Расставьте приоритеты и управляйте временем

Проведенное исследование в европейских и американских компаниях показало, что у подавляющего большинства руководителей и специалистов, мягко говоря, ненормированный рабочий день. Так, служащие каждую неделю проводят в офисах:

• немецкие — 70 часов;
  
• английские — 60;
  
• американские — 58;
  
• французские — 56;
  
• шведские — 54 часа.

Надо добавить: 23 % менеджеров Германии трудятся по 80 часов в неделю, а 24 % — по 100. Таким образом, 75 % людей сами себе установили семидневку. Главными же пожирателями времени являются различного формата деловые совещания, на которые приходится порядка 65 % рабочих часов.

Собранные статистические данные также показывают, что 36 % служебного времени (78 дней в году) используются нерезультативно. Причины — некачественные организация и планирование. Другими словами, не используются принципы тайм-менеджмента. Поэтому научитесь ценить каждую минуту, и организовывайте свой день продуктивно. Решить проблему поможет диагностика по методу Эйзенхауэра.

Заполните четыре окна Эйзенхауэра (мини-тест займет максимум 10 минут). Выпишите из личного еженедельника полный список дел, над которыми работали в любой из дней, а также не забудьте внести деловые встречи и совещания. Конечно, желательно это сделать с приблизительным хронометражем по всем пунктам. Затем просуммируйте общие результаты по каждому из четырех квадратов.

Если в нем оказалось наибольшее количество задач, то Вы откладываете принятие решений до последнего момента и/или есть проблемы с планированием. В результате стрессы становятся неотъемлемой частью жизни. Плюс не остается времени и сил: на аналитическую работу; составление перспективных планов; продуцирование новых идей (по предложению, например, современных услуг или продуктов). Соответственно, достижение намеченных целей задерживается.

Причины: не расставлены приоритеты; Вы не решаетесь делегировать часть полномочий заместителю; сомневаетесь в работоспособности, умениях и навыках своих подчиненных… Словом, перетягиваете «одеяло» на себя. При подобных установках будет сложно подняться на очередную карьерную ступень, ведь нет глобального видения перспектив структурного подразделения, надлежащего планирования, новых предложений. Источник проблем: Вы занимаетесь решением лишь текущих вопросов.

Что делать: поработайте над личной эффективностью — своей и подчиненных. Если есть необходимость, то направьте сотрудников на семинары по повышению квалификации, а затем делегируйте им часть своих полномочий. Подготовьте для каждого специалиста чек-лист его обязанностей и требующихся навыков. Пересмотрите приоритеты расстановки задач — это даст возможность скорректировать ошибки и управлять временем, то есть заняться перспективным планированием.

Вы управляете временем таким образом, что заполняется второе «окно» — можете гордиться собой! Вам отлично удается организовать работу (свою и вверенного личного состава)!

Причины: Ваша система расстановки приоритетов как нельзя лучше подходит для конкретной деятельности. Вы умеете делегировать полномочия и не тратите время на решение чужих проблем.

Что делать: так держать и не предоставлять возможностей пожирателям времени вмешиваться в ваши планы!

Большая часть тезисов оказалась именно в этом разделе? Есть над чем задуматься…

Причины: Вы бросаетесь на амбразуру и решаете текущие оперативные проблемы, причем делаете это как по необходимости, так по собственной инициативе. Ответьте честно сами себе: зачем, ведь это не входит в Ваши должностные обязанности? А кто тогда занимается стратегическим планированием? Расставленные таким образом приоритеты со временем обязательно приведут к недовольству высшего руководства. В лучшем случае вы долго засидитесь на своей должности, а в худшем — Вам найдут замену.

Что делать: приведите в порядок дела, чтобы у босса и мыслей не было Вас уволить. Сфокусируйте внимание на планировании, пересмотрите приоритеты, графики выполнения работ, разберитесь в методиках тайм-менеджмента и применяйте их. Научитесь делегировать полномочия. Вам отступать некуда, поэтому срочно избавьтесь от пожирателей времени.

Большинство пунктов оказались именно в этом «окне»… Интересно, а за какие заслуги Вам платя зарплату? Признайтесь: не жалко «убивать» дни, недели, месяцы и годы на ерунду? В подобном случае анализировать источник проблем, и давать советы бесперспективно. Можно только порекомендовать найти занятие, которое будет по душе.

Nota Bene. Читайте как: на практике использовать систему Эйзенхауэра, правильно расставлять приоритеты и управлять временем? А также найдите примеры грамотного распределения дел в зависимости от должности и продолжительности нахождения на данном посту.

Лада Андреева, блог «Управление карьерой, временем и людьми»