Личный опыт: Секреты построения и управления распределенной командой стартапа Статьи редакции

Ольга Бруковская, одна из сооснователей Choister — сервиса по поиску недвижимости в рунете — рассказала ЦП об опыте построения и управления распределенной командой стартапа, рисках, подводных камнях и о том, как их избежать.

Как Choister стал распределенной командой

Еще на стадии запуска бета-версии Choister мы с кофаундерами работали над проектом из не просто разных городов — из разных стран (они из России, я из США, где заканчивала обучение в университете Беркли). И нам этот опыт показался настолько удачным, что на этапе построения компании мы решили сохранить его и постараться масштабировать. Сейчас сотрудники Choister живут в Сан-Франциско, Санкт-Петербурге, Нижнем Новгороде, Сан-Диего, Калининграде, Саранске, Лондоне и, конечно же, Москве, где и находится главный офис.

Плюсы и минусы

Дешевизна — главный и наиболее очевидный плюс распределенной команды. В переводе на «язык менеджера» — оптимизация затрат на ФЗП, аренду офисов и обеспечение рабочих мест.

Признанный минус распределенной команды — более замедленный по сравнению с локальной командой темп ведения разработки. С другой распространенной проблемой — низкое качество такой разработки — мы никогда не сталкивались.

Бичом удаленных и распределенных команд также является скорость получения ответа или решения. Задачи скорости мы решаем через короткие ежедневные сет-апы рабочих групп с лидами, лидов с кофаундерами и так далее. Для письменной коммуникации существует правило ответа на письма в течение двух часов (разработчикам можно отвлекаться на почту реже).

Основные риски и трудности — это коммуникация, интеграция, транзакционные издержки, управляемость, оценка эффективности, «правильные» люди. В случае Сhoister нам также пришлось иметь дело с разницей часовых поясов от 2 до 11 часов.  

Зачем Choister распределенная команда

Решение создавать распределенную команду помогло нам сэкономить до 30% на ФЗП, аренде офисов и обеспечении рабочих мест. Для стартапа, даже хорошо профинансированного, это огромный плюс и несколько дополнительных месяцев существования по результатам года.

Кроме того, формат распределенной команды позволяет нам в условиях дикой конкуренции за таланты иметь в команде в высшей степени опытных и профессиональных людей из регионов.

Как построить эффективную работу распределенной команды

Нужно продумать защиту от наступления основных рисков, связанных с разницей часовых поясов, транзакционными издержками, а также дефектами и сбоями в коммуникациях, интеграции, управляемости, оценке эффективности, найме.

Менеджменту нужно быть готовыми к суровой самодисциплине, постоянному анализу ситуации, скоростному самообучению, прозрачности и тому, что их работа — не командовать, а обеспечивать работоспособность и иногда принимать решения.

Менеджер в распределенной команде становится сервисной службой по фактически исполняемым задачам, но при этом должен удержать авторитет и не сдать позицию alpha dog.

Кого нанимать в распределенную команду

Мы уже обозначили, что основным преимуществом удаленной команды является возможность нанять профессионалов по цене ниже рыночной для вашего основного региона.

Очевидно, что первое требование к кандидату: высокий профессионализм. В зависимости от позиции это должно быть описано в конкретных навыках и знаниях. В идеальном мире — в измеримых категориях: баллах, профессиональных сертификатах, численно выраженных достижениях, местах, занятых на Олимпиадах и конкурсах и пр. Но мы живем в неидеальном мире — поэтому смотрите на конкретные работы. Разговаривайте, давайте тесты.

Но только на профессиональных характеристиках останавливаться нельзя, специфика организации труда в данном случае требует специальных личностных характеристик и свойств.

Вас интересуют умные, инициативные и ответственные люди. Ответственность является обязательным качеством кандидата в распределенную команду, так как вне физического и визуального контакта с коллегами и менеджментом люди, не склонные принимать ответственность, работают неэффективно.

С инициативой немного сложнее, так как вы, скорее всего, набираете разработчиков, а не секретарей партийной ячейки или мерчендайзеров. Тогда в вашем случае инициатива бывает двух типов: ответственная и «бесшабашная» (необдуманная).

Инициатива ответственная — это обдуманные, рациональные действия для достижения целей компании, предпринятые самостоятельно в случае, если действовать сообща не было возможности.

Инициатива «бесшабашная» — это зло в кубе. Её характерными признаками являются отсутствие плана действий и оценки последствий, подмена целей, и нанесенный вред.

Ответственность и инициативность лучше проверять кейсами или детальным рассказом о каком-то уже свершившемся опыте. Вас интересуют ситуации, в которых человек будет брать на себя ответственность или предпочтет переложить ее на других.

Коммуникации

Неэффективно организованные коммуникации — главный источник  транзакционных издержек распределенной команды. Этот фактор напрямую влияет на сроки и качество разработки.

Тут логично сначала рассказать, как мы в Choister решаем проблему разных часовых поясов. Мы ввели правило обязательного пересечения взаимосвязанных сотрудников — пять рабочих часов в день. В случае большого расхождения во времени (11 часов с Западным побережьем) нам пришлось много экспериментировать и решать вопрос в индивидуальном порядке.

Поэтому, например, мой рабочий день начинается в шесть утра и в 13:00 прерывается. В следующий раз я должна быть доступна с 22:00 до 24:00. Таким образом, я пересекаюсь с расположенными в городах России и Европы командой продавцов, маркетингом и проджект-менеджером от пяти до семи часов в день. Сотрудники в России также идут нам навстречу и часто доступны для звонков и совещаний в ночное время (естественно, приходя при этом в офис позже обычного).

Для некоторых подразделений, например, отдела продаж, задачи которых меняются крайне редко, мы разработали форму ежедневного письма,  являющегося гибридом отчета и вопросника. При этом в правиле мы четко оговорили, что именно нужно писать в отчете, какие данные приводить, как аргументированно задать вопрос. По сути, описали в правиле, как отчитываться и спрашивать так, чтобы для ответа не потребовалось запрашивать дополнительную информацию.

Чтение и ответ на одно такое письмо составляет 60-100 секунд, то есть я могу себе позволить ежедневный контакт с каждым членом команды продаж.

Важно помнить, что задачами коммуникации внутри команды являются: распространение информации, обсуждение, принятие решений, контроль качества, обмен мнениями, обратная связь. Задача менеджмента — убедиться, что ни одна из этих функций не пущена на самотек, но и не перегружена.

Единое информационное поле

Критичным для распределенной команды является создание и поддержание единого информационное поля. При его нарушении возникают разночтения задач, приоритетов, результатов и, как следствие, возникает неразбериха, упадок духа и демотивация коллектива. Чтобы этого не произошло, нужна единая база знаний.

Мы столкнулись с проблемой приучения сотрудников к пользованию базой знаний. И пришли к очень простому решению: понятная, удобная структура каждого раздела и возможность поиска по ключевым словам, а также правило запрета отвечать на вопрос, ответ на который описан в базе.

Особенное внимание уделите тому, чем участники команд владеют сообща:  собрание успешных кейсов, перечень клиентских возражений с рекомендованными ответами, архитектура, исходный код, знания о системе, методология разработки.

Планирование и точки контроля

Одна из сложностей в работе с распределенной командой состоит в выработке не своей системы ведения планов, отчетов, контроля задач для каждого из департаментов. Для разного типа сотрудников мы построили разные системы управления — для разработчиков, для сейлзов и для маркетологов они разные. В Choister используется около пяти-шести разных систем по контролю задач — это и Trello, и «Битрикс», и многие другие. Это создает определенные сложности для менеджмента, но они с лихвой компенсируются ростом результативности всей команды.

Завещание менеджменту

Нужно быть крайне пунктуальными в так называемом общем времени. Команда, сидящая в США, Лондоне, Берлине, Москве и на Урале, имеет не так много пересечений по часовым поясам для проведения совещаний и видеовстреч — фактически, это всего несколько часов в сутки. Тут нужно проявить известную жесткость и требовать присутствия каждого как минимум в эти часы.

У вас будет создаваться ощущение, что человек работает мало, просто от того, что вы его не видите или мало пересекаетесь с ним по времени. Помните — это лишь впечатление. Оценивайте работу по результату, а не по времени, в которое он был «зеленым» в мессенджере.

Если мы замечаем, что кто-то из сотрудников перестает справляться с потоком работы, в первую очередь мы ищем причины в планировании, постановке и оценке задач. Почему? Потому что компетенции сотрудника мы проверили на входе, и не один человек, а несколько представителей команды. Если вдруг что-то изменилось — мы разбираемся в менеджменте.

Отдельно стоит убедиться, что дело не во внезапно упавшей инициативности и активности сотрудника. Если это так, кто-то из нас разговаривает с ним по душам, убеждается, что у сотрудника дома все хорошо, а если нет — стараемся помочь всем, чем можем. Ушедшую жену мы, конечно, не вернем, но можем поддержать и даже познакомить с красивой соседкой.

Важно управлять людьми так, чтобы от разговора с руководством ни в коем случае не падал уровень мотивации. К сожалению, самобытный российский менеджмент обычно беспощаден в этом смысле. Руководство часто решает свои личные проблемы за счет сотрудников — у нас это жесткое табу, и мы с партнерами следим за этим очень строго.

Первым делом — четкий анализ, и только потом аккуратное замечание про качество или сроки работы. И обязательно отметить достижения — ведь человек уже доказал свою ценность компании.


Чтобы написать колонку для ЦП, ознакомьтесь с требованиями к публикуемым материалам.

0
38 комментариев
Популярные
По порядку
Написать комментарий...
Макс Павлюкевич

АХАХ, работал там полгода, шляпа, начальство невменяемое совершенно, Константин Заславский и Алексей Низовских, хотели чтобы работал как лошадь без повышения ЗП и премий ( с премиями вообще интересно выходило, говорили дадут, пахал как лошадь, а потом сообщали,типа: "извини, чувак, не дадим премию, иди лесом") а если не согласен - начинали орать как умалишенные ( причем один орет, а другой прячется за орущим, и изредка что-то выкрикивает, как будто боится получить по голове ). Бррр, как вспомню

Ответить
9
Развернуть ветку
Макс Павлюкевич

когда знаешь "кухню" проекта / стартапа, очень забавно читать фразы из серии "И обязательно отметить достижения — ведь человек уже доказал свою ценность компании"

Ответить
14
Развернуть ветку
Tom Andreevich Zarubin

Не знаю как вам, а мне нравится смотреть на офисы технологических компаний. Вот тут больше— http://www.officefetish.co

Ответить
9
Развернуть ветку
Андрей Корхов

Кстати, интересно

Ответить
1
Развернуть ветку
Константин Панфилов

Классный сайт

Ответить
1
Развернуть ветку
Андрей Корхов

Извините, но когда читаешь про команду из разных стран, думаешь "вот это круть и делают что-то крутое". А когда открываешь и видишь очередной агрегатор недвижимости с заваленным AdSense, то думаешь, а может и правильно, что РФ СМИ не замечает такие проекты.

Ответить
10
Развернуть ветку
Tamerlan Vsv

Не знаю, чем примечательны Ольга Бруковская и ее стартап (первый раз слышу), но если кому-то интересна тема статьи, рекомендую начать вот с этого:
- https://hbr.org/2014/12/getting-virtual-teams-right

Вот тут подробнее:
- http://graphics.eiu.com/upload/eb/NEC_Managing_virtual_teams_WEB.pdf

Ответить
4
Развернуть ветку
Максим Самборский

Когда человек на фото типа говорит по телефону - напрягает, очень постановочно выглядит. Как бы положительно-деловой образ.

Ответить
2
Развернуть ветку
Борислав Гром

Лёля, ты знаешь... Наверное, у тебя лучше получится в нормальных женских сферах: замужество, детки, семья, домашний очаг. А вот Чойсер - это какая-то шляпа. После emls.ru. не надо этим заниматься.

Ответить
–2
Развернуть ветку
Борислав Гром

Неужели очередная эмигрантка, переучившаяся у пиндосов за бабки родаков, и теперь создающая очередной гугл? Это такая форма понтования у мажоров 21-го века: не только тачки, клубы и кокс, но и бесполезные, но дорогие стартапики и сайтики?

Ответить
0
Развернуть ветку
Evgeny Rodionov

Что ты несешь, что ты несешь.

Ответить
0
Развернуть ветку
Alexander Shibaev

ждем от вас статью на ЦП как вы убиваете зверей копьями, а потом строите дома из глины. Проявите себя в типично мужской сфере!

Ответить
1
Развернуть ветку

Комментарий удален

Развернуть ветку
Alexander Felitsyn

Очень интересно, давно хотелось почитать о практике организации распределенной работы.

Ольга, вопрос: а какими программными средствами у вас организуется база знаний?

Ответить
1
Развернуть ветку
Евгений Петров

Вроде в основном правильно но нет цимеса-деталей. Поэтому херня, болтология в действии

Ответить
1
Развернуть ветку

Комментарий удален

Развернуть ветку
Дмитрий Акеньшин

Багуля: Отмасштабировать карту города -> Сменить город -> Грусть, т.к. я остался на координатах предыдущего города...

Ответить
0
Развернуть ветку
Gregor Dudash

Дмитрий, а киданите багулю на wtf@choister.net подробно, все будут рады :)

Ответить
–1
Развернуть ветку
Андрей Корхов

Gregor, до чего ж вы ленивые

Ответить
6
Развернуть ветку
Gregor Dudash

Не то чтобы я был большим экспертом в QA, но что-то подсказывает мне, что ничего плохого в том, чтобы предложить пользователям писать об ошибках - нет. Вы, видимо, приходите в ужас, когда на сайте видите фразу "Нашли ошибку? Сообщите нам!"

Ответить
2
Развернуть ветку
Андрей Корхов

Нет, я прихожу от ужаса, что человек вам написал баг, а вы посылаете его на почту, вместо того, чтобы самому поработать (пообщаться) "на месте" или написать в личку и выяснить причину.

Ответить
8
Развернуть ветку
Gregor Dudash

Андрей, не в курсе, конечно, ваших познаний в конфликтологии дам или QA, но обычно любой пойманный баг воспроизводится в самом сервисе сначала, а потом предлагается пользователю (при его желании) - прислать подробности. Ну, чтоб быть уверенным, что баг на разных платформах и браузерах не ловится больше ни у кого. Странно, что элементарные вещи приводят вас в ужас.

Ес

Ответить
–1
Развернуть ветку
Андрей Корхов

Как говорил наш преподаватель: "Оправдание, как дырка в ..опе - есть у каждого". Свою лень вы можете оправдывать как угодно. Вместо траты времени на комментарии, давно бы уже узнали у человека, где у него бага и попарвили ее. Если у него и нет баги, то все равно бы уточнили. А так сидити яйца мнете.

Ответить
0
Развернуть ветку
ObliQ Brutale

обожаю ЦП !!!
Тему (с багом) поднял один человек, а вы*бывается за него - другой : )

А-а-а-а, я понял, кто-то не перелогинился! : )))

Ответить
6
Развернуть ветку
Андрей Корхов

Вы там в Choister решили всех в комментарии притащить, вместо того чтобы баг править?

Ответить
0
Развернуть ветку
Dmitry Sankevich

давно бы уже узнали у человека, где у него бага
Так он и спросил. Что не так? Надо было приехать к человеку в гости и понаблюдать глазами? Как вы себе это представляете?

Ответить
2
Развернуть ветку
Дмитрий Акеньшин

Для этого надо было 1 крутануть колесо на мышке и 2 раза щелкнуть левой кнопкой, а не писать письма в саппорт и делать скринкасты. И, если эта проблема воспроизводится на Вин8.1 + ласт версия хрома, то это должно беспокоить создателей сервиса, а не меня, который зашёл на него впервые только из-за того, что увидел ссылку на ЦП.
Есть куча кайфовых кейсов, когда СММщики дают фидбэк прямо в твиттерах/инстаграммах/комментах, чем позитивно настраивают кучу пользователей, видящих это. А в этом случае - тьфу.

Ответить
2
Развернуть ветку
Дмитрий Акеньшин

Обычно нужно каналы фидбэка искать не только в 1 ящике саппорта, но и хотя бы мониторить обсуждения сервиса в сети.

Ответить
2
Развернуть ветку
Андрей Корхов

Наконец-то, хоть еще один здравомыслящий человек.

Ответить
0
Развернуть ветку

Комментарий удален

Развернуть ветку

Комментарий удален

Развернуть ветку

Комментарий удален

Развернуть ветку

Комментарий удален

Развернуть ветку

Комментарий удален

Развернуть ветку

Комментарий удален

Развернуть ветку

Комментарий удален

Развернуть ветку
Dim Izvekov

Оля, замечательные рекомендации! Спасибо за публикацию!

Ответить
0
Развернуть ветку
Valentin Dombrovsky

А чем пользуетесь для базы знаний?

Ответить
0
Развернуть ветку
Alexey Orap

Мы в YouScan пользуемся Yammer - там можно тегировать контент, довольно удобно. Для клиентской базы знаний, которая смотрит наружу - Copiny (http://feedback.youscan.ru/knowledgebase)

Ответить
1
Развернуть ветку
Андрей Корхов

Есть такая штука google.docs он же google.drive он же база знаний он же кладезь премудрастей. Так вот там можно хоть 'слет василис по обмену премудрастями' устраивать.

Ответить
–1
Развернуть ветку
Valentin Dombrovsky

Да вы что? Не может быть!
Про Гугл.докс знаю, но ищу варианты (почему именно, расписывать неохота). Когда-то пользовался Hackpad'ом, например (ещё до его покупки Dropbox'ом, прошу заметить).

Ответить
0
Развернуть ветку

Комментарий удален

Развернуть ветку
Gosha Gordeev

Колонка интересная, спасибо! Хорошо бы подробнее услышать о самом проекте: когда и с чего начинали, чем лучше аналогов, структура компании, ключевые показатели, работа с инвесторами, задачи и планы на ближайшее будущее. Потому как, к сожалению, за красивыми словами и навороченными формулировками оказывается мыльный пузырь. Не в обиду Ольге будет сказано, но аренда офиса и сопутствующие с этим расходы в серьезном проекте не играют решающей роли а-ля "экономия

Ответить
0
Развернуть ветку
Gosha Gordeev

на аренде офиса даст за год дополнительные пару месяцев жизни проекту"

Ответить
0
Развернуть ветку
Grelllllllllli

Для таких стартапов, как Choister, важна чистота и качество базы. Было бы интересно почитать пост, освещающий, как чойстер работает с вопросом качества своей базы. Здесь немного обсуждали год назад: https://roem.ru/15-06-2013/116038/brukovskaya-zapustila-agregator-cianov-choisterru/

Ответить
0
Развернуть ветку

Комментарий удален

Развернуть ветку

Комментарий удален

Развернуть ветку
no!

А где секреты?

Ответить
0
Развернуть ветку

Комментарий удален

Развернуть ветку
Alexey Orap

Похоже на краткий реферат книги "REMOTE: Офис не обязателен" ;) Рекомендую почитать её тем, кто хочет строить распределенные команды.

Ответить
0
Развернуть ветку
Nathan Zachary

вообще подозрительная тенденция - как грохнул кризис, так ажно на телевизоре сразу стали рекламировать сайты по недвижимости. недвижимость меня кормит, но я этими ... не то что не пользуюсь, я о них и не слышал никогда. и вот еще один. никакой и ни о чем.
"симптоматично, однако" (с)

Ответить
–1
Развернуть ветку
Читать все 38 комментариев
Новый дизайн «Секрета фирмы» учтёт пользовательские сценарии потребления и поиска контента

О трендах бизнеса и экономики можно прочесть коротко и ясно в удобных форматах

«Комитет» объявил о планах продать сервис коротких видео Coub Статьи редакции

Компания, владеющая vc.ru, dtf.ru и tjournal.ru, планирует в ближайшее время найти нового владельца для проекта, сообщил на своей странице в Facebook сооснователь «Комитета» Влад Цыплухин.

Как сделать работу компаний и фрилансеров удобной

С помощью сервиса «Рокет Ворк».

Как выпустить заменитель соли на Boomstarter.ru и попасть в список Forbes

Сёстры из Астрахани запустили на Boomstarter.ru продажи нового продукта — зеленой соли. После этого их продукцию начали продавать в сетевых магазинах, а само бизнес-начинение журнал Forbes включил в список лучших стартапов.

«Если клиенты видят халяльный логотип, это придаёт им уверенности в продукте»: как устроен исламский банкинг в Индонезии Статьи редакции

Местные финтех-стартапы могут развиваться только после одобрения представителей исламского духовенства. Какие сложности преодолевают предприниматели, чтобы создать приложение по законам шариата, — в пересказе Rest of World.

Wildberries лично ответил на обвинения покупателей о вранье с платным возвратом. Мы провели блиц-опрос с площадкой
Кейс Таргет. Как привлечь 379 заявок на покупку мужских костюмов и предотвратить закрытие ателье

Как я за 4 месяца привлек 379 заявок по 350 рублей на покупку мужских костюмов при среднем чеке 80 000 рублей

Мощные сервисы для быстрого машинного обучения: от GPU SuperCloud до суперкомпьютера

В последние три года мы видим рост спроса на технологии искусственного интеллекта (ИИ) и машинного обучения. Они проникли практически во все сферы нашей жизни, начиная от различных колл-центров и городских систем видеонаблюдения, заканчивая системами медицинского скрининга и диагностики заболеваний. Даже для оплаты проезда в столичной подземке…

«Купи сейчас, плати потом»: новая классика или мимолетная мода

Сервис рассрочек рассказывает о новом финтех-тренде.

No-code подход в мобильной разработке: будущее или мелкая ниша?

Меня зовут Алексей Жилин, я основатель агентства мобильной разработки SMD Agency, а также сооснователь стартапа Wiby, размышления о котором и натолкнули меня на написание этой статьи. Wiby - это сервис, в котором рестораны и доставки еды могут получить нативное мобильное приложение с бэк-офисом и интеграциями с основными CRM этой отрасли для…

null