8 жестких принципов работы для эффективного ведения проектов

Те, кто интересуются моей деятельностью, знают, что я пишу по несколько книг в год, веду несколько обучающих программ и регулярно тестирую новые бизнес-гипотезы.

В этой статье хотел бы поделиться лайфхаками, благодаря которым я одновременно веду и довожу до конца большое количество проектов. Речь пойдет не о многозадачности (которая, по сути, является мифом) или о многим известных техниках тайм-менеджмента типа «Помидорро».

Перейдем к этим принципам.

Прежде всего, для ускорения прогресса по проектам я рекомендую взять двойную нагрузку. Берите на себя больше дел, проектов и обязательств. В этом случае вам придется успевать закрывать текущие задачи, и у вас будет стимул работать над оптимизацией процессов.

Это жестко: в ситуации, когда ничего не успеваешь, взять на себя еще больше. Но вместо катастрофы приходит понимание, что предыдущий подход к решению задач не работает. Приходится совершать новые действия, и это прекрасно.

Так что фраза «Хочешь, чтобы задача была решена? Отдай ее занятому человеку!» не случайна. Занятым людям некогда сидеть и думать. Они делают, делают, делают и быстрее доводят проекты до необходимого результата.

Для быстрого финала нескольких проектов одновременно вы должны превратиться в конвейер задач. Нет, это не значит, что работать нужно без сна и отдыха.

Речь о том, чтобы у вас было понимание, что вы будете делать, когда доведете до конца проект или задачу. К этому времени у вас на очереди должен быть пул задач, которые ждут своей очереди.

Это даст мозгу понять, что впереди еще много дел, и расслабляться еще не время.

Тем, кто стремится достигать большие цели, необходимо понимать, как большую цель превратить в проект и план на день.

Прежде всего, к каждой цели должен быть привязан дедлайн и прописаны необходимые ресурсы. Так цель превращается в проект, который нужно разбить на подзадачи, подзадачи — еще на подзадачи и так далее.

Так, чем больше цели, которые вы ставите, тем на большее количество кусков они будут разбиты.

Но когда таких кусков очень много, встает вопрос, как распределить свое время. Я рекомендую разделить задачи на кластеры по темам.

У меня отлично работает такой принцип работы с кластерами: в одну единицу времени (в день или даже в неделю) заниматься только одной темой или одним бизнесом. В результате конкретной единицы времени необходимо закрыть какой-то крупный проект из этого кластера или сдвинуть дело на серьезный кусок вперед.

При этом переключаться на другой кластер нельзя до того момента, пока не будет понятный, измеримый результат проделанной работы.

Дело в том, что, во-первых, при переключении с проекта на проект вы теряете большое количество энергии и внутренних сил. Во-вторых, концентрация на одном пуле задач будет служить дополнительным мотиватором скорее закончить текущий проект и перейти к чему-то другому, чтобы разнообразить свою деятельность.

Когда вы за что-то беретесь и активно включаетесь в работу, вы попадаете в сказку. Нет, не потому что все отлично получается (хотя такое тоже возможно), а потому что вы начинаете бороться со Змеем Горынычем: отрубаете ему голову, на месте которой вырастают 3. Любое дело, которое вы копнете, превращается в новые задачи. Так количество задач, требующих решения, растет в геометрической прогрессии.

В этом случае нужно сохранять самодисциплину и не браться за новое дело сразу же, как оно попало в руки. Помним предыдущее правило: ни на что не отвлекаться, пока проект не будет доведен до результата. Все поступающие дела, не относящиеся к текущему проекту, пишутся на бумагу или в планировщике и откладываются. Такой режим должен сохраняться столько, сколько нужно для финала: несколько минут, часов или дней. И никаких исключений.

Ваша задача — доводить до ощутимого результата хотя бы 1 проект в день. То есть не только посвящать 1 день одному проекту, а завершать хотя бы 1 проект каждый день. Так в конце для у вас будет ощущение победы и дела, сделанного до конца.

Если вдруг вы понимаете, что уже вечер, а проект не подходит к концу, воспользуйтесь небольшим чит-кодом. Для этого составьте список относительно небольших и несрочных проектов, которые можно завершить за 30 минут или максимум 1 час.

В конце рабочего дня при необходимости обратитесь к этому списку и завершите 1 проект. В результате вы закончите рабочий день с чувством удовлетворения от финала.

Еще один подход — завершать 1 небольшой проект с самого утра. Так уже с начала рабочего дня вы получите заряд мотивации для дальнейшей работы. Начинайте день с успешно завершенного проекта, и, уверен, день будет отличным.

Когда вы мчитесь на высокой скорости по трассе, нет времени и возможности рассматривать цвет столбов — вы куда-нибудь врежетесь. При быстром ведении нескольких проектов принцип тот же. Необходимо держать руль и управлять машиной. Теперь у вас нет времени придираться к каждой запятой и докапываться до каждого нюанса.

Совершенствовать результат проекта вы будете тогда, когда сделаете его хоть как-то.

Как я уже сказал, вашим приоритетом должен быть финал проекта, а не доведение его до идеала.

Но, в любом случае, вы должны получить результат, который можно «подержать в руках».Также признак до конца проделанной работы — это хорошее послевкусие, которым можно немного понаслаждаться и двигаться дальше. Опустошенность и чувство недоделанности говорит о том, что что-то вы делаете не так.

В качестве приятной практики можете создать список поощрений, которые будут вас мотивировать. Это то, что приятно будет сделать после финала проекта. Это может быть даже маленькое поощрение: прогулка в парке, ужин в ресторане, просмотр фильма, сигара, чтение книги и так далее.

После завершения проекта обязательно поощрите и поблагодарите себя за проделанную работу.

Так вы избежите состояния опустошенности после финала проекта, и будете знать, что время сделать для себя что-то приятное и зарядиться энергией на следующие задачи.

Главное — не «залипать» в состоянии отдыха надолго. Вообще, есть 2 категории людей: одних паузы излишне расслабляют, а другим придают сил. Если ваш случай первый, не делайте долгие паузы и расправляйтесь с задачами, как из пулемета, до тех пор, пока не почувствуете сильную усталость. Такой режим за счет инерции позволит сделать внушительную часть задач следующего проекта за относительно короткое время.

Навык ведения и доведения до конца большого количества проектов — это один из самых важных навыков, которые нужны для собственного развития.

Как бы банально это ни звучало, время — это наш самый ценный и ограниченный ресурс. Я надеюсь, что эта статья поможет вам расходовать его эффективно и воплотить в жизнь большое количество амбициозных проектов. Удачи!