имеют меньший приоритет с точки зрения проекта, в рамках которого выполняются.

– Алло, Эдуард?

– Да

– Можешь подняться к нам на совещание, у нас вопрос по твоему проекту?

– Через 30 минут, у меня тут свое совещание.Всегда предварительно узнавайте статус задач, чтобы знать причины остановки работ. Соответственно, если выполнение задачи останавливается или замедляется, указывайте причину:

Держите под рукой заранее подготовленные шаблоны чек-листов, которые можно быстро адаптировать к большинству задач. Ведь часто на совещаниях мы вновь и вновь обсуждаем одни и те же вещи, и нельзя, чтобы это занимало слишком много времени.

И обязательно убирайте неактуальные задачи. Я часто встречаю у команд скопления задач, многие из которых не хочется закрывать, хотя они уже не несут никакой ценности.

Эффективные совещания — те, которые побуждают вас фокусироваться на завершении текущих задач. Чтобы не терять время на бесплодных встречах, руководствуйтесь четырьмя принципами:

• фокусируйте команду на доделывании задач;
• используйте простую систему приоритезации;
• имейте перед глазами не только задачи, но и контекст их выполнения;
• готовьтесь к совещаниям заранее.

Правильно настроить систему управления задачами поможет Kaiten. Приходите, мы поможем настроить доски и ответим на вопросы.