Оффтоп Philipp Kontsarenko
6 122

Как продуктивно работать с письмами в Gmail — советы директора по маркетингу Netpeak

Директор по маркетингу агентства Netpeak Андрей Чумаченко дал несколько советов о том, как выстроить работу с письмами в Gmail так, чтобы не отвлекаться на ненужные сообщения и не пропускать важные.

Долгое время, уже после того, как электронная почта стала одним из моих основных инструментов работы, я продолжал складировать всю почту во входящих, помечая важные письма «звездочками», а письма, на которые обязательно нужно ответить (или которые надо вдумчиво почитать в спокойной обстановке) — «непрочитанными».

В интерфейсе Gmail меня всегда завораживала кнопка «Архивировать». Я не понимал её назначения, думал, что это какой-то аналог кнопки «удалить», но не навсегда. Еще думал, что «архивированные» письма как-то сжимаются и потом не индексируются внутренним поиском Gmail.

Позже оказалось, что кнопка «Архивировать» — одна из самых полезных функций электронной почты. Она убирает письмо из входящих, не удаляя его.

Сразу скажу, что данный материал скорее подойдет тем, кто получает в день 80-100 новых писем, и отправляет примерно столько же. Итак, представим, что папка «входящие» в вашем электронном ящике — рабочий стол (обычный деревянный рабочий стол). Невидимый ассистент каждую секунду каждого дня, круглосуточно и даже на выходных может положить на стол новое письмо. Когда во входящих несколько десятков тысяч писем — представьте, как сложно разобраться в том, что нагромождено на вашем столе.

Искусство работы с электронной почтой и оптимизацией трат своего времени состоит в обучении и себя и невидимого ассистента работать так, чтобы на столе всегда лежало не более 20 писем.

Я давно приучил себя тратить по 5 минут каждый рабочий час на разбор почты.

Этого достаточно, чтобы не дергаться от каждого уведомления о новом письме и при этом не пропускать ничего важного. Главное помнить — никогда не бывает таких писем, на которые ответить с опозданием в 55 минут — слишком поздно.

Входящую почту я, условно, разделяю на шесть типов:

  1. Письмо, после прочтения которого нужно выполнить какие-то действия.
  2. Письмо, после прочтения которого нужно выполнить какие-то действия и ответить на него.
  3. Письмо, которое содержит важную информацию, но не требует действий или ответа.
  4. Письмо, которое содержит разовую информацию — чаще всего, какие-то уведомления.
  5. Письма-рассылки.
  6. Спам.

А вот простой чеклист, который позволяет мне держать стол в чистоте:

  1. Новое письмо — рассылка какого-то интернет-магазина или сервиса, на котором я зарегистрировался и никогда им не пользовался? Эта рассылка мне не нужна? Я ищу кнопку отписаться и больше никогда не получаю этих рекламных писем. Кнопки отписаться нет? Нажимаю «В спам», и невидимый помощник сразу отправит новое письмо от этого отправителя в мусор.
  2. Новое письмо содержит информацию, которая мне нужна, но её достаточно принять к сведению и больше не возвращаться к письму? Нажимаю «архивировать». При необходимости я найду письмо через поиск, а во входящих ему лежать не нужно.
  3. Новое письмо — рассылка (как в пункте 1), но в этот раз от тех, кто мне интересен? Ознакомиться и удалить (или перейти по ссылкам в письме, и всё равно удалить). В следующий раз я снова получу эту рассылку — может быть будет что-то более важное для меня. Если больше трех раз такие рассылки будут безынтересными, то действия как в пункте 1.
  4. Новое письмо — важное, требует действий от меня, но не требует ответа? Оставляю во входящих до тех пор, пока действия не будут произведены. После этого — в архив.
  5. Новое письмо — важное, требует не только действий, но и ответа отправителю? Оставляю во входящих и помечаю «звездочкой». С такими письмами из входящих нужно разобраться в первую очередь. После — в архив.

При таком подходе во входящих у вас всегда только прочитанные письма, которые, по сути, являются задачами. Аналог кнопки «задача выполнена» — кнопка «Архивировать». Индикатор важности и срочности задачи — «звёздочка».

Я долгое время использовал сложную многоуровневую систему «лейблов», обучая помощника раскладывать входящую почту по папкам, но этот вариант мне не подошел.

Во-первых, не смотря на метки писем, они все всё равно складируются во входящих.

Во-вторых, можно настроить автоматическую архивацию писем по определенной метке, но в таком случае — зачем нужны такие письма вообще? Лучше отписаться или отправить в спам.

Ну а в-третьих, умный поиск в Gmail позволяет найти любое письмо всё равно быстрее, чем самая разветвленная система «лейблов» и меток.

Напоследок — пара мелких фич, которые позволят сэкономить немного времени при работе с почтой:

  • В настройках нужно выбрать «показывать кнопку 'отправить и архивировать'». Таким образом, при ответе на письмо, которое нужно после архивировать — не нужно тратить дополнительное время на архивацию. После отправки оно автоматически уйдет в архив.
  • Не нужно вводить дополнительную цветовую дифференциацию «звездочек» (хоть Gmail и позволяет это сделать в настройках). Всё равно, рано или поздно, вы запутаетесь — что значит зеленая звездочка, а что — синяя. Это лишняя информация, которую не стоит держать в памяти. Достаточно знать, что отметка «звездочкой» — это важное письмо, на которое нужно ответить.
  • Если вы используете больше одного электронного адреса (как я, у меня их 5) — подключите их все к одному Gmail-аккаунту. В настройках можно выбрать «отвечать с адреса, на который отправлено письмо», так что вы дополнительно обезопасите себя от ситуации, когда вам отправлено письмо на один адрес, а ответили вы на него с другого.
  • Выключайте чат в Gmail. Сведите все контакты к единому мессенджеру и телефону. Почта для почты.
  • В закладке Labs есть крутая функциональность, которая не раз спасала меня (и, как оказалось, далеко не все о ней знают). Называется она Undo Send и позволяет отменить отправку письма еще в течении 5 секунд после отправки. То есть, вместо крика «Ааааааааа» нужно спокойно нажать «отмена отправки» — отредактировать письмо и отправить его (или вовсе удалить).

Вот и всё на сегодня. Я специально не касался темы сторонних плагинов для Google Chrome, изменяющих или дополняющих интерфейс Gmail. Для этого будет отдельная заметка. А если у вас есть какие-то вопросы и предложения по поводу оптимизации работы с электронной почтой — добро пожаловать в комментарии.


Чтобы написать колонку для ЦП, ознакомьтесь с требованиями к публикуемым материалам.

#Колонка #gmail #эффективная_работа_с_почтой

{ "author_name": "Philipp Kontsarenko", "author_type": "editor", "tags": ["\u044d\u0444\u0444\u0435\u043a\u0442\u0438\u0432\u043d\u0430\u044f_\u0440\u0430\u0431\u043e\u0442\u0430_\u0441_\u043f\u043e\u0447\u0442\u043e\u0439","\u043a\u043e\u043b\u043e\u043d\u043a\u0430","gmail"], "comments": 24, "likes": 15, "favorites": 1, "is_advertisement": false, "subsite_label": "flood", "id": 7766, "is_wide": true }
{ "id": 7766, "author_id": 4, "diff_limit": 1000, "urls": {"diff":"\/comments\/7766\/get","add":"\/comments\/7766\/add","edit":"\/comments\/edit","remove":"\/admin\/comments\/remove","pin":"\/admin\/comments\/pin","get4edit":"\/comments\/get4edit","complain":"\/comments\/complain","load_more":"\/comments\/loading\/7766"}, "attach_limit": 2, "max_comment_text_length": 5000, "subsite_id": 199791 }

24 комментария 24 комм.

Популярные

По порядку

Написать комментарий...
2

Полезные советы, но у меня получается отказаться от системы лейблов.

Когда у вас 4-5 десятков контрагентов и в каждом по 2-3 контакта, валить все в общий архив и потом пытаться найти нужные письма через поиск дело не самое прикольное.

Всё усугубляется "культурой" переписки, когда вам валят письма без заголовков или пишут ответы на сторонние вопросы в переписке по текущему.

Именно поэтому Inbox не подошел, так как вся его философия в архивировании и поиске из общей кучи.

Ответить
3

Мы у себя в компании ввели четкие правила по написанию заголовков писем. Все 150+ человек пишут, используя маску [суть письма/вопроса] / [кому адресовано] / [как срочно нужен ответ]. И это, честно говоря, сильно расслабляет.

Бывает, получу от кого-то извне письмо с темой "(no subject)" или "ЗДРАВСТВУЙТЕ!" и впадаю в полный ступор.

Ответить
1

Везука вам, как говорится. =)

У нас внутренняя коммуникация в Slack (мало нас). А вот внешняя большая. Подумываем даже прикрутить хелпдеск-сервис, чтобы спасал.

Ответить
0

а можно пример, как это выглядит?

Ответить
0

О да, культура и ответ в старом треде на новую тему - беда. Придумал хинт какой-нибудь?

Ответить
1

Хинт — вынимать эти ответы и запихивать их ответами в нужные ветки. =(

Ответить
0

Да, делал так

Ответить
2

Андрей, спасибо за полезную статью. Почерпнул для себя пару фигек, которые обязательно опробую. Возможно именно они позволят завершить мой гештальт по непрочитанным письмам в ящике.

Один момент - Undo Send можно (и нужно) увеличить до 30 секунд. Это позволит думать над целесообразность отправленного письма в шесть раз дольше!

Ответить
0

Подскажите, а как увеличить время undo send? В labs (в описании фичи) вообще нет чёткого периода, есть фраза "у вас будет несколько секунд, чтобы отменить отправку."

Ответить
1

Ещё можно использовать Inbox от того же гугла.
Очень удобно.

Ответить
1

Inbox, мягко говоря, не очень подходит под определение "почтовый клиент для работы" =)

Ответить
0

Могу узнать почему у вас сложилось такое мнение?
Так то то же гмаил, только в другой обёртке.

Ответить
1

Самое продуктивное - это не использовать вообще почтовый клиент Гугла, призванный собирать в твой ящик всякий спам в виде рассылок от партнеров Гугла.

Ответить
1

Пётр, а какой использовать? Из сравнимых по скорости, удобству и мультиплатформенности (то есть - клиенты с веб-версиями)?

Ответить
0

Андрей, я для корпоративной почты и для личного пользуюсь почтой другого поисковика. Web interface там более традиционный, вполне функциональный, похож на привычные с давних времен почтовые клиенты типа Outlook, мобильные приложения также есть. Но я не специалист, это, скорее, дело привычки. Поэтому советовать не возьмусь. Я Gmail пользуюсь не часто, мой комментарий был вызван тем, что мне приходит много рассылок и уведомлений от сервисов, которыми я пользуюсь достаточно редко, регистрация в которые связана с моим аккаунтом Гугл. Раньше веб интерфейс Gmail выглядел для меня как Большой Бардак. Затем, поражали вводимые разработчиками частые изменения, которые не позволяли мне, как не частому пользователю, привыкнуть и адаптироваться к интерфейсу. Сейчас посмотрел - Gmail структурировал так, что уведомления не попадают в «Primary», а попадают в «Social» и «Promotions», т.е., в этом плане стало удобнее.

Ответить
0

Пользуюсь уже долго, подобного нету.

Ответить
1

Можно еще проще- есть возможность сверху всегда по умолчанию показывать непрочитанные письма. Вот тебе и список задач . Отдельно ничего помечать не надо:)

Ответить
1

А что делать с письмами, которые нужно прочитать, прежде чем понять, относятся они к "задачам" или нет? Их можно потом, конечно, помечать как "непрочитанные", но мне такой способ кажется более неудобным, чем архивация.

Ответить

Комментарий удален

Комментарий удален

Комментарий удален

1

Во-первых, не смотря на метки писем, они все всё равно складируются во входящих.

Галочка возле "skip inbox" в настройках фильтров решает вопрос.

Ответить
1

Добрый день. Для gmail рекомендую https://www.streak.com/ бесплатных функций хватает, установил и пользуюсь, правда пока под Android beta

Ответить
0

Какой gmail, зачем? Если есть inbox, упростите себе жизнь

Ответить
1

Честно полторы недели заставлял себя использовать Inbox. Это тяжкие муки, на которые я не готов себя обрекать. Может Inbox слишком умный для меня, не знаю.

Ответить
–3

Такими темпами ждем интервью уборщицы убера об удобстве использования siri под иос 8.3))))

Ответить

Комментарий удален

0

Отличная тема, во-первых спасибо спасибо, кое-что сам взял на заметку для себя. Столкнулся вот с какой задачей: возможно ли в gmail, делать шаблон письма? что то я не нашел такой функции. в смысле не только текст, как например автоматическая подпись, а чтобы еще файлы были сразу прикреплены? очень бы сократило время для отправки информации партнерам, адрес вставил и все. может кто знает?

Ответить
0

Прямой эфир

[ { "id": 1, "label": "100%×150_Branding_desktop", "provider": "adfox", "adaptive": [ "desktop" ], "adfox_method": "createAdaptive", "auto_reload": true, "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "pp": "g", "ps": "bugf", "p2": "ezfl" } } }, { "id": 2, "label": "1200х400", "provider": "adfox", "adaptive": [ "phone" ], "auto_reload": true, "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "pp": "g", "ps": "bugf", "p2": "ezfn" } } }, { "id": 3, "label": "240х200 _ТГБ_desktop", "provider": "adfox", "adaptive": [ "desktop" ], "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "pp": "g", "ps": "bugf", "p2": "fizc" } } }, { "id": 4, "label": "240х200_mobile", "provider": "adfox", "adaptive": [ "phone" ], "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "pp": "g", "ps": "bugf", "p2": "flbq" } } }, { "id": 5, "label": "300x500_desktop", "provider": "adfox", "adaptive": [ "desktop" ], "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "pp": "g", "ps": "bugf", "p2": "ezfk" } } }, { "id": 6, "label": "1180х250_Interpool_баннер над комментариями_Desktop", "provider": "adfox", "adaptive": [ "desktop" ], "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "pp": "h", "ps": "bugf", "p2": "ffyh" } } }, { "id": 7, "label": "Article Footer 100%_desktop_mobile", "provider": "adfox", "adaptive": [ "desktop", "tablet", "phone" ], "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "pp": "g", "ps": "bugf", "p2": "fjxb" } } }, { "id": 8, "label": "Fullscreen Desktop", "provider": "adfox", "adaptive": [ "desktop", "tablet" ], "auto_reload": true, "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "pp": "g", "ps": "bugf", "p2": "fjoh" } } }, { "id": 9, "label": "Fullscreen Mobile", "provider": "adfox", "adaptive": [ "phone" ], "auto_reload": true, "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "pp": "g", "ps": "bugf", "p2": "fjog" } } }, { "id": 10, "disable": true, "label": "Native Partner Desktop", "provider": "adfox", "adaptive": [ "desktop", "tablet" ], "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "pp": "g", "ps": "clmf", "p2": "fmyb" } } }, { "id": 11, "disable": true, "label": "Native Partner Mobile", "provider": "adfox", "adaptive": [ "phone" ], "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "pp": "g", "ps": "clmf", "p2": "fmyc" } } }, { "id": 12, "label": "Кнопка в шапке", "provider": "adfox", "adaptive": [ "desktop" ], "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "p1": "bscsh", "p2": "fdhx" } } }, { "id": 13, "label": "DM InPage Video PartnerCode", "provider": "adfox", "adaptive": [ "desktop", "tablet", "phone" ], "adfox_method": "createAdaptive", "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "pp": "h", "ps": "bugf", "p2": "flvn" } } }, { "id": 14, "label": "Yandex context video banner", "provider": "yandex", "yandex": { "block_id": "VI-223676-0", "render_to": "inpage_VI-223676-0-1104503429", "adfox_url": "//ads.adfox.ru/228129/getCode?pp=h&ps=bugf&p2=fpjw&puid1=&puid2=&puid3=&puid4=&puid8=&puid9=&puid10=&puid21=&puid22=&puid31=&puid32=&puid33=&fmt=1&dl={REFERER}&pr=" } }, { "id": 15, "label": "Плашка на главной", "provider": "adfox", "adaptive": [ "desktop", "tablet", "phone" ], "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "p1": "byudx", "p2": "ftjf" } } }, { "id": 16, "label": "Кнопка в шапке мобайл", "provider": "adfox", "adaptive": [ "tablet", "phone" ], "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "p1": "byzqf", "p2": "ftwx" } } }, { "id": 17, "label": "Stratum Desktop", "provider": "adfox", "adaptive": [ "desktop" ], "auto_reload": true, "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "pp": "g", "ps": "bugf", "p2": "fzvb" } } }, { "id": 18, "label": "Stratum Mobile", "provider": "adfox", "adaptive": [ "tablet", "phone" ], "auto_reload": true, "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "pp": "g", "ps": "bugf", "p2": "fzvc" } } }, { "id": 19, "label": "Тизер на главной", "provider": "adfox", "adaptive": [ "desktop", "tablet", "phone" ], "auto_reload": true, "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "p1": "cbltd", "p2": "gazs" } } } ]
Команда калифорнийского проекта
оказалась нейронной сетью
Подписаться на push-уведомления