Инвентаризация в заведениях общепита

В закладки

Когда начинаем разговор про инвентаризацию, не стоит забывать, для чего она нужна. Прежде всего, для возможности оптимизировать прибыль заведения и сократить расходы заведения.

На себестоимость в заведениях общественного питания приходится до 30% всех затрат, именно здесь необходимо тщательно изучать все данные и контролировать этот показатель.

В себестоимости есть такое понятие как движение товара, то есть весь путь прохождения любого товара от желания его заказать до того, как гость съел готовое блюдо.

Товарное движение подразделяется на этапы:

  • заказ товара,
  • оприходование товара
  • размещение и складирование
  • перемещение внутри подразделений
  • приготовление из товара конечного продукта
  • продажа его через кассу
  • списание по истечению сроков годности и утилизация.

Инвентаризация позволяет контролировать движение товаров внутри заведения.Процесс не самый приятный, но очень важный для финансовой стороны любого проекта, благодаря которому можно избежать множества проблем с рационализацией затрат. Результаты инвентаризации напрямую влияют на выручку заведения и прибыль.

В процессе инвентаризации происходит фиксация фактических данных по товару на момент его пересчёта, отражение в какой реальности находится товар в текущем моменте.

Полученные данные вносятся в программу учёта и сравниваются с теми данными, которые зафиксированы относительно движения товара. Тут и возникают

Три основные вопроса про инвентаризацию, на которые необходимо ответить:

1. Как часто нужно проводить инвентаризацию?

  • Каждую неделю ведётся учет основных продуктов питания.
  • Каждый месяц - всех остальных продуктов.
  • Внеплановая (проводит владелец или консультант)

2. Кто проводит инвентаризацию?

Могут быть любые материально-ответственные лица: владелец бизнеса, управляющий заведением, шеф-повар или шеф-бармен при наличии таких штатных единиц. Минусы по остаткам, как правило, распределяются между ними и влияют на уровень заработной платы.

3. Для чего проводить инвентаризацию?

Это самый важный вопрос, в котором заключается анализ причин почему образовались излишки и недостатки очень важные и говорят о том, насколько правильно работаем с товаром.

1. Для избежания ошибок в системе учёта в единицах.

Здесь важно смотреть на учётную систему, как поступающий товар должен быть оприходован. В штуках или упаковках. Бывает, что приходит в упаковках, а забивается в штуках и наоборот. Человеческий фактор при ошибках в системе учёта могут выдавать вам огромные недостачи.

2. Для выявления “замороженных денег” в больших остатках на складе. + ещё добавляются риски по срокам годности. Хранение больший партий товара - это минус в вашей марже.

3. Для устранения недочетов в подсчетах. Чтобы избежать расхождения остатков по конкретной позиции - важно проверить все тех.карты и калькуляцию по ним, где учтен этот товар.

4. Контроль за воровством.

Что делать дальше с результатами инвентаризации?

После проведения инвентаризации у вас будут сформированы отчёты, которые покажут наличие реальных расхождений ( здесь возможны данные как в “+”, так и в “-”). Лица, которые отвечают за инвентаризацию в вашем заведении должны уметь читать эти данные и понимать причину несоответствия.

Здесь можно прибегнуть к методу “5 почему”.

Как анализировать:

  • выделить позиции, по котором отразились расхождения и проверить их на предмет правильного учёта в системе.
  • если учёт в системе ведётся в верных единицах, то причины могут быть следующие: воровство, не списан товар из-за сроков годности, неверно пробит товар по кассе.
  • если эти позиции - ингредиенты для кухни, то необходимо разобраться с тех.картами и калькуляцией на предмет ошибочных расчётов.

В процессе работы был опыт консалтинга клиента, который вообще не проводил инвентаризацию. У него даже не было программы. Они закупали продукты тогда, когда возникала необходимость. Естественно, уровень воровства в таком заведении - максимальный.

У другого клиента - была и программа для учёта, но они ею не пользовались. За 3 месяца мы поставили месяца поставили весь контроль и систему учёта, что позволило сократить затраты на себестоимость аж на 8%.

Если в вашем заведении продают готовую продукцию, то лучше проводить штучный учёт как можно чаще, чтобы у вас всегда были под рукой актуальные данные. Так вы сможете сразу определять ошибки в накладных, единицах учета и выявлять факты воровства. Управляющий может осуществлять инвентаризацию, пока бармен закрывает бар после смены.

Если вы продаёте товары навынос, то к основным продуктам подключается ещё и учет упаковочных материалов. Они должны быть учтены в калькуляции, поскольку также участвуют в формировании себестоимости.

Какие ещё есть альтернативные методы контроля движения товара?

  • Внеплановая инвентаризация по отдельным позициям, когда никто из персонала не в курсе об этом мероприятии. Здесь важен эффект неожиданности.
  • Анализ и контроль актов списания с разбором причин списания. Это позволит вам грамотно лавировать в заказах продукции и предупреждать ошибки в будущем.

Всегда помните, что инвентаризация - инвентаризацией, а вот разбор расхождений - это перманентная и очень важная задача управляющего и владельца бизнеса. Систему нужно один раз наладить, обучить персонал и запустить процесс на постоянной основе.

Возможности для роста вашей прибыли в ваших руках.

Действуйте!

{ "author_name": "Михаил Семериков", "author_type": "self", "tags": [], "comments": 1, "likes": 0, "favorites": 12, "is_advertisement": false, "subsite_label": "food", "id": 70576, "is_wide": false, "is_ugc": true, "date": "Wed, 05 Jun 2019 14:23:57 +0300", "is_special": false }
Объявление на vc.ru
0
1 комментарий
Популярные
По порядку
1

Без инвентаризации никак. Важно понимать есть ли "утечка" средств, как можно уменьшить себестоимость продукции, есть ли воришки в кафе, правильно ли хранятся продукты. Мы проводим в кафе инвентаризацию каждый месяц, весь персонал участвует в подсчетах, а затем бухгалтер анализирует результаты. Недостачи делим на всех. Благодаря ежемесячному контролю у нас почти нет минусов в продуктах (закупки производим часто, небольшими партиями), но периодически выявляются ошибки персонала, даже мелкие кражи были. Надо взять на заметку статью, и иногда проводить неожиданную инвентаризацию.

Ответить

Прямой эфир