На высококонкурентном рынке, где за каждым сильным кандидатом идет охота, важно действовать быстро. Обычно скорость съедает неслаженная работа рекрутера и заказчика вакансии. Рекрутер не понимает, кто нужен заказчику, заказчик — чем занят рекрутер и где его кандидаты. Знакомая проблема, решение — резко поднять прозрачность процесса за счет единого рабочего пространства и автоматизации рутины. Полина Изох, HR-директор ИТ-компании Azoft, рассказала, как автоматизация рекрутинга помогла сократить рутину и увеличить скорость найма персонала.
Автор: Полина Изох
Задача: поднять прозрачность подбора и не терять ценнейших кандидатов
Новосибирская компания Azoft занимается разработкой программного обеспечения на заказ и работает с российскими и зарубежными клиентами. В штате – около 90 сотрудников, в HR-отделе — двое. 85% вакансий, которые закрывают в Azoft — IT-специалисты. Ищут бэкенд- и фронтенд-разработчиков, мобильных разработчиков, продакт-менеджеров, UI/UX-специалистов.
Особенности подбора в IT
На рынке подбора в IT очень высокая конкуренция, и судя по темпам развития технологий, снижаться она не будет. В компании ищут специалистов всех уровней, а поиск джуниора, миддла или синиора — это разные процессы со своими этапами, источниками и количеством задач.
Azoft успешно конкурирует с другими компаниями за лучших специалистов, поэтому для них очень важно сделать подбор прозрачным и быстрым, а еще сохранять все контакты и опыт общения в едином интерфейсе. Поиск такого решения привел к тестированию Talantix, облачной CRM для рекрутмента от команды hh.ru.
Решение: единая общая база вместо целого набора информационных систем
До Talantix основным инструментом для хранения и обработки информации была база excel-таблиц с контактами кандидатов на разные вакансии. Но не только она одна.
Основной источник сорсинга для компании — онлайн-платформа hh.ru, но также работают соцсети и отклики по рекомендациям. Процесс вели в Jira, а файлами обменивались через google docs и почту.
Получалось, что управлять подбором приходилось одновременно в пяти точках:
● Excel,
● hh.ru с комментариями к резюме,
● Jira с «теплыми» кандидатами,
● google docs с тестовыми заданиями,
● google docs с джоб-офферами.
Результат такой системы — полное отсутствие прозрачности, не только заказчики не могут следить за всеми документами, но и сами HR’ы, а значит — теряют понимание, что происходит:
Как выбрать ATS
Для начала решили сделать ресеч доступных решений на рынке и сравнить варианты. Посмотрели демонстрации от команд продуктов, прошли все триалы. Составили общий список систем, изучили их и свели информацию в общую табличку. Затем было много обсуждений, в результате которых решили дальше тестировать Talantix.
Этап 1. Освоить систему — для этого HR компании добавили тестовые вакансии и на них проверили интерфейсы и систему в работе.
Этап 2. Заказать вакансию у самих себя. Первой настоящей задачей, которую доверили Talantix стал поиск коллеги-эйчара. Вакансию закрыли за 1.5 - 2 недели.
Этап 3. Найти лояльного бизнес-заказчика и протестировать на нём.
Как перевести всю компанию на новые рельсы
Чтобы убедить всех, важно убедить хотя бы одного. Наверняка есть какая-то такая древняя восточная мудрость. В Azoft этот принцип сработал.
Для начала попробовали закрыть одну вакансию с руководителем, который любит эксперименты. Он согласился и не пожалел. Более того, он стал действовать как амбассадор внутри компании — рассказывал коллегам, что теперь он точно знает, где у него что происходит, чем занят HR-отдел и что там с «его» кандидатами.
После этого убеждать других руководителей отделов почти не пришлось. Кто-то с радостью принял идею внедрить систему, которая покажет, где и на каком этапе находится кандидат и как он себя чувствует. А кого-то потом просто поставили перед фактом. Убеждать руководство не пришлось тоже — директор компании и сам время от времени выступает в роли заказчика вакансий.
Как распространить систему
Реклама от амбассадора сработала, но перестройку процессов это не отменяет.
Первое время все вакансии оставались в старом процессе и просто дублировались в Talantix. Заказчикам предлагали попробовать работать на площадке, затем собирали комментарии и дорабатывали то, что было неудобно. На этом этапе сыграла свою роль возможность общаться с командой Talantix и запрашивать у них доработки по функциональности.
Например, настроили видимость для ролей в системе — было важно разграничить, что видит рекрутер, а что заказчик. И, поскольку одного кандидата могут рассматривать сразу на несколько вакансий, важно, чтобы комментарии одного заказчика не влияли на мнение другого.
Параллельно шла работа над новым процессом внутри HR-отдела. Здесь было важно договориться о:
ролях и возможностях работы в системе;
формате передачи задача друг другу;
формате комментариев, понятных для всех;
способе хранения и поддержки минимального набора файлов, которые нужны в работе.
В ближайших планах по развитию внедрения — перенос всей базы кандидатов в систему.
Что получили
В Azoft начали пользоваться системой в марте 2018, уже более полугода абсолютно все вакансии ведут в Talantix.
В последние 3 года количество вакансий и новичков в компании держится на одном уровне, а вот рекрутеров в марте 2018 стало на 1 меньше. При этом:
Сократилось время закрытия вакансии с 2–16 недель до 2–10 недель.
HR стали быстрееразбирать отклики и приглашения.Увеличилось количество собеседований (+25% в месяц), потому что у рекрутера стало больше времени на эти задачи.
Сократился штат HR-специалистов — с трех до двух человек.
HR и заказчики начали разговаривать на одном языке — стало проще принимать общие решения по кандидатам.
Проще анализировать цифры — полную воронку по вакансии можно получить в 1 клик.
Время руководителя HR на обработку данных сократилось с 1-2 дней в месяц практически до нескольких минут.
Самое важное, что мы начали разговаривать с нашими заказчиками на одном языке. Мы абсолютно точно знаем, кто из кандидатов на каком этапе, как эти этапы называются, и нам стало легче договариваться и принимать решения по кандидатам.
Мне стало проще анализировать цифры — я точно знаю, какие источники у меня более эффективны, и стоит на них сосредоточиться, а какие менее эффективны, и я обращусь к ним в крайнем случае.
Мне легко видеть загрузку рекрутеров, я абсолютно точно знаю все этапы воронки и могу быстро проанализировать эффективность. Если раньше с Excel я тратила на этот анализ по 1-2 дня в месяц, то в Talantix я просто по нажатию одной кнопки вижу все данные и отчеты.