Ghostbusters: как мы превратили удаленщиков в охотников за офисными привидениями

Привет! Меня зовут Ольга, я руковожу HR учебно-методического отдела онлайн-школы «Фоксфорд». Половина наших сотрудников работает удаленно: например, преподаватели приходят только для проведения занятий, а 95% менеджеров в отделе продаж вообще не появляются в офисе.

В этой статье я поделюсь правилами, которые помогают нам строить процесс дистанционной работы, и расскажу о забавном эксперименте с корпоративным Хеллоуином.

Так как «Фоксфорд» — онлайн-школа, мы верим в дистанционный формат коммуникации: как с клиентами, так и с сотрудниками. Мы знаем, что гибкость расписания, экономия времени, отсутствие привязки к одному месту (будь то офис или школьная парта) — факторы, которые важны для всех. Поэтому мы не только ведем дистанционные уроки, но и управляем многими рабочими процессами онлайн.

Плюсов у удаленной команды я вижу очень много: во-первых, мы можем выбирать лучших специалистов из любого региона, во-вторых, мы предлагаем им комфортные условия для работы. В то же время, чтобы удаленная экосистема приносила ожидаемые результаты, нужно не только правильно отбирать людей, но и много делать для их вовлеченности в процесс.

IT-компания Buffer со своими партнерами в 2019 году опросила 2470 человек, которые работают удаленно из более 10 стран. Мне показались самыми интересными два момента: 99% респондентов предпочли бы всю жизнь работать удаленно (то есть, кажется, будущее все-таки за этим форматом), однако все они сталкиваются с одними и теми же проблемами.

Согласно исследованию, 22% респондентов сложно отключаться от работы в свободное время, 19% чувствуют себя одинокими, 17% с трудом дается взаимодействие и коммуникация с командой, 10% борются с отвлекающими факторами, 8% тяжело себя мотивировать. Еще часть проблем связана с разницей в часовых поясах, ненадежным вайфаем и другими факторами.

Одна из моих основных задач как руководителя HR-отдела — не только найти правильных людей, но и удержать их, восполнить их потребности, сделать так, чтобы им нравилась работа в компании. И если с переключением, режимом и отвлекающими факторами HR помочь явно не может, то на коммуникацию и ощущение себя как части дружной команды — вполне.

За 10 лет работы мы в «Фоксфорде» сформулировали правила, которые помогают выстроить процесс и поддержать ощущение контакта, причастности и вовлеченности. На основе этих правил мы можем дать такие советы:

• Отвечать в мессенджере в течение 2 часов, в почте — в течение 24-х.
• Проводить планерки каждую неделю: команды в офисе и за его пределами собираются еженедельно.
• Обязательно включать камеру во время звонков. Чтобы строить отношения, пусть и рабочие, важно видеть друг друга.
• Поддерживать активность в корпоративных чатах: мы транслируем на всех сотрудников новости компании, поздравляем с праздниками и днями рождения, анонсируем грядущие изменения и мероприятия.
• Обучать сотрудников онлайн: так как мы все-таки онлайн-школа, то для обучения подключаем коллег вне офиса тоже используем интерактивные механики. Практика показывает, что эффективность занятий в таком формате не страдает.

Вроде бы ничего необычного, правда? Однако даже простые, но прописанные правила помогают качественно изменить процесс работы.

Правила, о которых я рассказала выше, — это основа. Базовые вещи, без которых в нашей компании удаленщики бы грустили, чувствовали бы себя оторванными от команды и со временем переставали бы видеть в работе смысл.

Но нам этого мало — мы хотим вывести вовлеченность команды на новый уровень. Поэтому экспериментируем с корпоративными мероприятиями — точнее, над тем, как интегрировать в них удаленных сотрудников.

Приведу пример. В октябре все отмечали Хеллоуин: в это время в офисах появляются соответствующие украшения, проводятся вечеринки с костюмами и т.д. Но мы хотели сделать праздник для всех в «Нетологии-групп», куда входит наша школа, а не только для офисных сотрудников.

Придумали онлайн-квест. Сначала поискали в сети — вдруг кто-то уже такое делал? Ничего не нашли и в итоге разработали механику сами.

С самого утра написали, что к нам проникло привидение, которое подыскивает себе жертву. Чтобы защититься от него, нужно было прикинуться «своими» — то есть сменить аватарки и должности на максимально «страшные». Например, менеджер Вячеслав мог прятаться под личиной клоуна Пеннивайза :) На самый страшный аватар и должность был приз.

Вторая часть квеста — найти и разоблачить привидение. Мы завели в Slack аккаунт призрака и писали в чаты от его имени. Так как все уже успели поменять аватарки и должности, оказаться привидением мог кто угодно.

Мы сочинили загадки и зашифровали подсказки. В поиске привидения могли участвовать и удаленщики. Ребятам понравилось, скоординировались целые команды из тех, кто в офисе и кто вне.

Бюджета на эту движуху практически не было, но уровень вовлечения был максимальный — 90% удаленных сотрудников искали привидение или как минимум прикинулись нечистью.

Назвали мы это мероприятие «Слакоуин». От команды потом получили очень позитивную обратную связь.

Механику нашего «Слакоуина» можно использовать для любого праздника. На носу 23 февраля и 8 марта, так что фантазии HR-отделов есть где разыграться :)

P.S. Буду рада, если вы тоже поделитесь опытом — как вы помогаете удаленным сотрудникам интегрироваться в команду?