Насмотревшись на красивые фотографии в Инстаграм и начитавшись success stories в глянцевых и интернет-журналах, Вы решаетесь инвестировать отложенные деньги в свою первую кофейню. Пропустим приятные моменты, связанные с выбором франшизы, кофе, оборудования, симпатичных бариста и стратегии маркетинга и успешных продаж. Остановимся на самом скучном, рутинном, но крайне необходимом в жизни кофейного бизнеса - учёте. Добро пожаловать в бэкофис - то о чем не пишут в журналах и не постят в инстаграммах.
Элементарная математика: Доходы - Расходы = Прибыль или Дополнительные инвестиции, которые нужно внести. За годы работы в автоматизации ресторанного бизнеса я заметил, что есть категория предпринимателей, которых учет, да и все остальное в принципе не сильно волнуют, если разница между Доходами и Расходами их устраивают (такую схему еще называют "котловым учетом"). Да-да, бывают такие бизнесы :) Разборы этой простой формулы начинаются, как правило, когда разница не устраивает владельца бизнеса или он системный человек. Для этого и возникает потребность в автоматизации.
Для автоматизации кофейни нам потребуются: Касса, в которой фиксируется основная часть Доходов и Компьютер, с помощью которого мы будем формировать Расходы.
В области фискальной политики РФ очень зарегулирована и Вам придется заплатить приличную сумму за фискальное оборудование и кассовое ПО. На рынке кассового оборудования представлено моделей не меньше чем кофемашин и выбор предстоит сделать Вам. Могу лишь дать несколько практических советов по выбору. Все зависит от проходимости заведения, количества блюд в меню и бюджета на автоматизацию, заложенного в бизнес-плане.
Самые простые варианты - это небольшие (5-7 дюймов) планшеты на Android, интегрированные с принтером или автономные кнопочные фискальные регистраторы, на которых бариста нужно руками вводить сумму заказа. Оба варианта вполне справятся с небольшим потоком гостей, но если первый вариант фиксирует продажи на сервере и Вы сможете строить самые простые отчеты, то во 2-м случае это будет сделать несколько сложнее. Но оба эти варианта начинают тормозить работу бариста, если образуется очередь. Помимо снижения скорости работы, возникает вероятность ошибки при вводе информации, которая может вывести из строя любого сотрудника, пока они будут пытаться понять почему выручка не сходится с отчетами. Помимо этого, данные устройства имеют очень ограниченный набор функционала и, например, если Вы планируете проводить какие-то акции, вроде утренней скидки с 8.00 до 11.00 и подобное, то скорее всего такого функционала просто не окажется в данном кассовом ПО. Тем не менее на небольшом потоке - это вполне рабочие решения. Более того, я видел мастеров своего дела, которые умудряются работать на приличном потоке на пассивных фискальных регистраторах. Но как правило в этом случае присутствовало более дорогое кассовое ПО или его полное отсутствие. Стоимость подобных решений стартует от 30,000 руб
Следующий уровень - это решения, подобные предыдущим, но с увеличенным экраном планшета. В этом случае становится значительно удобнее работать с большим количеством блюд в меню. Да и в целом работать на большем экране бариста значительно комфортнее. Но производители оставили эти решения в эконом-классе и, к примеру, данные устройства не имеют автоотрезчиков чековой бумаги. Казалось бы мелочь, но бариста требуется сноровка, чтобы в одном заказе оторвать 2 раза свой банковский слип и слип + фискальный чек гостя. А если у Вас очередь... Также сохраняются ограничения в функционале кассового ПО, как и в предыдущем варианте, потому что ПО производителя едино для разных размеров экранов. Бюджет подобных решений начинается от 33 000 руб
Уровнем выше находится облачное ПО для планшетов на разных платформах (Android, Windows, iOS). Хорошие планшеты для Windows производители так и не научились делать, собственно поэтому вряд ли Вы увидите их у своих друзей :) Гораздо лучше дела обстоят у платформ Android и iOS. В данном уровне мы рассмотрим кассовое ПО, которое можно установить на любой планшет и интегрировать его с "взрослыми" фискальными регистраторами. Данные решения максимально приближены к уровню лидеров рынка. Основные отличия - это устройства (экран) на которых бариста набирает заказ и некоторые элементы функциональности (логично по отношению к возрасту компаний-разработчиков) Из рекомендаций - избегать беспроводных соединений с фискальными регистраторами, которые показали себя не очень стабильными. Дополнительным плюсом будет простота замены оборудования (планшета) в случае его выхода из строя. Бюджет подобных решений составит порядка 70 000 руб, но при наличии собственного планшета можно существенно снизить расходы.
Топ-уровень на сегодняшний день - это давние лидеры рынка автоматизации ресторанного бизнеса. Их решения Вы можете увидеть практически везде. По уровню они практически равны между собой, поэтому основная борьба между ними на уровне маркетинга. Это давние игроки рынка, имеющие весь необходимый функционал с большим плюсом, но более дорогим в стоимости оборудования, внедрения, обучения и самого ПО. Мастера продаж с большим опытом будут стараться продать Вам даже те решения, которые в дальнейшем будут висеть у Вас неиспользуемой пиктограммкой на рабочем столе.
Для всех уровней основной вопрос - какое кассовое ПО выбрать? Ведь их сейчас на рынке почти как сортов кофе. Для тех кто имеет опыт ресторанного бизнеса, выбор очевиден. А для новичков... Выбирать нужно не столько ПО, сколько продавцов подобных решений, которые должны стать по сути Вашими партнерами в вопросах учета. Ведь основная работа начинается не в момент покупки кассовой системы и даже не в момент ее подключения. А в дальнейшем, когда потребуется регулярная поддержка. Сервис в РФ вообще очень слабое место, поэтому на просторах интернета всегда можно найти ругательные статьи про любую систему. Но все они как правило являются следствием некачественного сервиса со стороны разработчика или его партнеров. Система - прежде всего инструмент, которым нужно уметь и хотеть пользоваться. На мой взгляд, лучший способ при выборе системы - обратить внимание на то, что установлено у Ваших потенциальных конкурентов. Можно заехать к ним на чашечку кофе и практически всегда получить правдивые референсы. Также стоит обратить внимание на сетевые проекты. Если кассовое ПО работает у них, как правило оно уже умеет масштабироваться и поддерживает нужный функционал.
P.S. Часто задаваемый вопрос - заключать ли договор с ЦТО (Центрами Технического Обслуживания) на сопровождение фискальной техники. ФЗ-54 освободил бизнес от этого требования. Но, теперь, помимо риска физической поломки устройства возникли требования закона, которые обязывают предпринимателей следить за обновлениями в технической части. В качестве примера можно привести переход на новую версию формата фискальных данных, который требовал перепрошивки фискальных регистраторов. Невыполнение данного требования грозило серьезным штрафом. В итоге, те кто стояли на обслуживании в ЦТО получили своевременное обновление, а те кто решили в рамках закона обойтись без него, но не уследили за техническими обновлениями, долгое время работали в старом формате. Более того, о необходимости обновления прошивки могли узнать совершенно случайно. Хорошо если успели вызвать ЦТО (небесплатно) до проверки налоговой.
Продолжение (про бэкофис и прочие лайфхаки) следует...
Если, конечно, это интересно :)
Телеграм канал о кофейном бизнесе: t.me/CoffeeRoomMSK
Интересно, когда уже мир полностью откажется от бумажных чеков. Более бессмысленной траты ресурсов даже не могу себе представить, сколько древесины уходит на эти никчемные клочки бумаги, живущие пару секунд от момента, как их выплюнет кассовый аппарат до попадания в мусорный бак... уже кругом платишь смартфоном или картой, но тебе все равно на каждом шагу выдают эти километры ненужной бумаги.
Проблема глубже. При производстве чеков используется бисфенол А, в связи с чем чеки нельзя сдавать в макулатуру. В Европе уже озаботились этим моментом и на чеках маркетов можно на обратной стороне увидеть Бисфенол Фри. Нам же надо до этого дожить еще.