В жизни каждого предпринимателя наступает момент, когда задач становится больше, чем сил и времени. Если вовремя не делегировать задачи, то либо дела встанут, либо вы столкнетесь с перегрузкой и выгоранием. Рассказываем, как научиться перекладывать свой функционал на других без страха, что всё рухнет.
Почему так трудно поделиться задачами
Делегирование — ключевая компетенция руководителя. Это закономерный этап роста бизнеса, когда необходимо расширяться, пересматривать структуру и принципы управления. В теории с этим согласится каждый предприниматель.
Однако на практике многим сложно отпустить процессы. Бизнес-тренер Людмила Городничева, партнер компании Right Solution, выделяет четыре причины, по которым предприниматели оттягивают момент делегирования:
- «Никто не сделает так хорошо, как я сам(а)»
- «Я люблю это делать сам(а)»
- «Быстрее сделать самостоятельно, чем объяснить другому, как делать»
- «Не доверяю тем, кто рядом, некому делегировать».
Эти четыре страха предпринимателя не совсем беспочвенны, по мнению эксперта. Когда человек погружен в процесс глубоко, ему действительно сложно объяснить в деталях, как он что-то делает. К тому же на начальном этапе предприниматель часто ограничен в бюджете на персонал и не может привлечь в проект самых лучших и опытных сотрудников.
Плюс на этапе формирования команды у предпринимателя еще, как правило, нет управленческого мышления — ему только предстоит развить такие менеджерские навыки, как постановка задачи и контроль результата. Но это обязательный этап, если он хочет перейти на новый уровень.
«Затраты на разъяснения — это инвестиции в будущий успех: чем лучше руководитель умеет ставить задачи и делегировать, тем лучший результат он получает».
Замыкая на себе все решения, вы становитесь «узким горлом», и это может навредить вашему бизнесу, замедлив производительность. К тому же, сосредотачиваясь на одних задачах, вы будете упускать из виду другие, не менее важные роли — невозможно охватить всё сразу.
Когда вам точно пора делегировать
Если вы не уверены, пора ли вам уже передавать функции, то можно задать себе несколько вопросов. Коуч Ирина Михайлова советует: «Взгляните на свою прошлую неделю или месяц. Что из того, что вы планировали, сделали? А что не успели? На что ушло время — на стратегию или рутину?». Когда на стратегию времени не остается, руководителю пора брать помощников.
«Возможность подумать о том, где бизнес сейчас и где он будет через пару лет, — ключевая черта успешного предпринимателя. Если не заниматься стратегией (а в большом потоке оперативных задач это трудно), то добиться успеха крайне сложно», — отмечает Людмила Городничева.
Как научиться доверять задачи другим
Эксперты солидарны: делегирование невозможно без хорошей команды, потому что руководителю важно чувствовать, что люди его поддержат и смогут выполнить работу качественно. Чтобы передать задачи, надо полностью доверять своим коллегам.
Александр Григорьян, исполнительный директор цифрового медиаагентства i.com, отмечает, что самое сложное при делегировании — научиться полностью доверять команде по уровню проработки задач. «Первое время возникает стремление сделать всё самому, ведь тогда результат будет лучше. В такой ситуации устаешь еще больше, а сотрудники, наоборот, расслабляются», — признается он.
«Чтобы не было страха делегировать, важно правильно подбирать команду. Смотрите не только на профессиональные качества, но и на совпадение ценностей. Если вы гиперответственный человек, ищите таких же», — советует Людмила Городничева.
HR-директор ОЭЗ «Технополис «Москва» Лариса Филатова уверена, что на то, как быстро руководитель учится делегировать задачи, влияет уровень профессионализма и вовлеченности его сотрудников. Когда начальник видит в своих сотрудниках сильных профессионалов, готовых брать ответственность и достигать результатов, то ему психологически легче расставаться со своими обязанностями, доверив их подчиненным.
Карьерный консультант Наталья Ташинцева отмечает, что задача руководителя — собрать такую команду, где все были бы разными и дополняли друг друга. Чтобы правильно делегировать, надо прописать роли в команде, которые нужны для бизнеса, и какие сильные стороны людей нужны для этого. При этом подбирать людей стоит чуть-чуть на будущее, то есть у руководителя должно быть стратегическое видение на несколько лет вперед.
Что значит — подбирать людей на будущее?
Например, у вас интернет-магазин, и вы ищете на hh.ru помощника с чисто техническими функциями — чтобы принимал и собирал заказы, связывался с клиентами, оформлял доставку курьером. Всем остальным — планированием, оптовыми закупками, складской логистикой, развитием сайта, маркетингом — вы пока занимаетесь самостоятельно. Но рано или поздно вам понадобится человек, с которым вы эти задачи разделите. Не факт, что к тому времени вы уже сможете привлечь опытного специалиста конкурентоспособной зарплатой. Да и ввести нового человека в нюансы вашего бизнеса — задача не на пару недель. Будет проще постепенно вырастить себе такого сотрудника из помощника, которого вы ищете на простые задачи сейчас, а на его место потом взять другого.
Поэтому уже на данном этапе ищите не просто исполнительного человека, а способного и перспективного, заинтересованного в росте. Постепенно доверяйте ему больше и больше своих задач. Объясняйте и показывайте, как с ними справляться.
Легко сказать — доверь, наконец, часть дел другим, но как это сделать? В следующей статье мы расскажем про конкретные инструменты искусства делегирования, которые советуют бизнес-коучи.
А для поиска тех, кому вы будете делегировать свои задачи, к вашим услугам возможности hh.ru: размещайте вакансию или ищите по базе резюме.